Хэрхэн бүх зүйлийг эмх цэгцтэй болгож, бүх зүйлээс хоцрохгүй байх вэ: GTD системийн бүрэн гарын авлага

2024 Зохиолч: Malcolm Clapton | [email protected]. Хамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн: 2023-12-17 04:05

Аливаа төслийг төлөвлөхөд туслах онолоос загвар хүртэл.

GTD яагаад сайн байдаг вэ?

Бүтээмжийн үйлчилгээний асуудал нь хүн бүр өөрсдийгөө бүх асуудлыг шийдэж, мэдээлэл хадгалах, харилцах боломжтой газар гэж үздэг явдал юм. Ихэнх үйлчилгээ танаас эрэмбэлж, тэдгээрийн дагуу ажиллахыг шаарддаг.

Гэхдээ цөөхөн хүн чухал ажлуудыг гүйцэтгэхэд анхаарлаа төвлөрүүлж, бүх төрлийн жижиг зүйлд анхаарлаа хандуулдаггүй: яаралтай ажил, хамт олон, найз нөхөд, танилынхаа хүсэлт. Даалгавар ихтэй үед тэдгээрийг шийдвэрлэхэд хэцүү байдаг. Тиймээс практик дээр та асуудлыг зохицуулахын тулд хэд хэдэн үйлчилгээг ашиглах хэрэгтэй болдог. Хийх зүйл ихтэй үед бид эдгээр үйлчилгээ, жагсаалтад андуурч, эцэст нь ашиглахаа больдог.

Getting Things Done (GTD) аргачлал нь аливаа асуудлыг шийдэж чадах нэг системийг бий болгох бүх нийтийн төлөвлөгөөг өгдөг. Та юу ч мартахгүй гэдэгт итгэлтэй байх тул санаа зовох зүйлгүй, тайван байх болно. Тохиромжтой үед систем нь юу хийх, юунд анхаарлаа хандуулахыг зааж өгөх болно.

Тэгвэл яагаад ийм олон хүн үр ашиггүй ажилладаг вэ?

Төсөл, хэрэг, даалгавар их байхад хүмүүс үр дүнгүй ажиллаж эхэлдэг. Энэ бүхнийг эрэмбэлэх нь бүү хэл толгойдоо барих нь тэдэнд хэцүү. Тиймээс, юу ч хийхгүй, эсвэл хамгийн хялбар зүйлийг хийж, чухал асуудлуудыг дараа нь хойшлуулдаг. Өчигдөр яаралтай ажлуудыг шийдвэрлэх шаардлагатай болсон үед өөр нэг асуудал гарч ирэв.

Үүнээс гадна, хүн хурдан ядарч эхэлдэг, цочромтгой болдог. Тэр байнгын жолоодлоготой хэрэм шиг гүйж, үнэхээр чухал, мөнгө, стратегийн төслүүдийг орхигдуулсан.

Дэвид Аллены 2001 онд хэвлэгдсэн номондоо дүрсэлсэн, дэлхийн бестселлер болсон Getting Things Done систем нь энэ байдлыг даван туулахад тусална.

Таны мэдэх ёстой GTD-ийн үндсэн ойлголтуудын талаар надад хэлээч

Тогтмол - эдгээр нь хүмүүсийг үймүүлж, сатааруулж, энерги зарцуулдаг үйлдлүүд, бодол санаа, санаа зоволт юм. Даалгаврыг даалгавар болгон хувиргах хүртэл үүнийг хянах боломжгүй. Нэг асуудлыг олон удаа эргэцүүлэн бодох нь урам хугарах, стрессийг бий болгодог бүтээлч энергийг үр ашиггүй ашиглах явдал юм.

GTD-ийн зорилго нь таны толгойг ердийн байдлаас чөлөөлж, дотоод стрессийг арилгах явдал юм.

Хүний үйл ажиллагааны санах ой- богино хугацааны санах ой байрладаг тархины хэсэг. Энд бид ихэвчлэн дуусаагүй байгаа ажил, бусад хүмүүст амласан амлалтууд болон биднийг зовоож буй бусад бодлуудыг тавьдаг. Харамсалтай нь таны тархи хэвийн ажиллахын тулд таны хадгалж болох хэвшлийн хэмжээ хязгаартай байдаг. Хэрэв таны RAM дүүрсэн бол та жижиг ажлуудад сатаарч, зорилгоо мартдаг бөгөөд энэ нь стресст хүргэдэг.

Мэдээлэл цуглуулах хэрэгсэл- Мэдээлэл хаашаа явж, хаана юу хийх шаардлагатайг тэмдэглэнэ. Жишээлбэл:

• зохион байгуулагчид;
• дэвтэр;
• Имэйл;
• хуанли;
• дуу хураагуур.

"Ирсэн имэйл" сагс- Таны даалгавар, даалгавар болгон хувиргах ердийн нэг репозитор. Ирсэн имэйлтэй ажиллах хамгийн чухал дүрэм бол үүнийг тогтмол цэвэрлэх явдал юм.

Энгийн үйлдэл - дуусгахад хоёр минутаас бага хугацаа шаардагдах нэг алхамтай үйлдлүүд. Практикт ийм асуудалд таван минут зарцуулах нь илүү тохиромжтой байдаг.

Төсөл - нэгээс илүү алхам хийх шаардлагатай даалгавар. Төслийн талаар сануулга үлдээж, хэрэгжүүлэх эхний алхмуудыг тайлбарлах шаардлагатай. Үүний үр дүнд төсөл нь дараагийн таван минутын дотор дуусгаж, эцсийн үр дүнг авах боломжтой энгийн үйлдэл болж хувирдаг.

Төсөл нь карт эсвэл файлын линктэй байх ёстой бөгөөд үүнд дэлгэрэнгүй мэдээллийг тусгасан болно: хариуцлагатай, эцсийн хугацаа, категори (жишээлбэл, "Маркетинг", "Хууль", "Хөгжил"), даалгавар бүхий жижиг картуудын холбоосууд. Энэ бүтэц нь Trello-д зохион байгуулахад тохиромжтой.

Контекст жагсаалт - тодорхой нөхцөлд гүйцэтгэхэд тохиромжтой ажлуудын жагсаалт. Жишээлбэл, "Худалдан авалт" гэсэн контекст жагсаалтад дэлгүүрт худалдаж авах шаардлагатай зүйлс, бүтээгдэхүүний жагсаалт байх болно. Дуудлагын жагсаалт нь таныг чөлөөтэй үед хийх дуудлагын жагсаалтыг агуулж болно.

Хамтран ажиллаж, харилцаж буй хүмүүстээ зориулж бие даасан контекст жагсаалт гаргах нь тохиромжтой. Тодорхой хүнтэй уулзахдаа та жагсаалтыг хурдан нээж, шаардлагатай асуудлуудыг шийдэж чадна.

Би хуанли хэрхэн ашиглах вэ?

Хуанлид дараахь зүйлийг оруулах ёстой.

• тодорхой цагт хийх ёстой үйлдлүүд (хурал, бизнес уулзалт, семинар);
• тодорхой өдөр хийх шаардлагатай үйлдлүүд (тодорхой огноогоор төслийг дуусгах, бага хуралд оролцох);
• тодорхой огнооны талаархи мэдээлэл (төрсөн өдөр, баяр).

Би эдгээр бүх зүйлийг хянахын тулд Google Календарь ашигладаг. Энэ үйлчилгээ нь тохиромжтой, учир нь:

• утас болон компьютерээс аль алинд нь хандах боломжтой;
• хэд хэдэн хуанлиг нэг дэлгэц дээр нэг дор харуулах боломжтой;
• ухаалаг гар утсан дээр сануулагч байдаг.

Хэрэв та календарьт ямар нэг зүйл нэмсэн бол үүнийг хийх эсвэл өөр огноо руу хойшлуулах болно. Өдрөөс өдөрт тогтмол хуваарьтай хийх ажлын жагсаалтаар хуанлигаа эмх замбараагүй болгох шаардлагагүй. Ийм жагсаалтын хувьд тусдаа шийдэл байдаг.

Хэрэв та үйлчлүүлэгчид, ханган нийлүүлэгчид эсвэл гэрээлэгчдийг тодорхой цагт байнга дуудах шаардлагатай бол CRM системийг ашиглах нь дээр.

Та ямар жагсаалт үүсгэх ёстой вэ?

Тэргүүлэх үйл ажиллагааны жагсаалт

Долоо хоног тутмын тайлан гаргах, өрсөлдөгчийн вэбсайтыг шалгах, шуудангийн хайрцган дээрх ирсэн хайрцгийг цэвэрлэх, дизайнеруудад зориулсан техникийн даалгавар гаргах - эдгээр бүх үйлдлүүдэд хоёр минутаас илүү хугацаа шаардагдах боловч хэнд ч шилжүүлэх боломжгүй. Ийм зүйлийг бид нэн тэргүүнд хийх ажлын жагсаалтад оруулаад өдрийн цагаар хийдэг.

Ийм жагсаалттай ажиллах дүрэм:

• Олон жагсаалт байх ёсгүй, хоёр, гурав нь хангалттай. Жишээлбэл, Хувийн, Ажил, Гэр бүл. Хэрэв танд жагсаалтаас тодорхой өдрийн даалгавар байгаа бол хуанли дээрээ сануулагч суулгаарай.
• Энэ жагсаалтад байгаа ажлуудыг контекстээр нь тэмдэглэх нь тохиромжтой: "Зам дээр", "Компьютер дээр", "Унших", "Худалдан авах", "Амлалтууд". Даалгаврууд нэг буюу хэд хэдэн шошготой байж болно. Жишээлбэл, "Нохойг алхаарай" даалгавар нь "Хувийн" төсөл болон "Амлалтууд" гэсэн шошготой холбоотой байх болно.
• Жагсаалтад ажил нэмэхээсээ өмнө үүнийг хийх шаардлагатай эсэхээ бодож үзээрэй. Хэрэв хариулт нь тийм бол хэргийг биечлэн дуусгах шаардлагатай эсэхээ шийдээрэй. Эцсийн эцэст, та доод албан тушаалтанд дуут мессеж илгээж, түүнд төлөөлөх боломжтой. Таны өгсөн даалгавруудыг "Тогтоосон" гэсэн шошготой болгоно. Энэ нь Ажлын жагсаалт болон Хувийн жагсаалтын тохиолдлуудыг агуулна.
• Жагсаалтыг тогтмол хянаж үзээрэй. Чөлөөт цаг гарвал үүнийг хий. Эхлээд хийх ёстой ажлуудаа дээшлүүл.
• Хийх ажлын жагсаалтаа сард дор хаяж нэг удаа цэвэрлэ.

"Хэзээ нэгэн цагт" жагсаалт

Энэ жагсаалтад идэвхтэй үйлдэл хийх шаардлагагүй зүйлсийг багтаасан болно. Энэ нь байж болох юм:

• худалдаж авахыг хүссэн ном, пянз, видео сургалт;
• эзэмшихийг хүсч буй хэрэгтэй ур чадвар;
• таны очихыг хүсч буй газрууд;
• худалдаж авахыг хүссэн зүйлс.

Та энэ жагсаалтыг үе үе харж, тэмдэглэл хөтөлж, тэдгээрийг ямар ажил хийх зорилго болгон хувиргах хэрэгтэй.

Ирээдүйд хэрэг болохуйц лавлагаа мэдээллийг хэрхэн хадгалах вэ?

Энэ мэдээлэл нь ямар ч арга хэмжээ авах шаардлагагүй. Энэ мэдээллийн агуулахын гол шалгуурууд:

• Гарчиг, шошго, товч тайлбараар тохиромжтой хайлт.
• Мэдээллийг хадгалах газарт байрлуулахад хялбар.
• Мэдээллийн хадгалалтын зөн совингийн бүтэц. Шинэ өгөгдөл орж ирэхэд та ангилал болон дэд ангиллыг хаана байрлуулахаа хурдан сонгох хэрэгтэй.
• Ямар ч төхөөрөмжөөс хадгалах боломжтой.

Заавал GTD зан үйл байдаг уу?

Тийм ээ, тэдгээрийн хэд хэдэн нь бий.

"Ирсэн имэйл" сагсан дахь бүх мэдээллийг цуглуулах

Мэдээлэл цуглуулах олон хэрэгсэл байдаг. Гэхдээ энэ бүхэн нэг газар урсах ёстой бөгөөд та үргэлжлүүлэн ажиллах болно.

Ирсэн имэйлийн хогийн савыг хоослож байна

Долоо хоногт нэг юмуу хоёр удаа Ирсэн имэйлийн жагсаалтыг хянаж, хуримтлагдсан хавтас эсвэл товчлолоор эрэмбэлэх шаардлагатай болно. Энэхүү зан үйл нь үйлдлийн ойлгомжтой алгоритм, тэдгээрийн системчилсэн давталтын үр дүнд бий болсон зуршил болох ёстой.

Та долоо хоног бүр хийх ажлынхаа системийг хэрхэн цэвэрлэх талаар энгийн, алхам алхмаар төлөвлөгөөтэй байх ёстой. Хэргийн шийдвэрлэсэн өдрүүдийг тэмдэглэх хуанли үүсгэ. Жишээлбэл, 30-аас доошгүй хоногийн дотор 20 хоногийн дотор Ирсэн имэйлээ хоослоод хуанли дээрээ хоногуудыг зурсан тохиолдолд өөртөө шагнал өг.

Нэн тэргүүнд хийх ажлуудын жагсаалт ба "Хэзээ нэгэн цагт" жагсаалтыг хянан үзэх, эрэмбэлэх

Жагсаалтаа шинэчлэхдээ давуу талыг зөв эрэмбэлж, бодитой байх нь чухал. Энэ нь өөрийгөө хэт их даалгавраар хэт ачаалахгүй байх, үр ашиггүй байдлаа ухамсарлахаас зайлсхийхийн тулд зайлшгүй шаардлагатай.

Шаардлагагүй сагсыг устгах

Ихэнхдээ хамт ажиллагсад, түншүүдтэйгээ харилцах явцад шинэ шуудангийн хайрцаг, баримт бичиг, жагсаалт гарч ирдэг.

Таны даалгавар бол өгөгдлийг Ирсэн имэйл хавтас руу оруулахын тулд бүх зүйлийг аль болох автоматжуулах явдал юм.

Энэ нь шуудангийн хайрцаг эсвэл цахим төлөвлөгч байж болно. Автоматжуулалт, мэдээллийг дахин чиглүүлэхийн тулд IFTTT болон Zapier үйлчилгээ тохиромжтой. Мэдээлэл цуглуулах сагс цөөн байх ёстой.

Ирсэн хайрцагтай хэрхэн ажиллаж, хуримтлагдсан тохиолдлыг ангилах вэ?

Эхлээд өөрийн ирсэн имэйл хайрцагнаас даалгавар, хэрэг эсвэл мэдээллийг гаргаж аваад “Энэ юу вэ? Та үнэхээр ямар нэг зүйл хийх хэрэгтэй байна уу?"

Хэрэв та юу ч хийх шаардлагагүй бол танд хоёр сонголт байна. Ашиггүй болсон хог байвал хаячих. Хэрэгтэй мэдээлэл байвал архивт нь оруулаарай. Энэ нь категори, шошготой байх ёстой тул хайж буй зүйлээ олоход хялбар болно.

Хэрэв та мэдээлэлтэй ямар нэгэн зүйл хийх шаардлагатай бол гурван сонголт байна:

1. Шаардлагатай зүйлийг бөглөнө үү. Хэрэв үйлдэл нь чухал бөгөөд 2-5 минутаас илүү хугацаа шаардагдахгүй.

2. Хэн нэгэнд төлөөлөх. Хэрэв үйлдэл нь хоёр минутаас илүү хугацаа шаардагдах юм бол та үүнийг хэн нэгэнд даалгаж чадах эсэхээ бодож үзээрэй.

Хэн нэгэнд даалгахдаа дараахь зүйлийг бичнэ.

• эцсийн үр дүн;
• ажлын төлөвлөгөө (зорилго хүрэх зам);
• даалгаврыг дуусгах эцсийн хугацаа;
• хяналтын огноо, түүнд бэлэн байх ёстой үр дүн (завсрын буюу эцсийн).

3. Ирээдүйд хойшлуул. Ингэхдээ дараахь зүйлийг заана уу.

• хүссэн үр дүн;
• хамгийн ойрын дараагийн арга хэмжээ авах. Санаж байгаарай: төслийг бүхэлд нь дуусгах боломжгүй, та зөвхөн эцсийн үр дүнд ойртуулах тодорхой энгийн алхмуудыг хийх боломжтой;
• эцсийн хугацаа. Хэрэв тодорхой хугацаа байхгүй бол үйлдлийг "Хэзээ нэгэн цагт" жагсаалтад нэмнэ үү.

Та товлосон өдөр хүлээн авахын тулд өөр рүүгээ мессеж илгээж болно. Үүний тулд зөв өдөр сануулагчтай "Google Calendar" болон танд тодорхой цагт имэйл илгээх Boomerang мэйл програм хоёулаа тохиромжтой.

Ажлаа хэрхэн төлөвлөх вэ?

Бүх ажлыг гурван үе шатанд хувааж болно.

1. Урьдчилан төлөвлөсөн зүйлээ хэрэгжүүлэх. Энэ нь таныг зорилгодоо ойртуулах стратегийн чухал зүйл эсвэл зүгээр л хийх ёстой ердийн ажил байж болно.
2. Ажлыг санаанд оромгүй байдлаар гүйцэтгэх. Энэ бол өдрийн цагаар хамт ажиллагсад, менежерүүдээс даалгавар, үйлчлүүлэгчдээс захидал ирдэг.
3. Цаашдын ажлыг төлөвлөх: жагсаалт гаргах, засварлах, тэргүүлэх чиглэлийг тодорхойлох. Энэ цэг нь төлөвлөлтийн төлөө төлөвлөлт хийхэд хэтэрхий удаан хугацаа шаардах ёсгүй.

Тохиолдол, даалгаврыг төлөвлөх практикийг (санамжийн дэвтэр) Дэвид Аллены номонд тайлбарласан болно.

Дэвид Аллен Хувийн гүйцэтгэл ба цагийн менежментийн зөвлөх, GTD-ийн бүтээмжийн арга зүйн зохиогч

Дурсгалын номны хувьд танд 43 хавтас хэрэгтэй: 31 нь 1-ээс 31 хүртэлх тоогоор тэмдэглэгдсэн, өөр 12 нь саруудын нэртэй. Маргаашнаас эхлэн өдөр тутмын хавтаснуудыг урд нь тавьдаг. 31 гэсэн тоотой хавтасны ард ирэх сарын хавтас, ард нь үлдсэн саруудын хавтаснууд байна.

Дараагийн өдрийн хавтасны агуулгыг өдөр бүр хогийн сав руу шилжүүлж, дараа нь хавтасыг өдөр тутмын сүүлчийн хавтасны ард (дараагийн сар руу шилжүүлэх мэт) байрлуулна. Тухайн сард 31-р хавтсыг суллахад ард нь шинэ сарын нэртэй хавтас, дараа нь шинэ сарын өдрүүдийн хавтаснууд байх болно. Үүний нэгэн адил, өнгөрсөн сартай хавтсыг дараа жил рүү шилжүүлнэ.

Тодорхой хавтсанд та тодорхой үйлдэл шаарддаг баримт бичгүүдийг хадгалах хэрэгтэй (бөглөх ёстой маягт, илгээх захидал).

Систем ажиллахын тулд өдөр бүр шинэчлэгдэж байх шаардлагатай. Хэрэв та маргаашийн хавтсыг шинэчлэхээ мартсан бол системд итгэх боломжгүй. Чухал мэдээлэл алдагдах бөгөөд үүнийг өөр аргаар шийдвэрлэх шаардлагатай болно.

Хэрэв та хэд хоног явах гэж байгаа бол явахаасаа өмнө байхгүй байх өдрүүдийнхээ хавтсыг шалгах хэрэгтэй.

Орчин үеийн төлөвлөлтийн системийг харгалзан практик дээр хэрхэн зохион байгуулах вэ.

1. Дурсамжтай номын оронд өдөр бүр хийх ажлын жагсаалт бүхий зохион байгуулагчийг ашиглаж, тухайн өдрийн даалгавруудыг оруулаарай. Цаг хугацаатай холбоотой хурал, үйл явдлуудыг эхлээд бүртгэж, системээс урьдчилан мэдэгдэхийн тулд сануулагчийг тохируулах хэрэгтэй.
2. Нэг сарын турш хийх ажлын жагсаалт бүхий файл үүсгэ. Энэ бол таны энэ хугацаанд хийхийг хүсч буй зүйлсийн жагсаалт юм. Та бүхэл бүтэн сарын турш түүнд хэргүүдийг нэмдэг. Даалгавруудыг давтах ажлыг долоо хоногт нэг удаа хийх ёстой. Хамгийн чухал ажлуудаа төлөвлөхдөө тэргүүлэх чиглэлээ ойлгохын тулд долоо хоног бүрийг тарааж бай. Та тэдгээрийг эхний ээлжинд гүйцэтгэх болно, эс тэгвээс бүх цаг хугацаа жижиг, яаралтай асуудалд шилжих болно.
3. Жилийн төлөвлөгөөтэй файл үүсгэ. Үүнийг сард нэг удаа хянаж байх ёстой. Энэ файлын хэргүүдийг сарын төлөвлөгөөнд шилжүүлдэг.
4. 3-5 жилийн урт хугацааны зорилгод тулгуурлан жилийн төлөвлөгөө гарга. Эдгээр зүйлийг жилийн эцсээр эсвэл амралтын үеэр толгой нь өдөр тутмын ажилд ачаалалгүй үед зааж өгөх нь дээр.

Эдгээр дөрвөн зүйл бол Дэвид Аллен байгалийн төлөвлөлтийн систем гэж нэрлэдэг. Энэхүү систем нь танд чухал зорилгодоо хүрэх боломжийг олгодог бөгөөд ердийн зүйлд цаг үрэхгүй.

Аливаа төслийг төлөвлөхөд ашиглаж болох нэг төрлийн төлөвлөгөө байдаг уу?

Өө мэдээж. Дэвид Аллен үүнийг Байгалийн төлөвлөлтийн загвар гэж нэрлэдэг. Энэ нь хэд хэдэн алхамаас бүрдэнэ.

Алхам 1. Хамгийн тохиромжтой үр дүнгийн зорилго ба зураг

Зорилго эсвэл эцсийн үр дүнг тодорхойл, түүндээ хүрсэн гэж төсөөл.

Үүнийг амжилтанд хүрэх бүх шалгуураар (мөнгө, хүмүүс, хүлээн зөвшөөрөлт) дүрсэл. Эцсийн үр дүнг илүү нарийвчлан тайлбарлах тусам урам зориг нь илүү хүчтэй байх болно, ялангуяа тодорхой үйлдэл хийх шаардлагатай үед, гэхдээ үүнд цаг хугацаа байдаггүй.

Алхам 2. Зарчмууд

Зорилгодоо хүрэхдээ баримтлах зарчмуудыг тодорхойл. Жишээ нь: "Хэрэв тэд … (төсвийн хүрээнд байж, тодорхой хугацаанаас өмнө төслийг дуусгах) бол би хүмүүст үйл ажиллагааны бүрэн эрх чөлөөг олгоно." Өөрөөсөө асуу: “Ямар үйлдэл миний үйл ажиллагаанд саад учруулж болох вэ? Би тэднээс хэрхэн сэргийлэх вэ?"

Зарчмууд нь тодорхой бөгөөд үйл ажиллагааг удирдах найдвартай удирдамж болдог.

Алхам 3. Оюуны довтолгоо

Оюун санаанд орж ирж буй янз бүрийн санаануудыг тэмдэглэж байхдаа оюуны шуурга хий.

Оюуны довтолгооны үндсэн зарчим:

• бүү шүүмжил;
• маргахгүй байх;
• үнэлэхгүй байх;
• бүү шүүмжил;
• чанарын тухай биш харин тоо хэмжээг бодох;
• хажуугийн шинжилгээ ба зохион байгуулалт.

Алхам 4. Төслийн төлөвлөгөө жагсаалт хэлбэрээр

Оюуны довтолгооны үр дүнг хийх ажлын жагсаалт болгон зохион байгуул. Төгсгөлд нь төлөвлөж эхлээрэй. Ингэснээр та зорилгодоо хүрэх эхний алхамаа төлөвлөж, тодорхойлоход хялбар болгоно. Эцсийн төлөвлөлтийн жишээ:

Зорилго (хамгийн тохиромжтой үр дүн): Би испаниар ярьж, хүмүүсийг ойлгодог.

Энэ яагаад: Испанид амарч байхдаа испани түншүүдтэй бизнесийн хэлэлцээр хийхдээ орчуулагчийн оролцоогүйгээр харилцах, бусадтай чөлөөтэй харилцахыг хүсч байна.

Зорилгодоо хүрэх алхамууд:

• Зорилгодоо хүрэхийн өмнөх нэг алхам: Би төрөлх испани хэлтэй хүн олж, долоо хоногт хоёр удаа түүнтэй ярилцдаг.
• Нэг алхамын өмнө: Би В1 хэлний түвшин тогтоох шалгалтанд тэнцсэн.
• Нэг алхамын өмнө: Би A1 түвшин тогтоох шалгалтанд тэнцсэн.
• Үүнээс нэг алхам өмнө: Би сард 8 удаа испани хэлний хичээлд сууж, бүх гэрийн даалгавраа дуусгасан.
• Үүнээс нэг алхам өмнө: Би Испани хэлний курст бүртгүүлж, нэг сарын төлбөр төлсөн.
• Нэг алхамын өмнө: Би Испани хэлний курсуудын талаар мэдээлэл цуглуулж, харьцуулах хүснэгт хийсэн.
• Эхний алхам: Би Испани хэлний курсуудын талаар мэдээлэл цуглуулах цагийг хуанли дээр төлөвлөсөн.

Баг нэг даалгавар дээр ажиллаж байгаа бөгөөд бүхэл бүтэн төлөвлөгөөг нэг газар зохион байгуулах шаардлагатай бол Гант диаграмыг ашиглах нь тохиромжтой. Үүний эхний багана нь зорилгодоо хүрэх үе шатууд, хоёр дахь багана нь хариуцлагатай хэсэг юм. Цаашид хугацаатай баганууд байх болно. Нүднүүд нь тодорхой үе шатны статусыг агуулна, жишээлбэл, "Төлөвлөсөн", "Явцаж байна", "Дууссан", "Хойшлогдсон".

GTD болон байгалийн төлөвлөлтийн систем нь аймшигтай мэт санагдаж магадгүй юм. Гэхдээ та үүнийг өөртөө тохируулж, тогтмол хэрэглэж эхлэхэд бүх зүйл анх харахад санагдсанаас хамаагүй хялбар болохыг мэдрэх болно.