GTD-ийн анхан шатны гарын авлага

2024 Зохиолч: Malcolm Clapton | [email protected]. Хамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн: 2023-12-17 04:05

GTD цагийн менежментийн техник нь даалгавруудыг цэгцлэх, хянах, бүх мэдээллийг толгойноосоо гаргаж авах, арга хэмжээ авч эхлэхэд тусалдаг.

GTD гэж юу вэ

Бидний тархи амархан шинэ санаа гаргаж ирдэг, гэхдээ бүгдийг нь санах нь түүнд илүү хэцүү байдаг. Жишээлбэл, та ирэх долоо хоногт ээжийнхээ төрсөн өдрийн бэлэг худалдаж авах хэрэгтэй гэдгийг тэр санаж байна. Түүний дуртай дэлгүүрийн хажуугаар өнгөрөхдөө үүнийг сануулахын оронд таны тархи танд ямар нэгэн зүйл худалдаж авсан юм шиг сэтгэгдэл төрүүлэх болно.

GTD (Getting Things Done) нь тодорхойгүй санаа, импульс, ойлголт, шөнийн тусгалыг үйлдэл болгон хувиргахад тусалдаг техник юм. Энэ системд найдаж сурахад таны тархи бүх мэдээллийг агуулж чадахгүй. Энэ нь стрессийг бууруулж, илүү үр бүтээлтэй үйл ажиллагаа явуулах хүч чадалтай болно.

Энэ техник хэрхэн ажилладаг

GTD нь таны санаанд орж ирсэн бүх зүйлийг зохион байгуулах жагсаалтын систем дээр суурилдаг. Үүнийг амьдралдаа хэрэгжүүлэхийн тулд ирж буй мэдээллийг бүртгэж, боловсруулах хэрэгтэй. Нэмж дурдахад та "Ирж буй", "Дараагийн үйлдлүүд", "Хүлээлтийн жагсаалт", "Төслүүд", "Хэзээ нэгэн өдөр" гэсэн жагсаалтыг гаргах хэрэгтэй болно. Таны анхаарал хандуулах шаардлагатай бүх зүйл эхлээд "Ирсэн имэйл" руу орж, дараа нь бусад жагсаалтын аль нэгэнд очно.

1. Цуглуулга

Шүршүүрт орохдоо толгойд тань орж ирдэг ухаалаг санаанууд хүртэл хариулах шаардлагатай захидлуудаас эхлээд анхаарал хандуулах шаардлагатай бүх мэдээллийг цуглуул. Цуглуулах цэг нь цаасан дэвтэр, хавсралт эсвэл өөр рүүгээ захидал илгээх имэйл байж болно.

Та GTD техникийг анх хэрэглэж эхлэхдээ хуримтлагдсан бүх мэдээллээс толгойгоо чөлөөлөхийг хичээ. Танд хэрэгтэй эсвэл хийхийг хүсч байгаа бүх зүйлээ, сүүлийн хэдэн өдөр эсвэл долоо хоногт таны санааг зовоосон, анхаарлаа төвлөрүүлэхэд саад болсон, эсвэл тохиромжгүй мөчид санаж байсан бүх зүйлийг бич.

2. Боловсруулах

Хуримтлагдсан мэдээллийг анхаарч үзээрэй. Энэ бол бүхэл бүтэн системийн гол дүрэм юм. Хэт их зүйл цуглуулахгүйн тулд үүнийг тогтмол хий. Мэдээллийг боловсруулахын тулд өөрөөсөө хэд хэдэн асуулт асуугаарай.

• Шийдэх боломжтой юу? Энэ зүйлийг жагсаалтаас хасахын тулд ямар нэг зүйл хийж болох уу гэж та өөрөөсөө асууж байна. Үгүй бол устгах эсвэл Хэзээ нэгэн өдөр жагсаалт руу зөөнө үү. Жор, сонирхолтой нийтлэл гэх мэт юу ч хийх шаардлагагүй хэрэгтэй мэдээллийг тусдаа газар хадгалаарай. Холын ирээдүйд хийхийг хүсч буй зүйлсээ (япон хэл сурах, ном бичих) "Дараагийн үйлдлүүд"-ийн жагсаалтад орохгүйн тулд тэдгээрийг "Хэзээ нэгэн цагт" жагсаалтад шилжүүлээрэй.
• Нэг үе шаттайгаар хэргийг дуусгах боломжтой юу? GTD-д нэгээс илүү алхам шаарддаг аливаа зүйлийг төсөл гэж нэрлэдэг. Хэрэв таны ирсэн имэйл хайрцагт холбогдох олон ажил байгаа бол тэдгээрт зориулж тусдаа төсөл үүсгэ. Төслийн жагсаалтдаа нэрийг нь нэмээд "Дараах" хэсэгт нэмэх нэг үйлдлийг сонго.
• Хоёр минутаас илүү хугацаа шаардагдах уу? Үгүй бол шууд хий. Энэ нь дараагийн ажлын жагсаалтдаа нэмэх эсвэл өөр хүнд шилжүүлэхээс хурдан юм. Даалгавраа дуусгахад илүү их цаг хугацаа шаардагдах юм бол зөвхөн та үүнийг хийж чадах уу, эсвэл хэн нэгэнд даалгаж болох уу гэдгийг бодож үзээрэй.
• Би үүнийг хэн нэгэнд шилжүүлж болох уу? Хэрэв тийм бол төлөөлөгч. Явцыг хянах шаардлагатай бол тухайн зүйлийг "Хүлээлтийн жагсаалт" руу шилжүүлнэ үү. Хэрэв та даалгавраа шилжүүлэх боломжгүй бол үүнийг календарь эсвэл "Дараах" жагсаалтад нэмнэ үү.
• Тодорхой хугацаа бий юу? Хэрэв тийм бол үүнийг хуанлидаа нэмнэ үү. Нэг өдрийн дотор хийхийг хүссэн бүхнээ битгий бичээрэй. Зөвхөн хийх ёстой зүйлээ оруулна уу: шүдний эмчид очих, уулзалт, нислэг. Хэрэв тодорхой хугацаа байхгүй бол хэргийг дараагийн алхам руу шилжүүлнэ үү.

3. Зохион байгуулалт

Таван жагсаалтын аль нэгэнд, ирээдүйд хэрэгтэй мэдээлэл бүхий хавтсанд, хуанлидаа эсвэл хогийн саванд бүх зүйлийг эрэмбэлэх.

Ямар нэг шалтгаанаар зогсонги байдалд орсон хэргүүдийг "Хүлээлтийн жагсаалт"-д нэмнэ үү. Жишээлбэл, та имэйлдээ хариу ирэх хүртэл үргэлжлүүлэх боломжгүй эсвэл хүргэлтийг хүлээж байх үед. Зүйл бүрийн хажууд огноог оруулахаа мартуузай.

Дараагийн алхамууд нь аль болох хурдан дуусгах шаардлагатай ажлуудтай байх ёстой. Тэдгээрийг хэрэгжүүлэх боломжтой бие махбодийн үйлдлүүд гэж томъёол, ингэснээр бизнес эрхлэхэд хялбар байх болно. Жишээлбэл, "Хүүхэдтэй хэн нэгнийг суулгах" гэхээсээ илүү "Лена руу утасдаж, пүрэв гаригийн орой хүүхэдтэй суулгахыг зохион байгуул" гэж бичсэн нь дээр.

Хамгийн тохиромжтой нь "Дараах" хэсэгт байгаа зүйл бүрт контекст шошго нэмэх хэрэгтэй. Тэр таныг хаана, хэнтэй, юу авч явах ёстойг хэлэх болно. Жишээлбэл, та "дэлгүүр", "ажил дээрээ", "хүүхэдтэй", "утас", "компьютер" гэсэн шошготой байж болно. Та мөн энэ хэрэгт хэр их цаг хугацаа байгаа эсвэл ямар ач холбогдолтой болохыг зааж өгч болно. Дараа нь шаардлагатай бол та бүх тохиолдлыг хаягаар хурдан ангилж болно.

4. Тойм

Долоо хоногт нэг удаа бүх жагсаалтыг шалгахаа мартуузай. Ирсэн имэйл хайрцагт зүйлээ удаан үлдээх тусам дараа нь тэдгээрийг шийдвэрлэхэд хэцүү байх болно.

• Төсөл бүрийн хувьд дараагийн нэг үйлдлийг тодорхойлсон байх ёстой.
• "Дараах" дээрх зүйл бүр таны ирэх долоо хоногт хийхийг хүсч буй зүйл байх ёстой. Бүх шаардлагагүй зүйлсийг "Хэзээ нэгэн цагт" жагсаалт руу шилжүүлэх эсвэл бүрмөсөн устга.
• Үе үе "Хэзээ нэгэн цагт" жагсаалтаас "Дараагийн алхам" руу ямар нэг зүйлийг шилжүүлэхийг хичээ.

5. Гүйцэтгэл

Арга хэмжээ авах! Хэрэв та системээ зөв зохион байгуулсан бол энэ нь хамгийн хялбар алхам байх болно. Эхний дөрвөн алхмыг тогтмол давтан хийснээр та ахиц дэвшил гаргаж, зорилгодоо ойртохын тулд жагсаалтад байгаа бүх зүйл зайлшгүй шаардлагатай гэдэгт бүрэн итгэлтэй байх болно.