Excel дээр ажлыг хурдан гүйцэтгэх 12 хялбар арга

2024 Зохиолч: Malcolm Clapton | [email protected]. Хамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн: 2024-01-13 02:26

Хэрхэн хурдан өгөгдөл нэмэх, ухаалаг хүснэгт үүсгэх эсвэл хадгалагдаагүй файлыг хадгалах.

1. Графикт шинэ өгөгдлийг хурдан нэмнэ үү

Хэрэв нэмж оруулах шаардлагатай зурсан диаграмын хуудсан дээр шинэ өгөгдөл гарч ирвэл та зүгээр л шинэ мэдээлэл бүхий мужийг сонгож, хуулж (Ctrl + C) дараа нь диаграммд шууд буулгаж болно (Ctrl + V).

2. Flash Fill

Танд товчилсон нэр болгон хувиргах шаардлагатай бүтэн нэрсийн жагсаалт (Иванов Иван Иванович) байна гэж бодъё (Иванов И. И.). Үүнийг хийхийн тулд та зэргэлдээ баганад хүссэн текстээ гараар бичиж эхлэх хэрэгтэй. Хоёр эсвэл гурав дахь мөрөнд Excel нь бидний үйлдлийг урьдчилан таамаглах бөгөөд цаашдын боловсруулалтыг автоматаар гүйцэтгэх болно. Баталгаажуулахын тулд Enter товчийг дарахад л хангалттай бөгөөд бүх нэрийг шууд хөрвүүлэх болно. Үүний нэгэн адил та имэйлээс нэрс, фрагментээс нэрийг нааж болно гэх мэт.

3. Форматыг таслахгүйгээр хуулах

Та шидэт автомат бөглөх тэмдэглэгээг мэддэг байх. Энэ бол нүдний баруун доод буланд байрлах нимгэн хар загалмай бөгөөд түүгээр та нүдний агуулгыг эсвэл томьёог хэд хэдэн нүд рүү хуулж болно. Гэсэн хэдий ч нэг таагүй нюанс байдаг: ийм хуулбарлах нь хүснэгтийн дизайныг ихэвчлэн зөрчдөг, учир нь зөвхөн томьёог хуулж аваад зогсохгүй эсийн форматыг ч бас хийдэг. Үүнээс зайлсхийх боломжтой. Хар загалмайг татсны дараа нэн даруй ухаалаг шошго дээр дарна уу - хуулсан хэсгийн баруун доод буланд гарч ирэх тусгай дүрс.

Хэрэв та "Форматлахгүйгээр бөглөх" сонголтыг сонговол Excel нь таны томъёог форматлахгүйгээр хуулж, бүдүүвчийг алдагдуулахгүй.

4. Газрын зураг дээр Excel хүснэгтийн өгөгдлийг харуулах

Excel-д та өөрийн гео өгөгдлөө интерактив газрын зураг дээр хурдан харуулах боломжтой, тухайлбал хотоор нь борлуулалт гэх мэт. Үүнийг хийхийн тулд Insert таб дээрх Оффисын дэлгүүрт очиж Bing Maps залгаасыг тэндээс суулгана уу. Үүнийг одоо авах товчийг дарж сайтаас хийж болно.

Модуль нэмсний дараа та үүнийг Insert таб дээрх My Apps унадаг жагсаалтаас сонгоод ажлын хуудсан дээрээ байрлуулж болно. Өгөгдөл бүхий нүднүүдийг сонгоод газрын зургийн модуль дахь Байршлыг харуулах товчийг дарж түүн дээрх бидний өгөгдлийг харах боломжтой. Хэрэв хүсвэл залгаасын тохиргооноос диаграмын төрөл, харуулах өнгийг сонгож болно.

5. Шаардлагатай хуудас руу хурдан үсрэх

Хэрэв файл дахь ажлын хуудасны тоо 10-аас хэтэрсэн бол тэдгээрийг удирдахад хэцүү болно. Дэлгэцийн зүүн доод буланд байрлах хуудасны табыг гүйлгэх товчлууруудын аль нэгийг нь хулганы баруун товчийг дарна уу. Агуулгын хүснэгт гарч ирэх бөгөөд та хүссэн хуудас руу шууд шилжих боломжтой.

6. Мөрүүдийг багана болон эсрэгээр хөрвүүлнэ

Хэрэв та нүднүүдийг мөрнөөс багана руу гараар зөөх шаардлагатай байсан бол дараах заль мэхийг танд талархах болно.

1. Хүрээг тодруул.
2. Үүнийг хуулах (Ctrl + C) эсвэл хулганы баруун товчийг дарж "Хуулбарлах" (Хуулбарлах) дээр дарна уу.
3. Өгөгдлийг буулгахыг хүссэн нүдэн дээрээ хулганы баруун товчийг дараад контекст цэснээс Paste Special сонголтуудын аль нэгийг сонгоно уу - Transpose дүрс. Excel-ийн хуучин хувилбаруудад энэ дүрс байхгүй ч та Paste Special (Ctrl + Alt + V) болон Transpose сонголтыг сонгосноор асуудлыг засах боломжтой.

7. Нүдэнд унадаг жагсаалт

Хэрэв аль нэг нүдэнд зөвшөөрөгдсөн багцаас (жишээлбэл, зөвхөн "тийм" ба "үгүй" эсвэл зөвхөн компанийн хэлтсийн жагсаалтаас гэх мэт) хатуу тодорхойлсон утгуудыг оруулах шаардлагатай бол үүнийг ашиглан хялбархан зохион байгуулж болно. доош унах жагсаалт.

1. Ийм хязгаарлалттай байх ёстой нүдийг (эсвэл олон тооны нүдийг) сонгоно уу.
2. "Өгөгдөл" таб дээрх "Баталгаажуулалт" товчийг дарна уу (Өгөгдөл → Баталгаажуулалт).
3. Унждаг жагсаалтаас "Төрөл" (Зөвшөөрөх) "Жагсаалт" (Жагсаалт) сонголтыг сонгоно уу.
4. "Эх сурвалж" талбарт элементүүдийн лавлагааны хувилбаруудыг агуулсан мужийг зааж өгөх бөгөөд дараа нь бичих үед тэдгээр нь алга болно.

8. Ухаалаг ширээ

Хэрэв та өгөгдөл бүхий мужийг сонгоод "Нүүр хуудас" таб дээрээс "Хүснэгт хэлбэрээр форматлах" (Нүүр хуудас → Хүснэгт болгон форматлах) дээр дарвал бидний жагсаалт маш олон хэрэгтэй зүйлийг хийх боломжтой ухаалаг хүснэгт болгон хувиргах болно.

1. Шинэ мөр эсвэл багана нэмэх үед автоматаар сунадаг.
2. Оруулсан томьёо нь бүхэл багананд автоматаар хуулах болно.
3. Ийм хүснэгтийн толгой хэсгийг гүйлгэх үед автоматаар засдаг бөгөөд энэ нь шүүж, эрэмбэлэх шүүлтүүр товчлууруудыг агуулдаг.
4. Ийм хүснэгтэд гарч ирсэн "Дизайн" таб дээр та автомат тооцоолол бүхий нийт дүнгийн эгнээ нэмж болно.

9. Гялалзсан шугамууд

Гялалзсан шугамууд нь бидний өгөгдлийн динамикийг дүрслэн харуулах нүднүүдэд шууд зурсан бяцхан график юм. Тэдгээрийг үүсгэхийн тулд Insert таб дээрх Sparklines бүлгийн Шугам эсвэл Багана товчийг дарна уу. Нээгдсэн цонхонд анхны тоон өгөгдөл болон гялалзсан шугамыг харуулах нүднүүдийн хүрээг зааж өгнө үү.

"OK" товчийг дарсны дараа Microsoft Excel нь тэдгээрийг заасан нүднүүдэд үүсгэх болно. Гарч буй "Дизайн" таб дээр та тэдгээрийн өнгө, төрлийг өөрчлөх, хамгийн бага ба хамгийн их утгыг харуулах гэх мэт зүйлийг хийх боломжтой.

10. Хадгалагдаагүй файлуудыг сэргээх

Төсөөлөөд үз дээ: та өдрийн сүүлийн хагаст хийсэн тайлангаа хааж, гарч ирэх харилцах цонхонд "Файлд өөрчлөлтийг хадгалах уу?" гэнэт ямар нэг шалтгааны улмаас та "Үгүй" дээр дарна уу. Оффис таны зүрхийг шархлуулж хашгирч байгааг зарласан ч хэтэрхий оройтсон байна: сүүлийн хэдэн цагийн ажил хий дэмий урсан өнгөрлөө.

Уг нь нөхцөл байдлыг засах боломж байгаа. Хэрэв танд Excel 2010 байгаа бол "Файл" → "Сүүлийн" (Файл → Сүүлийн) дээр товшоод дэлгэцийн баруун доод буланд байгаа "Хадгалагдаагүй ажлын номыг сэргээх" товчийг олоорой.

Excel 2013 дээр зам нь арай өөр байна: Файл → Дэлгэрэнгүй → Хувилбарын хяналт → Файл - Шинж чанар - Хадгалагдаагүй ажлын номыг сэргээх.

Excel-ийн дараагийн хувилбаруудад File → Info → Workbook Management хэсгийг нээнэ үү.

Microsoft Office-ийн тусгай хавтас нээгдэх бөгөөд энэ тохиолдолд бүх үүсгэсэн эсвэл өөрчилсөн, гэхдээ хадгалагдаагүй номын түр хуулбарыг хадгалдаг.

11. Ялгаа ба давхцлын хоёр мужийг харьцуулах

Заримдаа Excel дээр ажиллахдаа хоёр жагсаалтыг харьцуулж, тэдгээрийн доторх ижил эсвэл өөр зүйлсийг хурдан олох хэрэгтэй. Үүнийг хийх хамгийн хурдан бөгөөд ойлгомжтой арга энд байна:

1. Харьцуулсан баганыг хоёуланг нь сонгоно уу (Ctrl товчийг удаан дарна уу).
2. Нүүр хуудас → Нөхцөлт формат → Нүдний дүрмийг тодруулах → Давхардсан утгуудыг сонгоно уу.
3. Унждаг жагсаалтаас өвөрмөц сонголтыг сонгоно уу.

12. Шаардлагатай утгуудын тооцооллын үр дүнг сонгох (тохируулга)

Та хүссэн үр дүнгээ авахын тулд Excel тооцооллын оролтын утгуудыг өөрчилж үзсэн үү? Ийм мөчид та туршлагатай их буучин шиг санагддаг: ердөө л хэдэн арван давталтын "дутуу буулт - хэт их нислэг" - энэ бол удаан хүлээсэн цохилт юм!

Microsoft Excel үүнийг танд илүү хурдан бөгөөд илүү нарийвчлалтайгаар хийж чадна. Үүнийг хийхийн тулд "Өгөгдөл" таб дээрх "Хэрэв яах вэ" товчийг дараад "Параметр сонгох" командыг сонгоно уу (Оруулах → Ямар дүн шинжилгээ хийх → Зорилго хайх). Гарч ирэх цонхонд хүссэн утгыг сонгох нүд, хүссэн үр дүн, өөрчлөх шаардлагатай оролтын нүдийг зааж өгнө үү. "OK" дээр дарсны дараа Excel нь шаардлагатай нийлбэрийг 0, 001 нарийвчлалтайгаар олохын тулд 100 хүртэлх "зохилтыг" гүйцэтгэнэ.