Бүх зүйлийг гүйцээхийн тулд даалгавруудыг хэрхэн зөв бүлэглэх вэ

2024 Зохиолч: Malcolm Clapton | [email protected]. Хамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн: 2023-12-17 04:05

Ажлын жагсаалтаа цэгцлэх замаар бүтээмжийг нэмэгдүүлээрэй.

Олон ажил хийх нь тийм ч сайн зүйл биш гэдгийг хүн бүр эртнээс мэддэг байсан: энэ нь биднийг нэг зүйлд үр дүнтэй анхаарлаа төвлөрүүлэхэд саад болдог.

Гол нь нэг даалгавраас нөгөөд шилжихэд маш их цаг хугацаа шаардагддаг - үүнийг Multitasking: Switching зардлын судалгаагаар баталж байна. Хүмүүс урсгалын төлөвт орохдоо хамгийн үр дүнтэй ажилладаг: өөр зүйлд сатааралгүйгээр нэг үйл ажиллагаанд бүрэн төвлөрдөг.

Харамсалтай нь урсгалыг барьж авах нь үргэлж боломжгүй байдаг, учир нь бид байнга анхаарал хандуулах шаардлагатай янз бүрийн зүйлд автдаг. Гэсэн хэдий ч янз бүрийн үйл ажиллагааны хооронд шилжихэд цаг хугацаа, энергийн гарзыг багасгах боломжийг олгодог нэг заль мэх бий. Үүнийг даалгаврын багц гэж нэрлэдэг.

Энэ аргын мөн чанар нь дараах байдалтай байна: та ижил төрлийн даалгавруудыг багц гэж нэрлэгддэг багц болгон нэгтгэж, дараа нь бөөнөөр нь гүйцэтгэдэг. Энэ бол энгийн.

Даалгавруудыг бүлэглэх нь яагаад ашигтай байдаг вэ?

Аливаа зүйлийг санамсаргүй дарааллаар хийх нь хамгийн хялбар байдаг: та төлөвлөлт, эрэмбэлэх болон бусад уйтгартай зүйлд санаа зовох хэрэггүй. Та ямар нэг зүйлийг санаж, үүнийг хийсэн. Тэгээд бид дараагийн ажил руугаа орлоо.

Гэсэн хэдий ч энэ арга нь таны анхаарлаа төвлөрүүлэх чадварт тийм ч ашигтай биш юм. Өнөөдөр "Psychology Today" сэтгүүлд нийтлэгдсэн "The True Cost Of Multi-Tasking" хэмээх судалгаанаас үзэхэд хүн хамааралгүй ажлуудыг хооронд нь солих үед хөдөлмөрийн бүтээмжийнхээ 40 хүртэлх хувийг алддаг.

Өөрөөр хэлбэл, хэрэв та эхлээд тайлан бичиж, дараа нь цахим шуудангаар хариу бичиж, цаасан баримт бичгүүдийг цэгцэлж, дараа нь тайлан руугаа буцаж орвол өмнөхтэй адилгүй шинэ ажилд анхаарлаа төвлөрүүлж цаг алдах болно. "Хүний хүчин зүйл: Амжилттай төслүүд ба багууд" номын зохиолч Том ДеМарко энэхүү "араагаа солих" нь 15 минут ба түүнээс дээш хугацаа шаардагдана гэж мэдэгджээ.

Багц бүлэглэх даалгаврууд нь нэг үйл ажиллагаанаас нөгөөд шилжихэд хялбар болгодог. Даалгаврууд тань ижил төстэй байх тусам нэгийг нь дуусгасны дараа дараагийн ажлыг хийхэд хялбар байх болно.

Багц боловсруулалтыг хэрхэн ашиглах

1. Хийх ажлын жагсаалт үүсгэ

Эхлээд юу хийх гэж байгаагаа энгийн жагсаалтад мөр мөрөөр нь бич. Та үүнийг цаасан дээр хийх эсвэл олон тооны даалгавар удирдах програмуудыг ашиглаж болно. Хамгийн гол нь бүх зүйлийг засах явдал юм. Өдөр бүр (эсвэл долоо хоногт ядаж нэг удаа) төлөвлөх цаг гаргахад тохиромжтой.

2. Даалгавруудыг ангилалд хуваа

Жагсаалт бэлэн болсон тул бүх зүйлийг ангилалд хуваа. Тэд өөр байж болно - хүссэн зүйлээ сонго. Хамгийн гол нь энэ нь тохиромжтой, харагдахуйц байх явдал юм.

Жишээлбэл, "Хэлэлцээ" хэсэгт "И-мэйл рүү хариу бичих" эсвэл "Хамт ажиллагсад руу залгах", "Текст" хэсэгт "Нийтлэл бичих", "Засвар хийх" гэх мэт ажлуудыг цуглуул. Гэрийн ажил, ажлын даалгавар, дэлгүүр хэсэх гэх мэт тусдаа ангиллыг бий болго. Ийм эрэмбэлэгдсэн жагсаалтад шилжих нь илүү хялбар байх болно.

Өөр нэг сонголт бол даалгавруудыг гүйцэтгэх газрын дагуу багц болгон цуглуулах явдал юм. Жишээлбэл, бүх худалдан авалтыг "Супермаркет" байршилтай холбож, ажлын даалгавруудыг "Оффис" байршил гэх мэт. Ингэснээр та дэлгүүрийн ойролцоо байвал хийх зүйлсийнхээ жагсаалт руу орж, шаардлагатай бүх худалдан авалтаа шууд харах боломжтой.

3. Цагийг хаа

Даалгавруудыг багцлан боловсруулах нь цагийг хориглох техниктэй хослуулан маш сайн ажилладаг. Жагсаалтыг ангилал болгон задалсны дараа ангилал тус бүрт өдрийн тодорхой цагийг хуваарилаарай. Мөн хуанлидаа тохирох блокыг нэмнэ үү. Нэг хэсэг хугацааны туршид зөвхөн нэг ангиллын зүйлийг хийж, бусдыг үл тоомсорло.

Өөр нэг сонголт бол алдартай Помодоро техникийг даалгаврын багцад холбох явдал юм. 25 минутын турш та нэг багцаас тасралтгүй ажил хийдэг. Дараа нь 5 минут амраарай. Дараа нь өөр бүлэг тохиолдлуудтай мөчлөгийг давтана.

4. Бүтээмжийнхээ оргил үеийг анхаарч үзээрэй

Өдрийн аль цагт хамгийн бүтээмжтэй байхаа шийдээрэй. Ихэнх хүмүүс энэ өглөөтэй байдаг, гэхдээ харанхуйд анхаарлаа төвлөрүүлэхэд хялбар байдаг шөнийн шар шувууд байдаг. Бүтээмжийнхээ оргил үеийг олж, түүний доторх хамгийн чухал ангилалд багтсан ажлуудыг дуусгахыг хичээ.

5. Анхаарал сарниулах зүйлсийг арилгах

Дараагийн бүлгийн даалгавруудыг гүйцэтгэж эхлэхдээ санамсаргүй мэдэгдэл эсвэл утасны дуудлага танд саад болохгүй эсэхийг шалгаарай. Та ухаалаг утсаа шалгахын тулд тусгай цаг гаргаж болно. Нэг ангиллын даалгавруудыг шийдэж байхдаа бусад зүйлийн талаар бүү бод.

Ямар ажлуудыг бүлэглэж болох вэ

Үнэндээ, ерөнхийдөө, ямар ч. Скотт Янг, зохиолч, программист, бизнес эрхлэгч, багц боловсруулалтын томоохон шүтэн бишрэгч хэд хэдэн жишээг дурдлаа:

• Имэйл."Долоо хоногт 4 цаг хэрхэн ажиллах вэ" номын зохиогч Тим Феррис заримдаа цагт 300 имэйл хүлээн авдаг. Хэдий тийм хэмжээний ч гэсэн тэр тэдэнд өдөрт нэг л удаа хариулдаг, ялангуяа үүнд зориулж цаг гаргадаг.
• Уншиж байна. Ямар ч байсан нэг их юм санахгүй болохоор завсарт нь юм уншаад нэмэргүй. Мэдээллийг анхааралтай авч үзэх нь танд илүү тохиромжтой цагийг өөрөө тодорхойлж, энэ удаад уншихаар захиалаарай.
• Утасны дуудлага. Дуудлага хийх шаардлагатай хүмүүсийн нэр, утасны дугаарыг нэг жагсаалтад бичээрэй. Дараа нь жагсаалтад байгаа бүх нэр дэвшигчдийг нэг дор дууд. Нэгдүгээрт, та дахин утасны ярианд сатаарахгүй. Хоёрдугаарт, та хүмүүсийн завгүй байх өдрийн цагийг сонгож, тантай ярилцах боломжтой болно.
• Амралт, зугаа цэнгэл. Бүх зугаа цэнгэлийг - кино, компьютер тоглоом, алхах - өдрийн эцэс хүртэл шилжүүлээрэй. Энэ нь таныг ажлаа аль болох хурдан дуусгах урам зориг өгөх бөгөөд өнөөдрийн бүх зүйл аль хэдийн шинэчлэгдсэнийг мэдээд тайвшрах нь танд илүү хялбар байх болно.
• Худалдааны аялал. Гэрээсээ гарахын өмнө бүх ажил, худалдан авалт, даалгавраа бөөнөөр нь цуглуулж, нэг дор дуусга. Жишээлбэл, та супермаркет, шуудан, хими цэвэрлэгээ зэрэгт зэрэг очиж болно. Зөвхөн цаг хугацаа төдийгүй бензинийг хэмнээрэй.
• Нийгмийн сүлжээн дэх захидал харилцаа. Орой нь нэг цаг гаргаад онлайн чатлаарай. Үлдсэн хугацаанд сошиал медиа үйлчлүүлэгчийн мэдэгдлийг идэвхгүй байлгаарай.
• Хоол хийх. Та өдөр бүр ямар нэг зүйл хоол хийх хангалттай цаг зав байдаггүй байх магадлалтай. Аз болоход соёл иргэншил бидэнд богино долгионы зуух шиг ийм төхөөрөмжийг бэлэглэсэн. Дараагийн долоо хоногт хоол бэлтгэхийн тулд 1-2 хоног зарцуулж, дараа нь зүгээр л халаана.
• Засвар. Эцэст нь цугларч, гэрийнхээ эргэн тойронд удаан хүлээсэн жижиг ажлуудыг хий. Шатсан гэрлийн чийдэнг солих, хаалганы бариул, дуслын усны цорго зэргийг засах.
• Тусгал. Та байнга бодож, ямар нэгэн зүйл төлөвлөж, зарим асуудлыг шийдэх гэж оролддог ч юу ч бүтдэггүй үү? Скотт Янг яг тодорхой цаг хугацаанд нь хийх гэж бодохыг зөвлөж байна. Долоо хоног бүр 2-3 цаг төлөвлөж, дараа нь юу хийх, ямар зорилгод хүрэхийг хүсч заншаарай.

Тийм ээ, энэ тохиолдолд даалгавруудыг багцлах нь бас ажил юм. Тиймээс, маргаашийн жагсаалтад байгаа зүйлсийг тараахын тулд оройн цагаар илүү тохиромжтой цаг гаргаж өгөөрэй.