Google-ийн хуучин ажилтны Gmail-н 7 зөвлөгөө

2024 Зохиолч: Malcolm Clapton | [email protected]. Хамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн: 2023-12-17 04:05

Хэдэн зуун ирж буй имэйл, таны имэйлийг шалгахад байнга анхаарал сарниулах нь таныг үндсэн үйл ажиллагаандаа анхаарлаа хандуулах боломжийг олгодоггүй бол энэ нийтлэл танд зориулагдсан болно. Google-ийн хуучин ажилтан Рудольф Дутел Gmail-тэй хэрхэн толгой өвдөхгүй зөв ажиллах талаар тайлбарлав.

2011 онд Рудольф Дутел Google-д ажилд орсон. "Google-ийн оффис дахь миний анхны өдөр Харри Поттерыг Хогвартст ирэхтэй адил байсан: чи анхны болзоонд байгаа сургуулийн сурагч шиг маш их санаа зовж, юу хийх нь тодорхойгүй байна" гэж Рудольф дурсав. "Тиймээс надад итгэмжлэгдсэн аливаа ажил, энэ явцад шинэ зүйл сурах боломж олдсонд би баяртай байсан."

Дараагийн хоёр жилд тэрээр компанийн ажилтнуудыг Gmail шуудангийн үйлчилгээ, түүнчлэн корпорацийн борлуулалттай ажиллахад сургах зорилготой байв.

Дутел нь Google-ийн гишүүн байхаа больсон; тэрээр одоо Buffer-ийн ажилтан бөгөөд алслагдсан ажилчдад зориулсан долоо хоног тутмын цахим сэтгүүл болох Remotive төслийн үүсгэн байгуулагч юм. Гэсэн хэдий ч тэрээр хуучин хамт ажиллагсаддаа зааж байсан зарим заль мэхийг ашигласаар байна.

Имэйлээ хэрхэн сургах вэ: Gmail-тэй ажиллах 7 зөвлөгөө

Заримдаа Даваа гарагийн өглөө Inbox-оо нээх нь илчлэлт болдог. Төгсгөлгүй захидлын урсгалыг цэгцлэх нь бие махбодийн хувьд боломжгүй юм шиг санагддаг.

Өнөөдөр цахилгаан, үүрэн холбооны цамхаггүй алслагдсан тосгонд цахим шуудан ашигладаггүй. McKinsey Global Institute-ийн судалгаагаар бид ажлын өдрийн гуравны нэгийг цахим шуудангаар хариулахад зарцуулдаг.

Дундаж мэргэшсэн ажилтан и-мэйл задлан шинжлэхэд хэрэгтэй цагийнхаа 28 хүртэлх хувийг зарцуулдаг. Энэ нь долоо хоногт ойролцоогоор 13 цаг гэсэн үг.

Мэдээжийн хэрэг, би ийм гунигтай статистиктай санал нийлэхийг хүсэхгүй байна. Түүнээс гадна хүн бүр илүү хэрэгтэй зүйлд цаг заваа зориулахыг хүсдэг. Үүний тулд Дутел Gmail, хэрэгсэл, үйлчилгээний чадавхийг туршиж үзэхэд маш их цаг зарцуулж, түүний бодлоор өдөр тутмын хэрэглээнд хамгийн хэрэгтэй долоон зүйлийг онцлон тэмдэглэв. Магадгүй, ажлын захидал харилцаа нь тийм ч урт бизнес биш юм.

1. "Илгээхийг цуцлах" товчийг ашиглана уу

Та "Илгээх" дээр дарсны дараа захидалдаа хэд хэдэн ядаргаатай үсгийн алдаа байгааг анзаарсан уу? Тийм гэдэгт итгэлтэй байна.

Үүнээс хойш айх зүйл алга: танд илгээхээ цуцлах функц байгаа бөгөөд үүнийг ашиглах нь ажлын цагийг нухацтай авч үзэхээр шийдсэн хүмүүст хатуу урьдчилсан нөхцөл юм.

Та "Тохиргоо" → "Ерөнхий" → "Илгээлтийг цуцлах" гэсэн цэс рүү очоод харгалзах функцийн өмнө тэмдэг тавиад функцийг идэвхжүүлж болно. Сонголтоор цуцлах хугацааг 10, 20 эсвэл 30 секундээр тохируулж болно.

Өөрөө туршаад үзээрэй, би хувьдаа таалагдсан!

2. Цаг хэмнэхийн тулд загваруудыг ашигла

Бид хоёр дусал ус шиг бие биетэйгээ төстэй олон тооны ижил төрлийн үсэг бичдэг. Заримдаа бид бусад хүмүүст аль хэдийн бичсэн захидалдаа шинэ захидал бичих үндэс болдог. Жишээлбэл, борлуулагчдын хувьд энэ нь тохиромжтой бөгөөд цагийг ихээхэн хэмнэдэг.

Иймд нэг зүйлийг дахин дахин бичихийн оронд ийм төрлийн мессежийн хэдэн загвар бэлдэж яагаад болохгүй гэж? Эцсийн эцэст, хоёр үг, хэллэгийг солих нь шинээр бичихээс хамаагүй хялбар юм. Хамгийн гол нь дараа нь дахин уншихаа мартаж болохгүй.

Шаардлагатай бол дараа нь ашиглах загвар хариултуудыг бэлтгэж хадгалаарай.

"Хариултын загварууд" функцийг идэвхжүүлэхийн тулд тохиргооны цэсний "Лаборатори" таб руу очно уу.

Энэхүү гайхалтай ашигтай функцийн ачаар Рудольф болон түүний дүү хоёр анхны 1500 Remotive захиалагчтай холбоо барих хаягаа стандарт захидал хэлбэрээр илгээж чаджээ.

3. Офлайн хандалтын функцийг ашиглана уу

Дутелээс бидний сурсан өөр нэг арга бол Gmail-тэй интернетэд холбогдохгүйгээр үргэлжлүүлэн ажиллах явдал юм.

Магадгүй та нарын зарим нь өөрийгөө бүтээлч ажилд бүрэн зориулахын тулд хэсэг хугацаанд бусадтай холбоо таслах дуртай байж магадгүй юм. Гэсэн хэдий ч ихэнх тохиолдолд та техникийн даалгавраа орхисон "Ирсэн имэйл" хавтасгүйгээр зүгээр л хийж чадахгүй. Яаж байх вэ?

Галт тэргээр зорчих, Wi-Fi сүлжээнд төлбөртэй эсвэл хязгаарлагдмал нэвтрэх болон бусад урьдчилан таамаглаагүй нөхцөл байдлын хувьд та "Оффлайн" функцийг ашиглаж болно. Энэ нь танд интернэт холболтгүйгээр имэйл унших, хариулах, хайх, архивлах боломжийг олгоно.

Энэ горим нь зөвхөн шуудангаар зогсохгүй Google Drive болон Google Docs-тэй ажиллах боломжийг олгодог тул энэ нь үнэхээр тохиромжтой.

4. Цаг зав гарахгүй байна уу? Түр зогсоох

Заримдаа ирж буй мессежүүд хайрцагт ар араасаа бууж, залхааж, анхаарлаа төвлөрүүлж буй ажилд сатааруулдаг. Нэг, хоёр, дөрөв, арван шинэ үсэг … Хэрэв чухал зүйл байвал яах вэ?

Дутелийн хэлснээр энэ асуудлыг шийдэх хамгийн сайн шийдэл бол Ирсэн имэйлийг түр зогсоох функц байв. Энэ функцын утга нь маш энгийн: хэрэв та ямар нэгэн чухал зүйлд завгүй байгаа бол ирж буй захидал харилцааны урсгалыг түр зогсоож, санаа зовнилоос ангижирч, үйл явдлаар дүүрэн хуанлигаас ангижрах үед та хүлээн авсан мэт буцаж ирдэг. мэйл таб бүхий хуудас руу нэг секундын дотор очно уу.

5. Шаардлагагүй захидлын жагсаалтаас хас

Таны ажлын имэйл хайрцагт орж ирдэг бүх төрлийн шуудангаас бүрэн ангижрахад хэцүү байдаг. Танд огтхон ч сонирхолгүй зүйлээс яаж салах вэ?

Хэдэн минутын дотор имэйлээ хамгийн сайн зохион байгуулахад туслах хэрэгсэл болох Unroll.me-г үзээрэй. Үйлчилгээнд бүртгүүлсний дараа бүртгүүлсэн захидлын жагсаалтыг нээнэ үү. Дараа нь шаардлагагүй зүйлсээс бүртгэлээ хас.

6. 2 шаттай баталгаажуулалтыг асаана уу

Gmail бидний тухай бараг бүгдийг мэддэг юм шиг байна: бид хэнтэй харилцдаг, хайлтанд ямар зураг хайдаг, "Баримт бичиг" дотор юу хадгалдаг вэ. Энэ бол нэг төрлийн нислэгийн удирдлагын төв, командын үндсэн штаб гэж хэлж болно - бүх холбоосууд нь Ром руу чиглэсэн замууд шиг энд хүргэдэг. Энэ нь юуны түрүүнд аюулгүй байдлыг хангах ёстой гэсэн үг юм.

Хоёр шаттай баталгаажуулалт нь энэ ажлыг шийдвэрлэх хамгийн сайн шийдэл юм. "Хоёр-", учир нь таны мэдээллийг хамгаалахын тулд танд шуудангийн хайрцгийн нууц үг төдийгүй гар утасны програм эсвэл SMS мессежээр шуудангийн хайрцаг руугаа нэвтрэхийг оролдох бүрт танд хүлээн авах өвөрмөц код хэрэгтэй болно.

Рудольф мөн 1Password үйлчилгээнд анхаарлаа хандуулахыг зөвлөж байна.

Dropbox, Facebook, Twitter зэрэг бусад олон алдартай үйлчилгээнүүд мөн 2 шаттай баталгаажуулалтыг ашигладаг.

Дашрамд хэлэхэд, таны мэдээллийн аюулгүй байдлын үүднээс таны Gmail бүртгэлийг хэд хэдэн төхөөрөмж дээр, жишээлбэл, хоёр компьютер дээр зэрэг ашиглахгүй байх нь чухал юм.

7. Илүү мэдээлэл өгөх мэдэгдлүүдийг ашигла

Олон мессенжерүүд нэгэн зэрэг мессежийн хэд хэдэн статусыг ашигладаг: "Илгээсэн", "Хүргэгдсэн", "Уншсан". Facebook гэх мэт зарим газарт эдгээр мэдэгдлийг илэрхийлэхийн тулд дүрсийг ашигладаг.

Gmail үйлчилгээний хувьд ижил төстэй шийдэл байдаг - Sidekick. Энэ бол ажил хайж байгаа эсвэл үйл ажиллагаа нь борлуулалттай холбоотой хүмүүст зориулсан сайн програм юм: илгээсэн имэйлийнхээ статусыг авахад маш тохиромжтой.

Одоо та Gmail-тэй ажиллахдаа аюулгүй байдал, цаг хэмнэх талаар бага зэрэг мэддэг болсон. Туршлагатай мэргэжилтний зөвлөгөө таныг илүү үр бүтээлтэй байхад тусална гэж найдаж байна.