Хэрхэн цахим шуудангийн боол болохгүй вэ: LinkedIn-ийн тэргүүнээс өгсөн 7 зөвлөгөө

2024 Зохиолч: Malcolm Clapton | [email protected]. Хамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн: 2023-12-17 04:05

Өдөр бүр асар олон хүмүүс ижил асуудалтай тулгардаг: ажил, харилцааны үйл явцыг хялбарчлах, зохион байгуулахад зориулагдсан цахим шуудан нь ихэвчлэн харгис хянагч болж хувирч, таныг туузан дамжуулагч дээр ажиллаж байгаа мэт ирж буй хүмүүсийг ажиглахад хүргэдэг.. Таныг сатаармагц байнга хуримтлагдсан мэдээлэл нь цэвэрхэн, цэвэр шуудангийн хайрцгийг хогийн цэг болгон хувиргадаг бөгөөд энэ нь таныг шуудан руу буцахгүй удах тусам цэвэрлэхэд улам хэцүү болно.

Өнөөдөр бид LinkedIn-ийн Гүйцэтгэх захирал Жефф Вайнераас цахим шуудангийн харилцаагаа удирдах хэдэн энгийн зөвлөгөөг хүргэж байна. Энэ жижүүр хүн өдөр бүр олон зуун хүнтэй холбоотой байхаас өөр аргагүйд хүрч, мэдээллийн нурангид живэхгүй байх хэд хэдэн арга зальтай.

Миний ирсэн имэйл хайрцаг үндсэндээ миний ажлын урсгалын гол төв болсон - Би дэлхийн 26 хотын 4300 гаруй ажилтантай шуудангаар тогтмол харилцдаг. Энэ нь би үргэлж цахим шуудангийн шүтэн бишрэгч байсаар ирсэн, эсвэл миний шуудангаар ажиллах нь Сисифийн ажилтай төстэй тохиолдол надад тохиолдож байгаагүй гэсэн үг биш юм.

Ямар ч байсан олон жилийн турш би "мэйл намайг хянадаг" гэсэн ойлголтоос "Би шуудангаа удирддаг" гэсэн ойлголт руу шилжих боломжийг олгосон хэд хэдэн практик удирдамжийг боловсруулсан.

1. Цөөн захидал хүлээн авахыг хүсч байна - бага захидал илгээ

Энэ зөвлөгөө нь инээдтэй энгийн мэт санагддаг, ялангуяа ийм нийтлэг асуудлын хүрээнд, гэхдээ би үүнийг имэйлийг амжилттай удирдах алтан дүрэм гэж үздэг.

Надтай хамгийн ойр холбоотой хоёр хүн компанийг орхисон өмнөх компанид ажиллаж байхдаа ийм дүгнэлт хийсэн. Тэд хүмүүстэй маш үр дүнтэй харилцаж, шаргуу ажиллаж, маш их захидал илгээдэг байв. Тэднийг тус компанид ажиллаж байх үед цахим шуудангаар ирсэн захидал харилцааны хэмжээ хэвийн мэт санагдаж байсан ч тэднийг явсны дараа миний шуудангийн ачаалал 20-30 хувиар буурсан болохыг олж мэдэв.

Шуудангийн энэ бүх үйл ажиллагаа нь зөвхөн тэдний захидал байсангүй: миний тэдэнд өгсөн хариултууд байсан бөгөөд захидал харилцаанд хавсаргасан бүх хаяг хүлээн авагчдын захидал, хариултууд байсан. Ихэнхдээ эдгээр мессежүүд намайг хэлэлцүүлэгт заавал оролцуулахыг шаарддаггүй.

Энэ мөчөөс эхлэн би өөртөө тодорхой болзол тавьсан - шаардлагагүй бичихгүй байх. Үр дүн: ажлын үйл ажиллагаанд саад учруулахгүйгээр шуудан бага, ирсэн имэйл хайрцагны захиалга. Түүнээс хойш би энэ дүрмээс гажихгүй байхыг хичээсэн.

2. Хүлээгдэж буй имэйлийг уншаагүй гэж тэмдэглэ

Имэйлийг уншаагүй гэж тэмдэглэх нь миний имэйлтэй ажиллах арга барилыг үндсээр нь өөрчилсөн. Ирж буй захидлуудыг хурдан шалгаж, хамгийн яаралтай хариулах, шаардлагагүй захидал устгахад хангалттай. Хожим нь буцах шаардлагатай байгаа ижил үсгүүд, хэрэв цаг гарвал уншаагүй гэж тэмдэглэнэ. Энэ нь уншаад хариугүй үлдсэн чухал захидал мартагдаж шуудангийн хайрцганд булагдах вий гэсэн айдсыг арилгадаг. Үүнтэй ижил арга нь бидэнд хийх ажлын жагсаалтыг хэрэгжүүлэх боломжийг олгодог бөгөөд би үүнийг дараа нь эргэж харах болно.

Би ажлын өдөр бүрийг хамгийн багадаа ийм хүлээгдэж буй захидлаар дуусгахыг хичээдэг бөгөөд хамгийн тохиромжтой нь тэд огт байх ёсгүй. Хэрэв энэ өдөр би тэдэн рүү буцаж очих цаг байхгүй бол маргааш өглөө нь тэдэнтэй хамт ажиллана.

3. Шуудангийн тодорхой хуваарь гарга

Сүүлийн хэдэн жилийн хугацаанд миний ажлын өдрүүдийн амьдрал нэлээд тодорхой хуваарийн дагуу явж байна. Өглөө 5:00-5:30 цагт босоод шуудан руу нэг цаг явах, мэдээ унших, өглөөний цай, хүүхдүүдтэй тоглох, бэлтгэл хийх, оффис, гэртээ ирэх, хүүхдүүдээ унтуулах, эхнэртэйгээ оройн хоол хийх, амрах (ихэвчлэн энэ нь зар сурталчилгаа, уйтгартай мөчүүдийн үеэр ирсэн имэйлийн хавтсыг цэвэрлэх замаар зурагт үзэх явдал юм).

Ийм хуваарийг дагаж мөрдвөл би шуудангаа хялбархан удирдаж чаддаг болох нь тогтоогдсон боловч хуваарь бага зэрэг өөрчлөгдвөл шуудангийн хайрцагт эмх замбараагүй байдал эхэлдэг.

Энэ тохиолдолд таны хайрцгийг гэнэт хайхрамжгүй орхих болно гэдгийг ухаарснаас болж нэмэгдэж буй дарамтыг мэдрэхгүй байх болно. Хуваарьтай байх нь аливаа зүйлийг хяналтандаа байлгахад тусална. Энэ нь Бенжамин Франклинд тусалсан, танд ч бас тустай.

4. Өөрийгөө илүү тодорхой илэрхийл

Эвдэрсэн утасны тоглоомыг санаж байна уу? Тэр үед нэлээн инээдтэй байсан бол одоо ажил, бизнес гэдэг ойлголтод бүх зүйл тооцогдож, тоглоом тоглох цаг ч байдаггүй.

Үг нь маш чухал бөгөөд тодорхой бус байдал, үл ойлголцол гарахаас зайлсхийхийн тулд маш болгоомжтой сонгох хэрэгтэй. Таны бичвэрийг ойлгоход хоёрдмол утгагүй, ойлгомжтой байх тусам эхнийхийг тодруулахыг хүссэн хоёр дахь захидал хүлээн авах магадлал бага байх болно.

5. Хүлээн авагчдын талаар бод

To болон Cc талбарыг олон хүн ижил гэж ойлгодог юм шиг санагддаг. Үнэн хэрэгтээ тэдний тусламжтайгаар та хүлээн авагчдын аль нь хариу хүлээж байгаагаа, мөн түүнд мэдээлэл өгөхийн тулд захидлын хуулбарыг хэнд илгээсэн гэдгээ хоёрдмол утгагүй тодорхой болгож чадна.

Үнэн хэрэгтээ, хариу өгөх шаардлагатай хүлээн авагчдыг тодруулахгүй байх нь захидал харилцаанд үймээн самуун, төөрөгдөл үүсгэх хамгийн хурдан арга юм. 1 хүлээн авагчийн оронд 6 хүлээн авагч, 5 хувь нь нэмэлт 5 хариулт бөгөөд тус бүр нь тусдаа бүхэл бүтэн үсгийн хэлхээ болж хувирдаг.

6. Хүлээн авсан баримтаа баталгаажуулна уу

Хэрэв таныг хүлээн авагч гэж зааж өгсөн бөгөөд захидал үнэхээр танд хаягласан бол илгээгчид захидал хүлээн авсан гэдгээ мэдэгдэхээс залхуурах хэрэггүй. Танд олон үг хэрэггүй, энгийн "хүлээн авсан" эсвэл "хүлээн авсан" нь хангалттай байх болно. Энэ нь та мэдээллийг бүрэн, зохих хэмжээгээр хүлээн авсан бөгөөд илгээгч танд ижил сэдвээр өөр зүйл илгээх шаардлагагүй болсны шинж тэмдэг болно.

Хэрэв та хүлээн авснаа баталгаажуулаагүй бол илгээгч захидлын талаар огт мэдээгүй хэвээр байна. Магадгүй энэ нь таны хайрцгийн гүнд алга болсон байх? Хэрэв энэ нь чухал мэдээлэл бол эргэлзээ, түгшүүр нь илгээгчийг эхний захидлыг хүлээн авснаа баталгаажуулах хүсэлт бүхий өөр захидал бичих, эсвэл таны ажлын байранд байгаа талаар өөр хүнээс асуухыг шаардах болно. Нэмэлт хүмүүс хамрагдаж, нэмэлт захидал илгээж, хүлээн авдаг.

7. Сэтгэл хөдлөлийг шуудангаас хол байлга

Имэйлийг зөв ашиглавал ашигтай хэрэгсэл байж болно. Мөн буруу хэрэглэвэл хор хөнөөлтэй хүч болж хувирдаг. Хамгийн түгээмэл жишээ бол маргаантай, зөрчилтэй, эмзэг асуудлуудыг хэлэлцэхэд шуудан ашиглах явдал юм.

Хүмүүс захидал харилцаандаа нэг үзэгчдийн өмнө хэзээ ч хэлэхгүй үг, хэллэгийг хэрхэн ашигладаг нь намайг гайхшруулдаг.

Хэрэв та гэнэт ийм захидал харилцаанд орвол нэг энгийн зүйлийг хий - зогсоо. Та утсаа авч, хүлээн авагч руу залгах эсвэл түүнтэй биечлэн уулзах замаар маргаан, зөрчилдөөнийг шийдвэрлэх боломжтой. Ийм нарийн ширийн зүйлийг бичвэрийн захидал харилцаанд авч үзэх ёсгүй. Текст нь сэтгэл хөдлөлийн бүрэлдэхүүн хэсэг, интонаци болон асуудлыг бүтээлчээр шийдвэрлэхэд шийдвэрлэх бусад чухал зүйлийг агуулдаггүй.

(Жефф Вайнерээр дамжуулан)