GTD ашиглан Notion-д цагаа хэрхэн төлөвлөх вэ

2024 Зохиолч: Malcolm Clapton | [email protected]. Хамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн: 2023-12-17 04:05

Хялбар удирдахын тулд бүх ажлаа нэг ширээн дээр цуглуул.

GTD гэж юу вэ

Лайф хакер GTD - Getting Things Done техникийн талаар олон удаа нийтлэл нийтлүүлсэн. Үүнийг зохион бүтээж, бизнесийн дасгалжуулагч Дэвид Аллен номондоо дэлгэрэнгүй тайлбарласан байдаг. Товчхондоо энэ системийн үндсэн дүрмийг дараах байдлаар тодорхойлж болно.

1. Бүх мэдээллийг авах … Бүх санаа, даалгавар, үйлдлээ бич. Хэрэв та яг одоо хийж чадахгүй зүйл байвал санах ойд найдалгүйгээр тэмдэглээрэй. Таны бичсэн бүх зүйл Inbox гэж нэрлэгддэг хайрцагт хадгалагддаг.
2. Эмх цэгцтэй байх. "Ирж буй даалгавар"-тай хавтас дүүрэх үед та түүний агуулгыг цэгцэлж, даалгавруудыг ангилж, юу ч мартахгүйн тулд тайлбар, тэмдэглэл үүсгэх хэрэгтэй.
3. Тэргүүлэх … Даалгавар бүр дуусах хугацаа, ач холбогдлын зэрэгтэй байх ёстой бөгөөд ингэснээр та эхлээд юу хийх, юу хүлээхээ мэддэг байх ёстой.
4. Бүх зүйлийг гартаа ойр байлга … GTD-д "дараа бичих" зарчим байхгүй. Таны хийх ажлын жагсаалт, тэмдэглэл үргэлж таны нүдэнд байх ёстой: таны компьютер, ухаалаг утас, таблет болон бусад төхөөрөмж дээр. Ийм байдлаар, хэрэв танд сонирхолтой санаа орж ирвэл эсвэл ямар нэгэн бүртгэгдээгүй тохиолдол санаанд орвол шууд бичиж болно. Даалгаврын эцсийн хугацаа дөхөхөд та бүх нийтийн мэдэгдлүүдийг алдаршуулах сануулга хүлээн авах болно.

Та манай гарын авлагаас GDT-ийн талаар илүү ихийг уншиж болно.

Техник нь олон талт байдлын хувьд сайн байдаг. Үүнийг бүтээгч Дэвид Аллен нь зарим талаараа хуучирсан: "Ирсэн имэйл" гэдэг нь жинхэнэ цаасан хавтас гэсэн үг юм. Тэр ч байтугай и-мэйл хэвлэж, файлын багц дээр байрлуулсан.

Гэсэн хэдий ч GTD-ийг зарим үйлчилгээтэй хамт энэ системийг ашиглан компьютерийн файл, хавтсанд ашиглаж болно. Жишээлбэл, та энэ техникийг ашиглан Gmail имэйлээ ангилах, "" руу даалгавар бичих эсвэл амьдралаа бүрэн хянах боломжтой. Эцэст нь, ижил Wunderlist шиг олон ажлын менежерүүд GTD философийн дагуу хурцаддаг.

Мэдээжийн хэрэг та энэ техникийг Notion гэх мэт гайхалтай, олон талт хөтөлбөрт ашиглаж болно.

Энэ нь Google Docs, Evernote, Trello болон бусад олон програмын эрлийз юм. Notion таны ажиллахад шаардлагатай бараг бүх зүйлийг хийж чадна. Тэмдэглэл, хүснэгт, мэдлэгийн сан, хийх зүйлсийн жагсаалт, канбан самбар, баримт бичиг - энэ програмд бүгд бий. Үүнийг GTD маягаар үйл ажиллагаагаа зохион байгуулахад ашиглахгүй байх нь нүгэл юм.

Бизнесийн удирдагчдад ажлыг зохион байгуулахад тусалдаг бизнесийн зөвлөх Мария Олдри өөрийн Notion-д зориулсан GTD-д суурилсан системийг бүтээжээ. Тэрээр эдгээр үйл явдлын талаар блогтоо хуваалцжээ.

Notion-д GTD-г хэрхэн ашиглах вэ

Би тийм ч сайн зохион байгуулалттай биш. Тиймээс би Дэвид Аллены GTD-ийн талаар мэдээд миний амьдрал шууд утгаараа өөрчлөгдсөн. Одоо энэ бол миний хувьд нэг төрлийн шашин юм. Аажмаар би өөрийн гэсэн системийг бий болгосноор бүх зүйлээс хоцрохгүй, ердийн хэмнэлээр ажиллах боломжтой болсон.

Би долоо хоног тутмын төлөвлөлт гэж нэрлэдэг дадлага хийдэг. Би долоо хоног бүрийн ням гаригт (эсвэл даваа гаригт) нэг цагийг дараагийн долоо хоногоо төлөвлөхөд зориулдаг. Энэ зуршил нь нарийн төвөгтэй асуудлуудыг жижиг, илүү зохицуулж болохуйц болгон хувааж шийдвэрлэхэд тусалдаг. Тиймээс би илүү их зүйлийг хийж, ядаргаагаа багасгаж, ажилдаа илүү хялбар төвлөрдөг.

Миний хувьд Notion яг л тоглоом шиг. Системийг тохируулахад цаг хугацаа шаардагдана. Гэхдээ тэр бэлэн болсон үед даалгавруудыг гүйцэтгэх нь хөгжилтэй, энгийн бөгөөд хурдан болдог.

Долоо хоног бүр би Notion програмын товчлуур дээр дарахад миний өмнө хоосон хүснэгт гарч ирдэг. Энд нэг хоосон зүйл байгаа бөгөөд та үүнийг аваад ашиглах боломжтой.

Миний Notion-тэй хийх ажлуудаа төлөвлөхдөө ашигладаг алхам алхмаар үйл явц энд байна.

1. Санаагаа цуглуул

Энэ баганад бүх санаагаа жагсааж бичээд 10 минут зарцуулаарай. Тэд ирэх долоо хоногт таны хийх ёстой ажлууд болж хувирна.

1. Дуусаагүй байгаа бүх төслөө жагсаа.
2. Өмнөх гурван сарын даалгавраа шалгаад онцгүй ажлуудыг олоорой.
3. Хуанлигаа хараарай: магадгүй тэнд бас төлөвлөсөн зүйл байгаа байх.
4. Боломжтой бол цаасан дэвтэрээ шалгаарай. Үзэл баримтлал руу шилжүүлэх шаардлагатай санаанууд бас байгаа байх.
5. Танд хийх өөр ажил эсвэл хамтран ажиллах хүмүүс байгаа эсэхийг бодоорой.

Эдгээр санаануудыг бүгдийг нь цуглуулж, эхний баганад жагсаа. Энэ бол таны дараагийн долоон өдрийн төлөвлөгөө.

2. Зохих арга хэмжээг хуваарилах

Санаа муу биш, харин идэвхтэй үйлдэл хийхгүй бол санаа хэвээр үлдэнэ. "Энэ ажлыг эцэс хүртэл шилжүүлэхийн тулд би юу хийх ёстой вэ?" гэж өөрөөсөө асуу.

Жишээлбэл:

• Сайтыг үргэлжлүүлэн контентоор дүүргэх → "Миний тухай" хэсгийн ноорог бичнэ үү.
• Агуулга нийтлэх хуанли үүсгэх → Нийтлэлд санах ойн зураг зурж, огноог зааж өгнө.
• Блогт зориулж видео хийх → Видео скрипт бичих.
• Кристэй уулз → Түүнд уулзалт болох газар, огноог имэйлээр илгээнэ үү.

Даалгаврыг гүйцэтгэхийн тулд нэгээс олон үйлдэл хийх шаардлагатай бол эхлээд юу хийхээ шийдэх ёстой гэдгийг санаарай.

3. Яаралтай байдлыг тогтоо

Дараа нь та ажил бүрийн яаралтай байдлыг тодорхойлох ёстой. Энэ нь зөвхөн олон ажил хийхээс гадна үнэхээр чухал зүйлд анхаарлаа төвлөрүүлэхэд зайлшгүй шаардлагатай.

Юун түрүүнд юу хийхээ ойлгохын тулд би санаагаа дөрвөн төрөлд хуваадаг.

• Чухал ажлууд - биднийг зорилгодоо хүрэхэд ойртуулдаг зүйлс.
• Яаралтай ажлууд - яаралтай анхаарал хандуулах шаардлагатай үйлдлүүд.
• Энэ нь өвдөхгүй байх байсан - Энэ ангилалд яаралтай биш, чухал биш байж болох ч тэдгээрийг хэрэгжүүлэх нь дараагийн долоо хоногт таны амьдралыг хөнгөвчлөх болно.
• Хүлээж болно - Эдгээр нь өөр долоо хоногоор дахин төлөвлөж болох ажлууд юм.

4. Төвлөрлийн түвшинг тодорхойлох

Харамсалтай нь бид бүгдэд анхаарал, цаг хугацаа, эрч хүч хязгаарлагдмал байдаг. Даалгавар бүр эдгээр чухал нөөцийн тодорхой хувийг зарцуулдаг. Тиймээс, төлөвлөсөн ажлыг үнэлж, дөрөвдүгээр баганад тохирох дугаарыг өгнө үү.

Жишээлбэл, блогийн нийтлэлийн ноорог бичих нь миний анхаарлын 20 орчим хувийг авсан. Крист зориулсан захидал гурван мөр урт - ердөө 2%.

5. Нэн тэргүүнд тавих

Энэ нүд нь "Чухал" болон "Яаралтай" шошготой ажлуудыг тэмдэглэнэ. Өөрөөр хэлбэл, юу ч байсан хийх хэрэгтэй. Энэ бол таны тэргүүлэх жагсаалт юм.

Та эдгээр ажлыг сонгож дуусаад өмнөх баганаас хэдэн хувийг нэмж, тэдгээрт хэр их нөөц зарцуулахаа харна уу. Хэрэв энэ нь 90% -иас дээш гарсан бол та хүч чадлаа хэт үнэлж, зажлахаас илүү хазсан гэсэн үг. Үүний нэг хэсгийг дараагийн долоо хоног руу шилжүүл, эс тэгвээс та хэт ачаалалтай ажиллаж, юу ч хийх цаг зав гарахгүй.

Дашрамд хэлэхэд, ашигтай зөвлөгөө: Notion нь хүснэгтийн мөрүүдийн агуулгыг шүүх боломжийг олгодог - ингэснээр та тэргүүлэх ажлуудыг сонгох боломжтой.

6. Даалгавраа төлөвлө

Дараагийн баганад байгаа тэмдэглэгээ нь таны календарь дээр ажил төлөвлөсөн эсэхийг харуулна. Та үүнийг хэзээ ажиллуулахаа шийдэж, тохирох үйл явдлыг үүсгээрэй.

Дашрамд хэлэхэд, хэрэв та Google Calendar эсвэл ямар нэгэн зүйл ашигладаггүй бол өөртөө Notion-г аваарай. Тэнд та долоо хоногт төлөвлөсөн ажлуудыг нэмж болно.

7. Даалгавраа шилжүүл

Тийм ээ, та Бейонсетэй адил өдөрт ажиллах цагтай, гэхдээ тэр түүний төлөө бохир ажлыг гүйцэтгэдэг асар том туслах багтай тул илүү ихийг хийдэг. Гэсэн хэдий ч, хэрэв та мөрөн дээр нь зарим даалгавруудыг шилжүүлэх боломжтой хүн байвал үүнийг хийж, зохих баганад шилжүүлсэн даалгаврыг тэмдэглэ.

8. Даалгавраа дуусга

За, бүх зүйл энгийн. Төслөө дуусгах эсвэл даалгавраа дуусгахдаа сүүлчийн баганад байгаа нүдийг чагтална уу.

Бонус

Илүү цэгцтэй болоход тань туслах хэдэн алхам энд байна:

1. Өнгөрсөн долоо хоногт зарцуулсан зардлаа хянаж, дараагийнхаа төсвийг төлөвлө.
2. Долоо хоногийн цэсээ бодож, дэлгүүрийн жагсаалтад бүтээгдэхүүн нэмээрэй.
3. Сүүлийн долоон өдрийн Inbox-оо цаг тухайд нь боловсруулж, тэнд хуримтлагдсан бүх зүйлийг ангил.
4. Долоо хоногт ядаж нэг өдөр дасгал хийхээр төлөвлө.

GTD нь нэлээд уян хатан бөгөөд таны хэрэгцээнд нийцүүлэн тохируулах боломжтой гэдгийг санаарай. Notion загваруудыг чөлөөтэй тохируулаарай. Жишээлбэл, Мариягийн Анхаарал булан надад илүүц мэт санагдаж байна. Миний хувьд ажил яаралтай байна уу, үгүй юу, тэмдэглэл байхад хангалттай. Та түүний багануудыг амархан устгаж, өөрийн баганыг нэмж болно. Тиймээс би "Ажил", "Гэр", "Бүтээлч байдал" болон бусад гэсэн шошготой баганыг үүсгэн, даалгавруудыг ангилах болно. Та үүнийг өөрийнхөөрөө хийж чадна.