ALPEN аргыг ашиглан аливаа зүйлийг хэрхэн төлөвлөж, бүх зүйлээс хоцрохгүй байх

2024 Зохиолч: Malcolm Clapton | [email protected]. Хамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн: 2023-12-17 04:05

Германы нарийвчлалтай цагийн менежмент.

ALPEN арга гэж юу вэ

Энэ бол аливаа зүйлийг төлөвлөх бас нэг арга бөгөөд ингэснээр та бүх зүйлд цаг зав гаргаж, ачаалалдаа галзуурахгүй байх баталгаатай болно. Үүнийг Германы эдийн засгийн профессор, цагийн менежментийн мэргэжилтэн Лотар Сейверт зохион бүтээжээ.

Аргын зохиогч үүнийг таван бүрэлдэхүүн хэсэг болгон хуваасан. Алхамуудын нэрний эхний үсгүүд эцэст нь Герман хэл ALPEN (Оросоор "Альп") гэсэн үг болж хувирав.

А - ажлын жагсаалт гаргах (Аufgaben);

Л - шаардагдах хугацааны тооцоо (Л änge schätzen);

П - буфер хугацааг төлөвлөх (Пufferzeiten einplanen);

Э - ажлыг эрэмбэлэх (Эntscheidungen treffen);

Н - нэгтгэн дүгнэх (Нachkontrolle).

Аргын мөн чанар нь ямар ажлуудад цаг хугацаа зарцуулах нь үнэ цэнэтэй, алийг нь дараа нь үлдээж болохыг ойлгох явдал юм. Нэмж хэлэхэд, зарцуулах цагаа бодитойгоор бодож, тасалдалгүй ажиллах нь ядрах зам гэдгийг санаарай.

Үндсэндээ ALPEN арга нь сонгодог цагийн менежментийн Эйзенхауэрын матрицтай блок хуваарийг хослуулсан арга юм.

ALPEN аргыг ашиглан хэргийг хэрхэн төлөвлөх вэ

Жагсаалт гаргах

Өнөөдөр хийхийг хүсч буй бүх зүйлээ бич. Үүнийг зүгээр л бичээрэй: цаасан дэвтэр, тэмдэглэлийн дэвтэр эсвэл утсан дээрээ төлөвлөгчдөө.

Оюун санааны жагсаалт гаргах уруу таталт нь мэдээжийн хэрэг агуу боловч хүний "ажлын" санах ойн нөөц хязгааргүй биш юм. Зарим мэдээллээр энэ нь нэгэн зэрэг дөрвөн даалгавар эсвэл объектыг хадгалах боломжтой.

Юун түрүүнд аливаа зүйлийг эрэмбэлэх гэж цаг бүү үр - зүгээр л санаанд орсон бүхнээ бич. Жагсаалт нь аймшигтай гайхалтай болж хувирах нь гарцаагүй. Зүгээр дээ, тийм байх ёстой.

Хэр их хугацаа шаардагдахыг тооцоол

Аливаа зүйлийг ядаж нэг удаа төлөвлөхийг оролдсон хүн бараг л цагийн менежментийн чиглэлээр шинээр ирсэн хүмүүсийн дуртай тармуур дээр гишгэсэн нь гарцаагүй: тэр 15 даалгаврын жагсаалтыг гаргасан боловч эцэст нь тэр хагасыг ч хийгээгүй, учир нь тэд бие махбодийн хувьд харагдаж байна. ажлын өдөрт багтахгүй. Үүний үр дүнд би бухимдаж, цагийг удирдах шинэ арга барилаа орхисон.

Үүнээс урьдчилан сэргийлэхийн тулд та цаг хугацааны зардлыг ойлгох хэрэгтэй. Таны жагсаалтад байгаа ажил бүр хэдэн минут эсвэл хэдэн цаг шаардагдахыг бодоорой. Аль болох бодитой бай. Өмнөх туршлага дээрээ тулгуурлан, жишээлбэл, та хурдан ядрах юм уу хойшлуулах юм бол хувийн шинж чанаруудаа бүү мартаарай. Эдгээр бүх асуудал нь төсөөлөлтэй супермэн биш харин танд зориулагдсан гэдгийг санах нь зүйтэй.

Тооцоолж дууссаны дараа зүйл бүрийн хажууд тооцоолсон цагийг бичнэ үү.

Буфер цагаа төлөвлө

Өөр нэг нийтлэг алдаа бол бүх зүйлийг нэг нэгээр нь төлөвлөх явдал юм. Ийм стратеги нь нэгдүгээрт, хүн завсарлага авах шаардлагатайг харгалздаггүй, хоёрдугаарт, нэг жижиг саатал эсвэл давагдашгүй хүчин зүйлийн улмаас бүх төлөвлөгөө нурах эрсдэлтэй болоход хүргэдэг.

Уулзалт товлосон цагаасаа арай удаан үргэлжилсэн, гүйцэтгэгч нь арай хожуу захиалга өгсөн, зарим хамт олон хоцорсон, та замын түгжрэлд гацсан, хүүхэд цэцэрлэгт удаан хугацаагаар хувцасласан - тэгээд л болоо. дараах зүйлсийг хойшлуулах, эсвэл бүр цуцлах, дахин зурах шаардлагатай. Энэ нь ихэвчлэн маш их ууртай, бухимддаг.

Тиймээс, ажил бүрийн дараа төлөвлөгөөнд буфер гэж нэрлэгддэг цагийг, өөрөөр хэлбэл юу ч хийхгүй байх хугацааг тусгах нь чухал юм.

Хэрэв ямар нэг зүйл буруу болвол эдгээр хоосон зай нь бусад бизнесийг даван туулахад тань туслах болно. Хэрэв давагдашгүй хүчин зүйл тохиолдоогүй бол та завсарлага авахын тулд завсарлагааны хугацааг ашигладаг: кофе уух, алхах, ном унших, эсвэл зүгээр л чимээгүй суух. Эцэст нь та энэ цагийг нэмэлт ажил эсвэл хувийн төслүүдэд зориулж болно.

Та буфер блокуудын хэмжээг өөрөө тодорхойлох ёстой. Хамгийн тохиромжтой нь ALPEN аргын дагуу тэд ажлын цагийн 40 хүртэлх хувийг эзлэх ёстой.

Даалгавруудыг эрэмбэлэх

Энэ үе шатанд шаардлагатай цаг хугацаа, буфер блокуудыг харгалзан тухайн хүний анх эмхэтгэсэн ажлын жагсаалтыг нэг өдрийн дотор даван туулах боломжгүй гэдэг нь ихэвчлэн тодорхой болдог. Тиймээс та ямар ажлуудыг хадгалах, алийг нь цуцлах, дахин төлөвлөхөө эрэмбэлэн сонгох хэрэгтэй.

Үүний тулд сонгодог хэрэгсэл тохиромжтой - Эйзенхауэр матриц. Үүний дагуу жагсаалтын бүх ажлыг дөрвөн ангилалд хуваана.

1. Чухал, яаралтай. Тэднийг эхлээд шийдвэрлэх хэрэгтэй.
2. Чухал боловч яаралтай биш. Эхний бүлэгтэй харьцсаны дараа та эдгээрт бага зэрэг цаг зарцуулж болно.
3. Яаралтай боловч чухал биш … Бүтэн өдрийн турш зориулах, яаравчлах урхинд орохгүйн тулд тэднийг хуваарилах эсвэл чухал зүйлийн дараа гуравдугаарт оруулах нь дээр.
4. Яаралтай, чухал биш … Эдгээрийг устгаж, хэн нэгэнд дамжуулах эсвэл арын шатаагч дээр тавих хэрэгтэй.

Тиймээс таны жагсаалт мэдэгдэхүйц буурч, бодит байдалд илүү ойртох болно.

Дүгнэж хэлье

Өдрийн төгсгөлд өдөр төлөвлөгчөө нээж, өөрөөсөө хэдэн асуулт асуу:

• Та юу хийж чадсан, юу хийж чадаагүй вэ?
• Төлөвлөсөн бүх ажлыг хийхэд хангалттай цаг байсан уу?
• Би шаардагдах хугацааг зөв тооцоолсон уу, эсвэл дараагийн удаад нэмж оруулах ёстой юу?
• Миний төлөвлөгөөнд давагдашгүй хүчин зүйлийг нөхөж, амрах цаг хангалттай байсан уу?
• Хугацаа тасалдуулахгүйн тулд чухал бөгөөд яаралтай асуудлыг шийдвэрлэх цаг надад бий юу?
• Төлөвлөгөөгөө дараагийн удаа надад илүү таатай болгохын тулд та юу хийж чадах вэ?

Тэдэнд хариулахдаа хийж амжаагүй ажлуудаа маргааш руу шилжүүл. Мөн "алдаа засах"-ыг бодож шинэ төлөвлөгөө гарга.