Имэйлийг үр дүнтэй удирдах 6 зөвлөгөө

2024 Зохиолч: Malcolm Clapton | [email protected]. Хамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн: 2023-12-17 04:05

Имэйл бол харилцааны хамгийн сайн хэрэгслүүдийн нэг бөгөөд магадгүй бүх хэрэглэгчдийн ашигладаг цорын ганц хэрэгсэл юм. Та мессенжерт дуртай эсвэл дургүй байж болно, Skype эсвэл Facebook чат ашигладаг, гэхдээ танд имэйл хаяг байгаа байх.

Бид өдөр бүр ирсэн имэйл хайрцагтаа найз нөхөд, хамт ажиллагсдынхаа мессежийг хүлээн авдаг төдийгүй олон арван сурталчилгааны захидал, мэдэгдэл, зүгээр л спам. Ирж буй мессежүүдийн дунд живэхээс зайлсхийхийн тулд имэйлийн үр дүнтэй ур чадварыг хөгжүүлэх, хэрэгжүүлэх нь маш чухал юм.

Зохиогчийн эрх

Имэйл шалгах цагийг төлөвлө

Хэрэв та захидал боловсруулахад хэтэрхий их цаг зарцуулж байна гэж бодож байгаа бөгөөд таны ирсэн имэйл хайрцаг дахь захидлын тоо буурахгүй байгаа бол шуудангийн хайрцгаа шалгах цагаа илүү нарийн төлөвлөж үзээрэй. Ихэвчлэн бид шуудангаа шалгаж эхэлдэг, захидал дахь сонирхолтой холбоосыг олж, сайт руу, тэндээс нөгөө рүү очиж, хагас цагийн дараа бид санаж, захидал задлан шинжилдэг. Үүний үр дүнд цаг хугацаа өнгөрсөн ч асуудал хөдлөөгүй.

Тиймээс шуудантай ажиллахын тулд өөртөө тодорхой хязгаарлагдмал цаг гаргахыг хичээгээрэй. Хүн бүр захидал харилцааныхаа хэмжээнээс хамааран эдгээр интервалын давтамж, үргэлжлэх хугацааг бие даан тохируулах боломжтой. Магадгүй энэ нь өглөө нэг цаг, ажлын өдрийн төгсгөлд нэг цаг байх болно, эсвэл таван минутын турш цаг тутамд шуудангийн данс руугаа нэвтрэх нь танд илүү тохиромжтой байх болно. Хамгийн гол нь өөртөө зориулж тогтоосон хуваарийг ягштал баримталж, гадны ямар нэгэн зүйлд сатааруулахгүй байхыг хичээ. Үүнийг ухамсарлах таны цаг хязгаарлагдмал, шуудангийн баримтыг боловсруулах үр ашгийг нэмэгдүүлэх нь гарцаагүй.

Үсэг бүр үйлдлийг илэрхийлдэг

Захидал задлан шинжилж байхдаа хэрэглэх ёстой гол дүрэм бол нээлттэй захидал бүрийг ямар нэгэн зүйл хийхийг шаарддаг явдал юм. Хэрэв та захидал нээсэн бол ямар ч тохиолдолд ирсэн имэйл хайрцагт дахин үлдээж болохгүй. Та захидалд нэн даруй хариу өгөх, эсвэл энэ асуудлыг шийдэхдээ илүү сайн хэн нэгэнд шилжүүлэх, эсвэл Google Task эсвэл хуанли дээр өөртөө даалгавар өгөх ёстой - ямар ч тохиолдолд таны үйлдлийн үр дүнд захидал байх ёстой. устгах эсвэл архив руу зөөх, өөрөөр хэлбэл ирсэн мэйлийг үлдээгээрэй … Хэрэв та энэ энгийн дүрмийг дагаж мөрдвөл таны ирсэн имэйл хайрцаг эрт орой хэзээ нэгэн цагт цэвэрлэгдэх болно.

Зохиогчийн эрх

Шүүлтүүр ба товчлолууд

Хэрэв та өдөр бүр олон тооны имэйл хүлээн авдаг бол тэдгээрийг задлан шинжлэх нь таны зүгээс маш их цаг хугацаа, хүчин чармайлт шаарддаг. Яагаад шуудангийн үйлчилгээний нөөц бололцоог ашиглахгүй байгаа юм бэ, ялангуяа ихэнх үйлчилгээ нь ийм онцлогтой, төгс хэрэгжсэн байдаг юм бол?

Энэ нь шуудангийн автомат боловсруулалт хийх шүүлтүүрийг тохируулах тухай юм. Нийтлэл бүр дээр гараар товшихын оронд таны товшилт бүр ижил цаг хугацаа, хүчин чармайлт шаарддаг тул хүссэн шүүлтүүрээ нэг удаа тохируулаарай. Жишээлбэл, таны хамаатан садны хаягаас ирсэн бүх мессеж автоматаар Гэр бүлийн хавтас руу орох бөгөөд чухал гэж тэмдэглэсэн тэмдэгтэй байна. Бүх хэвлэлийн мэдээ нь Ирсэн имэйл хавтсыг алгасаж тусдаа хавтас руу ордог бөгөөд нийгмийн сүлжээн дэх мэдэгдлүүд тэр даруй Хогийн сав руу илгээгддэг.

Ийм байдлаар та мессежийг үндсэн сэдвийн дагуу ангилж, тэдгээрийг боловсруулахад бэлтгэх боломжтой. Таны тархи захидлыг задлан шинжилж байхдаа гэрийн ажлаасаа бизнесийн асуудал руу шилжиж, дараа нь тэр даруй зугаа цэнгэлийн шуудан руу шилжиж, дараа нь буцаж ирдэг нөхцөл байдал танд байхгүй болно.

Төрөл бүрийн шүүлтүүр үүсгэх асар олон тооны сонголтууд байдаг бөгөөд та автомат шүүлтүүрийн системийг бий болгосноор та өдөр, сараа хэмнэнэ гэдэгт итгэлтэй байна. Нэмж дурдахад, хуваарилагдсан шошго эсвэл хавтасаар хуваарилах замаар та архиваас хэрэгтэй үсгээ хялбархан олох боломжтой (манай Ирсэн имэйл хавтас бүрэн хоосон гэдгийг санаж байна уу?).

Хайлтыг ашигла

Олон хэрэглэгчид, ялангуяа анхлан суралцагчид архивлахдаа дахиж хэзээ ч олохгүй мэт санагддаг тул бүх имэйлээ Ирсэн имэйл хайрцагтаа хадгалдаг. Хэрэв та өмнөх догол мөрөнд дурдсанчлан шүүлтүүр, товчлолын системийг тохируулсан бол таны архив аль хэдийн зохион байгуулагдсан бөгөөд түүн дээр шилжихэд илүү хялбар болно. Гэхдээ хайлтын талбарын талаар бүү мартаарай. Жишээлбэл, Gmail дээр үсэг хайх систем нь маш төгс (хэн үүнд эргэлзэх вэ!) Тиймээс ямар ч үсэг олоход хэцүү биш байх болно.

Тэмдэглэгээ ашиглана уу

Олон имэйл үйлчилгээнд мессежийг тусгай тэмдэглэгээгээр тэмдэглэх функц байдаг (Gmail-д эдгээр нь од юм). Тэдгээрийн тусламжтайгаар таны анхаарлыг татах шаардлагатай мессежүүдийг тодруулж, тусдаа хавтсанд байрлуулахад хялбар байдаг. Gmail дээр та тугныхаа багцыг сонгож, уян хатан байдлаар ашиглах боломжтой. Тиймээс таны ирсэн имэйлийн агуулгыг нэг удаа харах нь имэйлийг ач холбогдлоор нь ялгахад хангалттай байх болно.

Гарын товчлолыг ашиглана уу

Халуун товчийг ашиглах нь захидал харилцааны боловсруулалтыг хурдасгах тул тэдгээрийг судлахад хэдэн цаг зарцуулах нь зүйтэй юм. Гэхдээ үүнээс өмнө тохиргоог хараарай (Gmail-д энэ нь Тохиргоо - Ерөнхий - Товчлол) бөгөөд тэдгээр нь асаалттай байгаа эсэхийг шалгаарай. Үүний дараа зүгээр л гар дээрх асуултын тэмдэг дээр дарахад та Gmail-ийн бүх товчийг оруулах цонхыг харах болно.

Имэйл бол харилцааны гайхалтай хэрэгсэл боловч энэ нь та амьдралынхаа хагасыг энэ үйл явцад зориулна гэсэн үг биш юм. Бүх үйл явцыг дээд зэргээр автоматжуулах, мессежийг хурдан хариулах, дамжуулах, цагаа төлөвлөх, мөн энэ нийтлэлээс өгсөн бусад зөвлөмжүүд нь танд ямар ч тооны захидалтай хурдан харьцах, илүү тааламжтай үйл ажиллагаанд илүү их цаг хэмнэх боломжийг олгоно.