Таны шуудангийн цагийг багасгах тодорхой бус боловч үр дүнтэй арга

2024 Зохиолч: Malcolm Clapton | [email protected]. Хамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн: 2023-12-17 04:05

Имэйлтэйгээ ажиллах цагаа оновчтой болгохын тулд имэйлээ төгс дарааллаар нь оруулахыг хичээх хэрэггүй. Бүх зүйл илүү энгийн гэж MailChimp-ийн ажилтан хэлэв. Хэд хэдэн энгийн алхамууд - бүх үсэгтэй ажиллахын тулд танд өдөрт нэг цаг хагас л хэрэгтэй болно.

MailChimp-ийн тусламжийн багийн Жон Смит туршилт, алдааны аргаар цахим шуудангийн төгс томъёог олж мэдсэн. Эхлээд тэрээр олон хавтас үүсгэж, дараа нь нэг бүрийг устгасан боловч эдгээр аргуудын аль нь ч тус болсонгүй. Тэгээд тэр шал өөр системд хүрсэн.

Хэдийгээр захидалд хариу өгөх нь түүний ажилд бараг гол байр суурь эзэлдэг ч тэрээр шуудангаар янз бүрийн үйлдэл хийхэд зарцуулдаг цагийг өдөрт нэг цаг хагас болгон бууруулж чадсан юм. Тэр шуудангийн хайрцгаар дүүрэн захидал байсан ч гэсэн хэд хэдэн энгийн үйлдэл бүх зүйлийг эргүүлж чадна гэдгийг олж мэдсэн.

Та юунд цагаа дэмий үрж болохгүй

Жонын хэлснээр тэрээр эхлээд захидлуудыг ангилах гэж оролдсон бөгөөд даргаас ирсэн мессежүүд, янз бүрийн төслийн талаархи мэдээлэл, ямар нэгэн арга хэмжээ авах шаардлагатай мессежүүд гэх мэт бүх төрлийн хавтас үүсгэсэн. Энэ нь түүнд цаг хэмнэхэд тусална гэж тэр үзэж байв. Гэвч үнэн хэрэгтээ тэрээр ангиллын системээ цээжлэхэд илүү их цаг зарцуулж, ажилдаа бага цаг зарцуулж эхэлсэн.

Жишээлбэл, би даргаасаа миний ажиллаж байгаа төслийн талаар мессеж хүлээн авсан бөгөөд энэ мессеж нь надаас тодорхой арга хэмжээ авахыг шаарддаг. Үүнийг аль хавтсанд байрлуулах вэ? Дараа нь би энэ захидлыг хаанаас хайхаа санаж байх магадлал хэр байсан бэ?

Жон Смит

Тиймээс Жон бүх хавтаснуудыг арилгахаар шийдсэн бөгөөд түүний шуудангаар бүрэн эмх замбараагүй байдал ноёрхов. Системийн дутагдал нь хэт нарийн төвөгтэй системээс илүү байсангүй. Дараа нь Жон шуудантай ажиллах арга барилаа дахин эргэн харахаар шийджээ. Тэрээр захидлуудыг сэдвээр нь биш, харин хийх ёстой үйлдлийн төрлөөр нь ангилахаар шийджээ. Үүнийг хэрхэн хийх талаар эндээс үзнэ үү.

Хэт төвөгтэй болгох хэрэггүй

Ирсэн имэйл хайрцагтаа зөвхөн хариу бичих шаардлагатай мессежээ үлдээнэ үү. Хамгийн чухал нь, хэрэв та тэдгээрийг шууд олж чадахгүй бол уншаагүй гэж тэмдэглээрэй.

Магадгүй энэ нь танд логикгүй мэт санагдаж магадгүй, учир нь хамгийн их шатаж буй зүйлийг аль болох хурдан хийх хэрэгтэй. Тийм ээ, заримдаа ийм мессежүүдэд шууд хариу өгөх шаардлагатай байдаг. Гэхдээ чухал мессежүүдийг уншаагүй гэж тэмдэглэснээр та тэдгээрийг ерөнхийдөө алдахгүй нь гарцаагүй. Үүнээс гадна, ийм байдлаар та эдгээр имэйлийг зөөх шаардлагагүй: тэдгээр нь таны Ирсэн имэйл хайрцагт үлдэж, таныг тэдэнд хүрэх хүртэл анхаарлыг татсаар байх болно.

Би шуудангийн хайрцагт нэг удаад 60-70 гаруй мессеж хуримтлагдахгүй байхыг хичээдэг. Энэ бол миний нэг суултаар амархан зохицуулж чадах үсгийн тоо юм.

Жон Смит

Өөртөө зориулж шуудангийн тогтмол хуваарь гарга

Жон шуудангийн хайрцгийг цэвэрлэхэд өглөө бүр нэг цаг зарцуулдаг. Өмнө дурьдсанчлан тэрээр яаралтай мессежийг "уншаагүй" үлдээдэг. Жон мэдээллийн товхимолууд болон компанийн дотоод харилцаа холбоог хурдан гүйлгэж, тэр цагийн дотор яаралтай биш олон мессежүүдэд хариу өгдөг.

Шуудангийн цаг дуусахад Жон Смит шуудангийн хайрцгийг хаадаггүй, харин түүнд хамаагүй бага анхаарал хандуулдаг. Шинэ мессеж ирэх үед тэрээр тэдгээрийн агуулга болон илгээгчийн нэрсийг эрэмбэлэхийн тулд хурдан сканнердаж байна. Хэрэв мессежийг удаан хугацаагаар бусад үйл ажиллагааг тасалдуулахгүйгээр хариулах боломжтой бол Жон үүнийг хийдэг. Гэхдээ тэр дахин шуудан илгээдэггүй.

Ажлын өдрийн төгсгөлд Жон өөр 30 минутыг зөвхөн шуудантай ажиллахад зориулдаг. Энэ үед тэрээр ямар нэгэн арга хэмжээ авахыг шаарддаг захидалд оролцож байна: зөвшөөрөл өгөх, дэлгэрэнгүй хариулт бичих, эсвэл ямар нэгэн шийдвэр гаргах. Дараа нь тэр уншаагүй гэж тэмдэглэсэн мессежүүдэд анхаарлаа хандуулдаг.

Би шуудантай ажиллахад илүү их цаг зарцуулж болох ч ийм цаг хугацааны хязгаарлалт нь намайг илүү сайн төвлөрүүлж, илүү бүтээмжтэй байхад тусалдаг.

Жон Смит

Имэйлийг хариултын төрлөөр ангил

Зарим мессежийн хувьд Жон тусдаа хавтас үүсгэсэн хэвээр байна. Уншаагүй гэж тэмдэглэдэггүй зарим үсгийг зөвхөн хоёр чиглэлд тараадаг. Хамт ажиллагсдаас ямар нэгэн арга хэмжээ авах эсвэл хариу өгөх шаардлагатай мессежүүдийг (заавал яаралтай биш) Жон "Хийх" хавтсанд байрлуулдаг. Энэ нь дараагийн өдөр эсвэл долоо хоногийн сүүлээр шийдвэрлэх боломжтой имэйлүүдэд зориулагдсан.

Тэр ч байтугай бага яаралтай захидал Жон "унших" хавтас руу шилждэг. Нэмж дурдахад энэ нь мэдээллийн хуудсыг автоматаар энэ хавтсанд байршуулдаг тусгай шүүлтүүрүүдийг ашигладаг. Шүүлтүүрийг суулгахад хэдхэн минут шаардагдах боловч энэхүү энгийн алхам нь танд маш их цаг хугацаа, хүчин чармайлтыг хэмнэх болно.

Хэрэв та энэ аргыг ашиглавал мессежүүдэд яаралтай хариу өгөхдөө ялгаатай гурван идэвхтэй хавтас авах болно: Уншаагүй мессеж бүхий ирсэн имэйл хайрцаг, Хийх ба Унших.

Зурвасуудыг архивлах

Бусад бүх зүйлийн хувьд Жон Смит мессеж архивлах функцийг ашигладаг. Энэ нь түүнд шуудангийн хайрцаг, толгойг шаардлагагүй ажлуудаас цэвэрлэхэд тусалдаг.

Би мессежийг уншиж, шаардлагатай арга хэмжээг авмагцаа миний захиалсан компанийн мэдээ эсвэл мэдээллийн товхимол байна уу, би үүнийг архивлаж байна.

Жон Смит

Хэрэв мессеж нь Жоныг цаашид лавлах зорилгоор хадгалахыг хүссэн чухал мэдээллийг агуулж байвал архивлагдсан мессежийг илүү хурдан олохын тулд одоор тэмдэглэнэ.

Бичлэгийг устгах шийдвэр гаргахдаа ялангуяа болгоомжтой байгаарай

Жон мессеж устгах функцийг ховор ашигладаг. Энэ бол түүний бодит туршлагаас авсан сургамж юм. Нэгэн өдөр Жон хамт ажиллагсдынхаа тухайн үед чухал гэж үзээгүй мэдээлэл агуулсан мессежийг устгажээ. Энэ ажилтан компанийг орхисны дараа Жон тэр захидлаас мэдээлэл авах шаардлагатай болсон. Дараа нь тэр асуудалд орсноо ойлгов.

Үүний дараа би зөвхөн ирээдүйд надад хэрэг болохгүй үсэгүүдийг устгаж эхэлсэн. Над руу мууртай хөөрхөн-g.webp

Жон Смит

Энэ системд хүрэхийн тулд Жон Смит өөрт нь хангалттай үр дүнтэй биш байсан олон янзын аргыг туршиж үзсэн. Тэрээр бусад хүмүүсийн хэрэглэж байсан аргуудыг туршиж үзсэн боловч тун удалгүй өөр зүйл туршиж үзэх хэрэгтэйгээ ойлгов. Жон аливаа систем нь таны ажлын нөхцөлд тохирсон нөхцөлд л ажилладаг гэсэн дүгнэлтэд хүрсэн.

Энэ аргыг туршаад үзээрэй эсвэл өөрт тохирсон зүйл олоорой. Та шуудангаар бага цаг зарцуулах арга замыг олох боломжтой.