Бизнесийн цахим захидал харилцааны нууц

2024 Зохиолч: Malcolm Clapton | [email protected]. Хамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн: 2023-12-17 04:05

Бид танд Артем Туровецын бизнесийн захидал харилцааны тогтолцооны талаархи нийтлэлийг толилуулж байна. Энэ бол "супер бүтээмжийн арга техник" эсвэл цахим шуудангийн маркетингийн талаархи лекц биш юм. Артём компанийнхаа туршлагаас хуваалцах болно, тэд бүгдэд тухтай байхын тулд цахим шуудангаар ажиллахыг оролдсон.

Имэйл гэж юу вэ? Орчин үеийн бизнесийн ертөнцөд эдгээр нь:

• Чиний царай. Энэ нь цахим шуудангийн тусламжтайгаар та эсрэг талын хүний нүдэнд эерэг дүр төрхийг бий болгож, анхны сэтгэгдлийг сүйтгэж чадна.
• Таны ажлын хэрэгсэл. Гадаад ертөнцтэй харилцах харилцаа нь цахим шуудангаар явагддаг. Тиймээс, энэ хэрэгслийг сайн эзэмшсэнээр та амьдралаа ихээхэн хөнгөвчлөх боломжтой.
• Хүчтэй анхаарал сарниулах. Гадны ертөнц цахим шуудангаар таныг өөртөө татаж, сатааруулж, буруу зам руу хөтлөхийг оролдож байна.

Энэ үүднээс цахим шуудантай хэрхэн ажиллах талаар авч үзье. Энгийнээр эхэлцгээе.

Захидлын загвар

Би Mozilla Thunderbird мэйл клиентийг ашигладаг тул үүнийг жишээ болгон ашиглах болно. Шинэ үсэг үүсгээд талбаруудын жагсаалтад дээрээс доошоо явцгаая.

Хэнд. Хуулбарлах. Нуугдсан хуулбар

Хэн нэгэн мэдэхгүй байж магадгүй, гэхдээ Mozilla-ийн "To"-г "Cc" эсвэл "Bcc" болгон өөрчилж болно.

• Хэнд: бид үндсэн хаягийг эсвэл хэд хэдэн хаягийг цэг таслалаар тусгаарлаж бичнэ.
• Хуулбар: бид захидлыг унших ёстой, гэхдээ хариу хүлээхгүй байгаа хүнд бичдэг.
• Bcc: бид захидлыг унших ёстой хүнд бичдэг, гэхдээ бусад захидал хүлээн авагчдад мэдэгдэхгүй байх ёстой. Энэ нь ялангуяа бизнесийн захидал, тухайлбал мэдэгдлийг бөөнөөр нь илгээхэд тохиромжтой.

Зөв биш бөөнөөр нь илгээхдээ "Cc" эсвэл "To" талбараар дамжуулан хүлээн авагчийг зааж өгнө үү. Жилд хэд хэдэн удаа би "Cc" талбарт 50-90 хаяг хүлээн авагчийг бичсэн захидал хүлээн авдаг. Хувийн нууцыг зөрчиж байна. Таны хүлээн авагчид бүгд ижил төстэй сэдвээр өөр хэнтэй ажиллаж байгааг мэдэх шаардлагагүй. Эдгээр нь бие биенээ таньдаг хүмүүс байвал сайн байна. Жагсаалтад бие биенийхээ талаар мэдэхгүй өрсөлдөгч компаниуд багтсан бол яах вэ? Наад зах нь та тэдгээрийн аль нэгтэй нь хамтын ажиллагаагаа зогсоохын тулд шаардлагагүй тайлбар, дээд тал нь бэлэн байх хэрэгтэй. Ингэж болохгүй.

Зөв Өөрийн нэрээр бөөнөөр нь шуудан илгээж, бүх хүлээн авагчийг "Bcc" талбарт оруулна уу.

Захидлын сэдэв

Сэдвийн мөрийн ач холбогдлыг ихэвчлэн мэргэжлийн захидлын үйлчилгээгээр байгууллагынхаа блогт (заримдаа ухаалаг) бичдэг. Гэхдээ энд ихэвчлэн борлуулалтын захидлуудын талаар ярьж байгаа бөгөөд гарчиг нь "имэйлийг нээх ёстой" гэсэн асуудлыг шийддэг.

Бид өдөр тутмын бизнесийн захидал харилцааны талаар ярилцаж байна. Энд сэдэв нь "захидал болон түүний зохиогчийг хялбархан тодорхойлж, дараа нь олох ёстой" гэсэн асуудлыг шийддэг. Түүгээр ч зогсохгүй таны хичээл зүтгэл танд зөвхөн Re: эсвэл Fwd угтвар бүхий олон тооны хариу үсгүүдийн үйлийн үр хэлбэрээр буцаж ирэх бөгөөд эдгээрийн дундаас та тухайн сэдвээр хүссэн үсгээ хайх хэрэгтэй болно.

Хорин үсэг бол дунд шатны менежерийн нэг өдрийн захидал харилцааны хэмжээ юм. Би бизнес эрхлэгчид, бизнес эрхлэгчдийн тухай огт яриагүй бөгөөд тэдний захидлын тоо заримдаа өдөрт 200 ба түүнээс дээш байдаг. Дахин хэлэхэд: хоосон гарчигтай имэйл бүү илгээ.

Тэгэхээр сэдвийн мөрийг хэрхэн зөв томъёолох вэ?

Бид "Тэнгэр" дээрээ гаднах үсгээр "Тэнгэр" гэсэн сэдвээр бичихийг зөвлөж байна. Дотор нь - угтваргүй гурваас таван үгтэй сэдвийн мөрийн агуулгыг л бичнэ.

Алдаа №1: зөвхөн тухайн компанийн нэр. Жишээлбэл, "Тэнгэр" тэгээд л болоо. Нэгдүгээрт, та энэ эсрэг талтай харилцдаг танай компанийн нэг биш гэдэгт итгэлтэй байна. Хоёрдугаарт, ийм сэдэв нь ямар ч утга авчрахгүй, учир нь танай компанийн нэрийг хаягаас нь харж болно. Гуравдугаарт, захидал харилцааны ийм аргын тусламжтайгаар таны шуудангийн хайрцаг ямар харагдахыг тааварлаарай? Энэ нь иймэрхүү зүйл.

Иймэрхүү сэдвээр хайлт хийхэд тохиромжтой юу?

Алдаа №2: гялалзсан, борлуулалттай гарчиг. Ийм гарчиг бичихийг мэддэг бол сайхан байна. Гэхдээ эдгээр ур чадварыг бизнесийн захидал харилцаанд ашиглах нь тохиромжтой юу? Бизнесийн захидлын сэдвийн зорилгыг санаарай: зарах биш, харин таних, хайх.

Зөв биш	Зөв
Боломжийн үнээр сүх худалдаж авахыг яараарай!	сүх нийлүүлэх арилжааны санал
Бид хувь хэмжээг шалгахын тулд яарах хэрэгтэй! Родион явж байна!	Алена Ивановнатай ашиг сонирхлын талаархи эвлэрлийн актыг батлах тухай
АНХААР! Порфирий Петрович Раскольниковын нууцыг тайлсан бөгөөд бидний асуудлыг шийдэх болно	Зөвлөхөөс ирсэн санал: сэтгэл зүйн хасалт

»

Захидлын текст

Янз бүрийн тохиолдлуудад зориулсан олон бичих гарын авлага байдаг. Жишээлбэл, маш их хэрэгтэй зүйл, үгийн бусад мастерууд. Ерөнхий бичиг үсгийн мэдлэгийг дээшлүүлэх, бичих ерөнхий хэв маягийг сайжруулахын тулд ядаж тэдний нийтлэлийг уншихыг танд зөвлөж байна.

Захидал бичих явцад бид хэд хэдэн шийдвэрийг тууштай гаргах ёстой.

Эелдэг байдлын асуулт … Захидлын эхэнд та "Хонгор Родя минь, хоёр сар гаруйн турш би чамтай бичгээр ярилцаагүй, үүнээс болж би өөрөө зовж, тэр ч байтугай хэлээгүй" гэсэн сэтгэлээр эелдэг, тэр ч байтугай эелдэг байдлаар бүдгэрч болно. дахиад нэг шөнө бодон унт." Ийм оршил бичих цаг хугацаа ч, ярилцагчийн унших цаг хугацааны хувьд ч энэ нь маш эелдэг бөгөөд маш их зардал шаарддаг. Энэ бол бизнесийн захидал, санаж байна уу? Тэмцээнд зориулсан эпистоляр жанрын эссэ биш, Раскольниковын ээжид бичсэн захидал биш, харин бизнесийн захидал.

Бид өөрсдийн болон хүлээн авагчийн цагийг хүндэтгэдэг!

Үзэсгэлэн дээр түр зуурын уулзалтын дараа илгээсэн эхний захидалд л өөрийгөө танилцуулж, танил болсон нөхцөл байдлыг сануулах нь утга учиртай юм. Хэрэв энэ нь хамтын ажиллагааны үргэлжлэл эсвэл одоогийн захидал харилцаа юм бол бид өдрийн эхний үсэг дээр: "Сайн уу, Иван", хоёр дахь болон дараагийнх нь: "Иван, …" гэж бичнэ.

Давж заалдах … Хэд хэдэн хүлээн авагч байвал хэнтэй холбоо барих вэ гэж үргэлж санаа зовдог байсан. Би саяхан Анна хэмээх гурван охинд захидал бичсэн. Ямар ч эргэлзээгүйгээр "Сайн уу, Анна" гэж бичээд усанд ороогүй. Гэхдээ энэ нь үргэлж тийм байдаггүй.

Гурав байтугай долоон хүлээн авагч байгаа ч тэд ижил нэртэй бол яах вэ? Та тэднийг нэрээр нь жагсааж болно: "Өдрийн мэнд, Родион, Пулчерия, Авдотя, Петр Петрович". Гэхдээ энэ нь урт бөгөөд цаг хугацаа шаарддаг. Та бичиж болно: "Сайн уу, хамт олон!"

Би өөрийнхөө хувьд "To" талбарт байгаа хүнийг нэрээр нь дурдахдаа дүрмийг ашигладаг. Мөн хуулбарт байгаа хүмүүст огт өргөдөл гаргахгүй. Энэ дүрэм нь нэгэн зэрэг (нэг!) Захидлын хаяг, энэ захидлын зорилгыг илүү нарийвчлалтай тодорхойлох боломжийг танд олгоно.

Ишлэл … Ихэнхдээ захидал харилцаа нь асуулт, хариулт бүхий захидлын хэлхээ юм - нэг үгээр хэлбэл харилцан яриа юм. Захидлын түүхийг устгаж, хариултаа иш татсан текстийн дээд талд бичихгүй байх нь сайн хэлбэр гэж тооцогддог тул долоо хоногийн дараа энэ захидал руу буцаж ирэхэд та харилцан яриаг доошоо доошоо доошоо унших боломжтой болно.

Зарим шалтгааны улмаас Mozilla-ийн анхдагч тохиргоо нь "Ишлэсэн текстийн ард курсорыг байрлуулах" юм. Би үүнийг "Хэрэгслүүд" → "Бүртгэлийн тохиргоо" → "Бүртгүүлэх, хаяглах" цэсэнд өөрчлөхийг зөвлөж байна. Ийм байх ёстой.

Захидлын зорилго … Бизнесийн захидал нь хоёр төрөлтэй:

• бид зүгээр л ярилцагчдаа мэдэгдэх үед (жишээлбэл, нэг сарын хугацаанд хийсэн ажлын тайлан);
• мөн бид ярилцагчаас ямар нэгэн зүйл хүсэх үед. Жишээлбэл, тэр хавсаргасан төлбөрийн нэхэмжлэхийг батлахын тулд.

Дүрмээр бол мэдээлэхээс илүү олон урам зоригтой захидал байдаг. Хэрэв бид ярилцагчаас ямар нэгэн зүйлд хүрэхийг хүсч байвал энэ тухай энгийн бичвэрээр захидалдаа хэлэх нь маш чухал юм. Үйлдэлд уриалсан дуудлагыг нэрээр нь дуудаж, захидлын сүүлчийн өгүүлбэрийг дагаж мөрдөх ёстой.

Зөв биш: "Порфирий Петрович, би хөгшин эмэгтэйг хэн алсныг мэднэ."

Зөв: "Порфирий Петрович, би хөгшин эмэгтэйг хакердсан, намайг баривчлах арга хэмжээ авч өгнө үү, би зовж зүдэрч байна!"

Энэ захидлыг юу хийх талаар сурвалжлагч яагаад таны өмнөөс бодох ёстой гэж? Эцсийн эцэст тэр буруу шийдвэр гаргаж чадна.

Текст дэх гарын үсэг … Тэр байх ёстой. Түүнчлэн, бүх имэйл үйлчлүүлэгчид гарын үсгийг автоматаар орлуулахыг тохируулах боломжийг олгодог, жишээлбэл, сонгодог "Хүндэтгэсэн, …". Mozilla-д үүнийг Tools → Account Options хэсэгт хийдэг.

Гарын үсэгт холбоо барих, бичихгүй байх нь хүн бүрийн хувийн асуудал юм. Гэхдээ хэрэв та борлуулалттай ямар нэгэн байдлаар холбоотой бол бичихээ мартуузай. Харилцааны үр дүнд тулгуурлан гүйлгээ хийгдээгүй байсан ч ирээдүйд та гарын үсэг зурсан хүмүүсээс амархан олох болно.

Эцэст нь, захидалдаа хариулах дургүй (чаддаггүй, хүсэхгүй, цаг зав гардаггүй) ярилцагчдад зориулсан захидлын үндсэн бас нэг онцлог шинж чанар юм. Захидлын текстэнд өгөгдмөлийг зааж өгнө үү. Жишээлбэл, "Порфирий Петрович, хэрэв та баасан гаригийн 12:00 цагаас өмнө намайг баривчлахаар ирэхгүй бол би өөрийгөө өршөөлд хамрагдсан гэж үзэж байна" гэсэн. Мэдээжийн хэрэг, эцсийн хугацаа нь бодит байх ёстой (баасан гаригийн 11:50 цагт жишээнээс текстийг илгээх ёсгүй). Хүлээн авагч таны захидлыг уншиж, шийдэх чадвартай байх ёстой. Энэхүү "чимээгүй" нь ярилцагчийн хариу үйлдэл үзүүлэхгүй байх хариуцлагаас таныг чөлөөлдөг. Үргэлж энэ функцийг ашиглахдаа ухаалгаар хандах хэрэгтэй. Хэрэв хүн таны захидалд цаг тухайд нь, тогтмол хариу өгдөг бол ийм ультиматум нь түүнийг гомдоохгүй бол түүнийг бага зэрэг дарамталж эсвэл яг одоо захидалд хариу өгөхгүй байх шийдвэр гаргахад хүргэж, харин Баасан гарагийг хүлээх болно.

Хавсралтууд

Захидал нь ихэвчлэн хавсралттай ирдэг: анкет, арилжааны санал, тооцоолол, хуваарь, баримт бичгийн сканнер - маш тохиромжтой хэрэгсэл бөгөөд нэгэн зэрэг түгээмэл алдааны эх сурвалж.

Алдаа: том хавсралтын хэмжээ. 20 МБ хүртэлх хавсралт бүхий имэйлийг ихэвчлэн хүлээн авдаг. Дүрмээр бол эдгээр нь 600 dpi нарийвчлалтай TIFF форматтай зарим баримт бичгийн сканнер юм. Корреспондентийн шуудангийн програм нь энэ хавсралтыг урьдчилж үзэхийг оролдоход дэмий хоосон оролдлого хийснээр хэдэн минут зогсох нь гарцаагүй. Хүлээн авагчийг энэ захидлыг ухаалаг гар утсаараа уншихыг оролдохыг Бурхан хориглосон …

Би хувьдаа ийм захидлуудыг шууд устгадаг. Таны захидлыг уншихаас өмнө хогийн саванд хийхийг хүсэхгүй байна уу? Хавсралтын хэмжээг шалгана уу. Энэ нь 3 МБ-аас ихгүй байхыг зөвлөж байна.

Хэрэв давсан бол яах вэ?

• Сканнераа өөр формат, нягтаршилтай болгож дахин тохируулж үзнэ үү. Жишээлбэл, PDF болон 300 dpi форматаар уншихад хялбар сканнеруудыг олж авдаг.
• WinRar эсвэл 7zip гэх мэт програмуудыг бодоорой. Зарим файлууд төгс шахагдсан байдаг.
• Хэрэв хавсралт нь асар том бөгөөд та үүнийг шахаж чадахгүй бол яах вэ? Жишээлбэл, нягтлан бодох бүртгэлийн бараг хоосон мэдээллийн сан 900 МБ жинтэй. Мэдээллийн үүлэн хадгалалт нь аврах ажилд ирнэ: Dropbox, Google Drive гэх мэт. Mail.ru зэрэг зарим үйлчилгээнүүд асар том хавсралтыг автоматаар клоуд хадгалах холбоос болгон хувиргадаг. Гэхдээ би үүлэн дотор хадгалагдсан мэдээллээ өөрөө удирдахыг илүүд үздэг тул Mail.ru-ийн автоматжуулалтыг би хүлээн зөвшөөрөхгүй байна.

Мөн хөрөнгө оруулалтын талаархи өөр нэг тийм ч тодорхой бус зөвлөмж бол тэдний нэр … Энэ нь хүлээн авагчдад ойлгомжтой, хүлээн зөвшөөрөгдөхүйц байх ёстой. Нэгэнт бид компанид … Федор Михайлович Достоевскийд хаягласан арилжааны санал бэлдэж байсан. Би менежерээс төсөл батлах тухай захидал хүлээн авсан бөгөөд хавсралтад "DlyaFedi.docx" нэртэй файл орсон. Үүнийг над руу илгээсэн менежертэй ийм яриа өрнөв.

-Эрхэм менежер ээ, та энэ хүндтэй хүнд ойртож, Федягийн нүүр царайгаар нэрлэхэд бэлэн үү?

-Яадаг юм бэ, эрхэм хүндэт хүн, хүн бүр түүнийг нэр, овог нэрээр нь дууддаг.

- Та яагаад хөрөнгө оруулалтаа "Для Феды" гэж нэрлэсэн юм бэ? Би түүнийг яг одоо явуулчихвал тэр биднээс энэ CP-д сүх худалдаж авна гэж бодож байна уу?

- Би дараа нь нэрийг нь өөрчлөх гэж байсан …

Яагаад цагийн бөмбөг бэлдэх ёстой вэ - боломжит үйлчлүүлэгч татгалзсан - эсвэл файлын нэрийг өөрчлөх нэмэлт ажлыг өөрөө хийх хэрэгтэй вэ? Яагаад хавсралтыг нэн даруй зөв нэрлэж болохгүй гэж: "Федор Михайлович.docx-ийн хувьд" эсвэл бүр илүү сайн - "KP_Nebo_Topory.docx".

Тиймээс бид имэйлийг "нүүр царай" гэж их бага хэмжээгээр ангилсан. Цаашид цахим шууданг үр дүнтэй ажиллах хэрэгсэл болгон авч үзэж, түүний анхаарлыг сарниулах талаар ярилцъя.

Үсэгтэй ажиллах

Имэйл бол анхаарал сарниулах хүчтэй зүйл юм. Аливаа анхаарал сарниулах зүйлсийн нэгэн адил захидал харилцааг дүрэм журмыг чангатгаж, ажлын хуваарьтай болгох замаар шийдвэрлэх шаардлагатай.

Хамгийн багадаа та шуудан ирсэн тухай БҮХ мэдэгдлийг унтраах хэрэгтэй. Хэрэв шуудангийн клиентийг анхдагчаар тохируулсан бол дуут дохиогоор танд мэдэгдэх бөгөөд цагийн хажууд байгаа дүрс анивчиж, захидлыг урьдчилан харах болно. Нэг үгээр хэлбэл, тэд эхлээд чамайг шаргуу хөдөлмөрөөс салгаж, дараа нь уншаагүй захидал, үл үзэгдэх шуудангийн ангал руу живүүлэхийн тулд бүх зүйлийг хийх болно - амьдралаас хасах ганц хоёр цаг.

Хэн нэгний хүчирхэг хүсэл зориг нь мэдэгдлээр сатаарахгүй байх боломжийг олгодог бөгөөд жирийн хүмүүсийн хувьд хувь тавиланг уруу татаж, тэднийг унтраахгүй байх нь дээр. Mozillla Thunderbird дээр үүнийг "Хэрэгслүүд" → "Сонголтууд" → "Ерөнхий" → "Шинэ мессеж гарч ирэх үед" цэсээр дамжуулан хийдэг.

Хэрэв мэдэгдэл байхгүй бол захидал ирсэн гэдгийг яаж ойлгох вэ?

Маш энгийн. Та өөрөө ухамсартайгаар захидал задлан шинжлэхэд цаг гаргаж, имэйл клиентээ нээж, уншаагүй бүх мессежийг хараарай. Үүнийг өдөрт хоёр удаа, жишээлбэл, үдийн цай болон оройн цагаар, эсвэл албадан зогсох үед, жишээлбэл, замын түгжрэлд хийж болно.

Ихэнхдээ хариу үйлдэл үзүүлэх хугацаа, яаралтай имэйлийн талаар юу гэж асуудаг вэ? Хариулт нь: танд шуудангаар яаралтай захидал байхгүй. Хэрэв та хэрэглэгчийн дэмжлэгийн хэлтэст ажилладаггүй бол (ийм хэлтэс нь шуудантай ажиллах өөрийн дүрэмтэй байдаг).

Хэрэв яаралтай захидал байгаа бол илгээгч нь бусад сувгууд - утас, SMS, Skype-ээр дамжуулан танд мэдэгдэх болно. Дараа нь та шуудангийн клиент рүү зориудаар орж, яаралтай захидал боловсруулах болно. Бүх цагийн менежментийн багш нар (жишээлбэл, Глеб Архангельский "Time Drive"-тай) имэйлд 24 цаг хүртэл хариу өгөх стандартыг тунхагладаг. Энэ бол сайн хэлбэрийн ердийн дүрэм юм - ярилцагчаас имэйлээр шууд хариу хүлээх хэрэггүй. Хэрэв яаралтай захидал байвал илүү хурдан холбооны сувгаар мэдэгдээрэй.

Тиймээс бид мэдэгдлүүдийг унтрааж, одоо цагийн хуваарийн дагуу имэйл клиентийг асааж байна.

Бид шуудан руу орж "и-мэйл задлан шинжлэх" гэх үйлдлүүдийг хийж эхлэхэд юу хийх ёстой вэ? Энэ ажлын эхлэл төгсгөл хаана байна?

0 inbox системийн талаар би зөндөө сонссон ч харамсалтай нь үүнийг хэрэглэж байгаа нэг ч хүнтэй таарч байгаагүй. Би дугуйгаа дахин зохион бүтээх хэрэгтэй болсон. Lifehacker дээр энэ сэдвээр нийтлэлүүд байдаг. Жишээлбэл, "". Доор би тайлбартаа тэг ирсэн имэйлийн системийн талаар ярих болно. Хэрэв GTD багш нар тайлбарыг шалгаж, тайлбарласан системийг нэмж эсвэл сайжруулбал би талархах болно.

Имэйл нь даалгавар төлөвлөгч эсвэл таны үйл ажиллагааны архив биш гэдгийг ойлгож, хүлээн зөвшөөрөх нь чухал юм. Тиймээс "Ирсэн имэйл" хавтас үргэлж хоосон байх ёстой. Ирсэн имэйлээ задлан шинжилж эхэлсний дараа энэ фолдерыг хоослох хүртлээ юу ч бүү зогсоо, бүү сатаараарай.

Ирсэн имэйлд байгаа имэйлийг яах вэ? Та үсэг бүрийг дараалан уншиж, устгах хэрэгтэй. Тийм ээ, зүгээр л сонгоод гар дээрээ Устгах товчийг дарна уу. Хэрэв та захиаг устгаж чадахгүй бол юу хийхээ шийдэх хэрэгтэй болно.

1. Та гурван минутын дотор хариулж чадах уу? Би үүнд хариулах шаардлагатай юу? Тийм ээ, энэ нь зайлшгүй шаардлагатай бөгөөд хариулт нь гурван минутаас илүүгүй хугацаа шаардагдах бөгөөд дараа нь шууд хариулах болно.
2. Та хариулах хэрэгтэй, гэхдээ хариултыг бэлтгэхэд гурван минутаас илүү хугацаа шаардагдана. Хэрэв та имэйлийг даалгавар болгон хувиргах боломжийг олгодог даалгавар төлөвлөгч ашигладаг бол имэйлээ даалгавар болгон хувиргаж, хэсэг хугацаанд мартаарай. Жишээлбэл, би үнэхээр гайхалтай Doit.im үйлчилгээг ашигладаг. Энэ нь танд хувийн имэйл хаяг үүсгэх боломжийг олгодог: та түүн рүү захидал илгээж, энэ нь даалгавар болж хувирдаг. Гэхдээ хэрэв танд даалгавар төлөвлөгч байхгүй бол үсгийг "0_Run" дэд хавтас руу шилжүүлнэ үү.
3. Захидал руу хурдан хариу өгч, үүнийг даалгавар болгон хувиргасны дараа эсвэл энгийн танилцсаны дараа та энэ мессежийг дараа нь юу хийхээ шийдэх хэрэгтэй: устгах эсвэл урт хугацааны хадгалалтанд зориулж хавтаснуудын аль нэгэнд илгээнэ үү.

Энд миний урт хугацааны хадгалах хавтаснууд байна.

• 0_Run. Надад тийм хавтас байхгүй, гэхдээ төлөвлөгч байхгүй бол нарийвчилсан судалгаа шаардсан захидлуудыг энд тавьж болно гэдгийг дахин хэлье. Энэ хавтсыг мөн тогтмол цэвэрлэж байх шаардлагатай, гэхдээ тусгайлан заасан цагт анхааралтай хандах хэрэгтэй.
• 1_Ref. Энд би үндсэн мэдээлэл бүхий захидал бичдэг: янз бүрийн вэб үйлчилгээнээс нэвтэрсэн мэндчилгээний захидал, удахгүй болох нислэгийн тийз гэх мэт.
• 2_Төслүүд. Одоогийн харилцаатай байгаа түншүүд болон төслүүдийн захидал харилцааны архивыг энд хадгалдаг. Мэдээжийн хэрэг, төсөл эсвэл түнш бүрт тусдаа хавтас үүсдэг. Хамтрагчийн хавтсанд зөвхөн ажилчдынх нь захидлаас гадна энэ хамтрагчтай холбоотой "Тэнгэр"-ийн ажилчдын захидлыг давхар тавьдаг. Маш тохиромжтой: шаардлагатай бол төслийн бүх захидал харилцааг хэдхэн товшилтоор авах боломжтой.
• 3_Музей. Энд би устгахад өрөвдмөөр үсгүүдийг шидэж байна, тэдгээрийн ашиг тус нь тодорхойгүй байна. Мөн "2_Projects"-ын хаалттай төслүүдтэй хавтаснууд энд шилжинэ. Нэг үгээр бол хасагдах анхны нэр дэвшигчид "Музейд" хадгалагдаж байна.
• 4_Баримт бичиг. Ирээдүйд нягтлан бодох бүртгэлд хэрэг болохуйц баримт бичгийн цахим дээж бүхий захидлууд, жишээлбэл, үйлчлүүлэгчдийн эвлэрлийн мэдэгдэл, аяллын тасалбарууд энд байна. Энэ хавтас нь "2_Projects" ба "1_Sprav" хавтастай нийтлэг зүйлтэй бөгөөд зөвхөн нягтлан бодох бүртгэлийн мэдээлэл, удирдлагын мэдээлэл "2_Projects" хавтсанд хадгалагддаг. "4_Баримт бичиг" -д - үхсэн мэдээлэл, "2_Төсөл" -д - амьд байна.
• 5_Мэдлэг. Энд би хэсэг хугацааны дараа урам зориг өгөх эсвэл шийдэл олохын тулд буцаж ирэхийг хүсч буй үнэхээр хэрэгтэй шуудангаа л нэмдэг.

Энэ системийн үйл ажиллагаанд чухал ач холбогдолтой мэйл клиентийн бусад тохиргоонууд байдаг. Эхлээд Thunderbird-д мессежийг уншсан гэж тэмдэглэх нүдийг сонгосон байна. Би үүнийг зориудаар хийхийг илүүд үздэг тул тэмдэглэгээ алга болсон! Үүнийг хийхийн тулд "Хэрэгслүүд" → "Сонголтууд" → "Нарийвчилсан" → "Унших ба харуулах" цэс рүү очно уу.

Хоёрдугаарт, бид ашигладаг шүүлтүүрүүд … Өмнө нь би илгээгчийн хаяг дээр үндэслэн захидалыг зохих хавтас руу автоматаар дамжуулдаг шүүлтүүрүүдийг идэвхтэй ашигладаг байсан. Тухайлбал, өмгөөлөгчийн захидлыг “Өмгөөлөгч” хавтас руу шилжүүлсэн. Би хэд хэдэн шалтгааны улмаас энэ аргаас татгалзсан. Нэгдүгээрт: 99% тохиолдолд хуульчаас ирсэн захидал нь төсөл эсвэл түнштэй холбоотой байдаг бөгөөд энэ нь эдгээр түнш эсвэл төслийн хавтас руу шилжих ёстой гэсэн үг юм. Хоёрдугаарт, би мэдлэг нэмэхээр шийдсэн. Та тодорхой захидлыг хаана хадгалахаа өөрөө шийдэх ёстой бөгөөд боловсруулаагүй мессежийг зөвхөн нэг газраас - ирсэн хайрцагнаас хайх нь илүү тохиромжтой. Одоо би шүүлтүүрийг зөвхөн янз бүрийн системүүдийн автомат ердийн үсгүүдийг хавтас болгон ангилахын тулд ашигладаг, өөрөөр хэлбэл шийдвэр гаргахыг шаарддаггүй үсэг. Mozilla Thunderbird-ийн шүүлтүүрийг Tools → Message Filters цэсэнд тохируулсан.

Тиймээс зөв арга барилаар цахим шуудан нь захидал харилцааны хэмжээнээс хамааран өдөрт 10-60 минут зарцуулагдах ёстой.

Тийм ээ, бас нэг зүйл. Та шинэ захидал ирэх тухай мэдэгдлийг аль хэдийн унтраасан байна, тийм үү?;)