"0 ирсэн" - тэг ирсэн имэйлийг хадгалах тодорхой систем

2024 Зохиолч: Malcolm Clapton | [email protected]. Хамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн: 2023-12-17 04:05

Энэ нийтлэлийг уншсанаар та цахим шуудангийн хаан болох болно. Үнэнийг хэлэхэд.

Олон хүмүүсийн хувьд цахим шуудан бол маргаангүй ажлын хэрэгсэл, өдөр тутмын зовлон юм. Хэн нэгэнд ирж буй долоон захидал байгаа бөгөөд тэр даруй тэдгээрийг цэгцлэх болно. Хэн нэгэнд 46 орж ирдэг, гэхдээ тэр дассан тул өдөрт тармуур хийнэ. Хүн бүрийн хувьд өдөрт ирж буй имэйлийн тоонд тодорхой босго байдаг бөгөөд тэр дараагийн өдөр нь боловсруулалтыг хойшлуулалгүйгээр, үүний дагуу цахим шуудангийн хайрцагт бөглөрөл үүсгэхгүйгээр даван туулж чадна. Та энэ босгыг "байгалийн" гэж нэрлэж болно.

Хэрэв хүний боловсруулж чадахаас олон имэйл байгаа бол та имэйлийн менежментэд хандах хандлагаа өөрчлөх хэрэгтэй. Энэ нь босгыг тодорхой тохиолдолд шаардагдах утгыг нэмэгдүүлэх болно. Өдөрт 100 имэйл удирдах шаардлагатай байна уу? Энэ нь та 100 хийж чадна гэсэн үг, шуудантай ажиллахдаа зөв аргачлалыг ашигла. Аль нь? Одоо танд хэлье.

Тухайн хүний шуудангаар ажиллах боломжтойг илтгэх цорын ганц үзүүлэлт бол ажлын өдрийн төгсгөлд ирж буй захидал тэг байх явдал юм. Ирж буй мессежийг чадварлаг боловсруулах гол зарчим бол таны өмнө ямар захидал байгааг ойлгох явдал юм. Эхлээд та үсгийг хэрхэн тодорхой ангилж сурах хэрэгтэй бөгөөд төрөл тус бүрээр юу хийхээ мэдэх хэрэгтэй.

Ирж буй бүх имэйлийг долоон төрөлд хувааж болно.

1. Хариулах шаардлагагүй, унших шаардлагагүй. Ийм захидлуудыг архивлах эсвэл устгах гэсэн хоёр арга бий. Хэрэв та хэзээ ч уншиж байгаагүй өөр мэдээллийн товхимол хүлээн авбал өөртөө сайн зүйл хий - бүртгэлээ цуцлаарай. Ирээдүйд олон арван ийм цахим шуудангаас ангижрахын тулд хийсэн нэг арга хэмжээ. Бид нэг өдрийн дотор захидлын урсгалыг хэрхэн даван туулах талаар сурмаар байна уу? Урсгал бага байвал зохицуулах нь илүү хялбар байдаг. Ямар нэг чухал зүйлийг алдахаас бүү ай. Үнэхээр хэрэгтэй мэдээлэл танд өөр замаар хүрч, таны өмнө дор хаяж нэг удаа гарч ирэх болно.
2. Хавсаргасан файлуудын хамт. Эдгээр нь одоогийн болон ирээдүйн ажилд ямар нэгэн зүйл төлөх шаардлагатай байгаа тухай мэдэгдэл эсвэл мэдээлэл байж болно. Ийм захидалд зориулж тусдаа хавтас үүсгэх нь ашигтай, гэхдээ фанатизмгүй. Хэт олон хавтас байна уу? Хялбарчлах. Дараа нь хэрэгтэй зүйлээ олохын тулд танд мянган хавтас биш, харин шуудангийн хайлтын функцийг ашиглах чадвар хэрэгтэй.
3. Дураараа хариул. Хариулт нь сонголттой мэт боловч заримдаа эелдэг байх нь тустай байдаг. Энд зөвхөн нөхцөл байдлын дагуу ажилла.
4. Танилцах хугацаатай. Уншихад сонирхолтой, гэхдээ шаардлагагүй. Энэ болон өмнөх ангилалд аль болох олон имэйлийг ангилахыг хичээ. Энэ бол шуудангаар үр дүнтэй ажиллах түлхүүр юм.
5. Би өнөөдөр хариулах хэрэгтэй байна. Энд бүх зүйл энгийн байдаг: хэрэв ямар нэг зүйл маш яаралтай байвал, эсвэл ажлын өдрийн төгсгөлд хүлээж аваад хариулаарай.
6. Би хариулах ёстой, гэхдээ өнөөдөр биш. Имэйлийн гоо үзэсгэлэн нь энэ нь чат эсвэл утас биш юм. Хэрэв захидлын толгой хэсэгт үүнийг заагаагүй бол цахим шуудангаар хурдан хариу ирэхийг хэн ч хүлээхгүй бөгөөд хүлээх ёсгүй. Хэрэв тодорхой өдрийг хариу өгөх эцсийн хугацаа гэж нэрлэсэн бол эсвэл та хэр удаан хариулт өгөх шаардлагатайг өөрөө мэдэж, ойлгож байгаа бол ийм захидлыг тохирох хавтсанд байрлуулна уу. Жишээлбэл, "Даваа гаригт хариулах", "Мягмар гарагт хариулах" гэх мэт. Одоо өөртөө "Өглөө, өнөөдрийг хүртэл хойшлуулсан захидал боловсруулах" гэсэн зүйлийг агуулсан шалгах хуудас үүсгэ. Мөн ийм зорилгоор тусгай автоматжуулалтын хэрэгслүүд байдаг: Gmail-д зориулсан, мөн.
7. Ойлгомжгүй захидал. Ангилахад хэцүү үсэг байдаг. Өөрийгөө эргэцүүлэн зовоох хэрэггүй бөгөөд ийм үсгийг дээр дурдсан ангиллын аль нэгэнд ангилахыг өөртэйгөө зөвшөөрч байна.

Энэ ангилалд үндэслэн бидэнд 2, 3, 4, 6-р ангиллын хавтас хэрэгтэй болно.

Имэйлийг үр дүнтэй боловсруулах дүрэм

• Ажлынхаа төгсгөлд 30 минут зарцуулж, ирсэн имэйлээ тэг болго. Энэ нь имэйл бүрт шууд хариу өгөхийг оролдохоос илүү үр дүнтэй юм. Хүмүүс олон ажил хийдэггүй. Анхаарал сарниулах, солих нь бага, илүү үр ашигтай.
• Яаралтай имэйлээр юу хийх вэ? Өдрийн турш ирсэн имэйлээ шалгах интервалыг өөртөө тохируулаарай. Жишээлбэл, цагт нэг удаа. Ирсэн имэйл хайрцагтаа яаралтай чухал имэйл байгаа эсэхийг шалгаад, хэрэв байхгүй бол ажил руугаа буцна уу. Шуудангийн давуу талыг санаарай: энэ нь шууд харилцах хэрэгсэл биш юм. Яаралтай бус цахим шуудангийн аль нэгэнд дурдсан асуудал өдрийн эцэс гэхэд таны оролцоогүйгээр шийдэгдэх эсвэл өдрийн эцэс гэхэд илүү их мэдээлэл авах боломжтой тул асуудлыг хурдан шийдвэрлэх боломжтой болно. ба илүү үр дүнтэй.
• Та шуудангаа шалгахгүй байгаа бол шуудангаа хааж байгаарай. Мэдэгдэлүүдийг унтраа. Ирж буй захидлын тоог сарниулах бодлоосоо өөрийгөө хамгаалаарай. Одоо та өөр ажилтай, шуудангийн цаг хараахан болоогүй байна. Энэ аргын зөв эсэхэд эргэлзэж байгаа мөчид санаж байгаарай: та атомын цахилгаан станцад байхгүй, гэхдээ тэнд байсан ч реактор хэт халсан тухай танд имэйлээр мэдэгдэхгүй байх байсан.
• Захидал боловсруулалтыг хурдасгахын тулд ажлаа цагт нь дуусгах хүслээ ашигла. Тийм ч учраас өдрийн төгсгөлд ирсэн хайрцгийг тэг болгон задлахыг зөвлөж байна. Танд 30 минут байгаа бөгөөд та үүнийг хурдан дуусгахыг хүсч байна. Үндсэндээ энэ нь нэг төрлийн тоглоом болж хувирдаг, гэхдээ та имэйлийн боловсруулалтыг зориудаар хийж болно.
• Богино бөгөөд цэгцтэй бай.
• Эерэг, найрсаг бай. Имэйл нь харилцааг бий болгож, устгаж болно. Хүмүүс үнэхээр чухал асуудлыг шийдэхийн оронд заримдаа өрсөлдөгчөө аль болох нарийн, далд тэнэг гэж нэрлэх оролдлого руу хальтирч, бүхэл бүтэн зохиол дээр үндэслэсэн байдаг. Захидлын үндсэн хэсэгт бага зэрэг тааламжтай хэллэгээр хүлээн авагчид эерэг хандлагыг илэрхийлэхэд сонин зүйл алга. Таны нөхөрсөг байдал танд эргэж ирэх бөгөөд таны захидал харилцаа илүү утга учиртай, үр дүнтэй болно.
• Та үсгүүдийг урвуу дарааллаар бичих хэрэгтэй. Тэгээд л тийм. Хуучин үсгээр эхлэх нь илүү логик юм шиг санагдаж байна, гэхдээ бидний зорилго бол 0 имэйл хайрцаг бөгөөд энэ нь ажлын өдрийн эцэс гэхэд бид хүлээн авсан хамгийн эхний захидалдаа хүрэх болно гэсэн үг юм. Хэрэв та өөрийгөө өөгшүүлж, өнөөдөр хүлээн авсан сүүлчийн захидлаа маргааш үлдээж эхэлбэл бүх техник ажиллахаа болино. Хэрэв та үндсэн дүрмийг дагаж мөрддөггүй бол яагаад сайн захидлын талаар сурахыг хүсч байна вэ? Урьдынх шигээ ажиллаад зов.
• Зөвхөн шаардлагатай захидлуудыг нээж, үлдсэнийг нь архивт илгээх эсвэл устгах. Бид шаардлагагүй зүйлсийн захиалгаа хэтрүүлэн хэрэглэдэг (Lifehacker-ийн захиалга нь эсрэгээрээ маш хэрэгтэй) бөгөөд үүний үр дүнд бид уншихаас илүү их мэдээлэл авдаг. Хүссэн үсгээ хэрхэн ялгах вэ? Нэг энгийн, гэхдээ маш үр дүнтэй дүрэм байдаг: зөвхөн тодорхой хүнд зориулагдсан захидлуудыг нээнэ үү. Үлдсэн хэсэг нь - нөхцөл байдлын дагуу нийтлэлийн эхэнд тайлбарласан ангиллын аль нэгэнд.
• Загвар үүсгэх. Ихэнхдээ имэйлийн хариу нь нэлээд стандарт байдаг, өөрөөр хэлбэл та ижил зүйлийг бичдэг. Та энэ хэллэгийг байнга бичдэг гэдгээ анзаарсан уу? Хурдан хуулж буулгах загвар хийх эсвэл шуудангийн үйлчилгээнд өөрөө үүсгээрэй.
• Хэрэв захидал боловсруулагдсан бөгөөд цаг хугацаа байгаа бол та үүнийг оновчтой ашиглах хэрэгтэй. Бид 3, 4, 6 дугаартай үсгүүдийн ангилалд орж, тэнд бүх зүйлийг эмх цэгцтэй болгодог.

Таны харж байгаачлан зөв эрэмбэлэлт дээр суурилсан энэхүү заавар нь LinkedIn-ийн гүйцэтгэх захирал Жефф Вайнерийн цахим шуудангийн ерөнхий зөвлөмжүүдэд маш сайн нэмэлт юм. Мөн Лео Бабаутагийн цахим шуудангийн 10 зөвлөгөөг бүү алдаарай. Үнэн хэрэгтээ, таны имэйлийг хамгийн их ашиглах нэмэлт олон арга бий. Танд тохирох арга техникийг туршиж үзээд үр дүнд нь дүн шинжилгээ хийж, цахим шуудантай ажиллах үр ашгийг дээшлүүлэх өөрийн зөвлөмжийг сэтгэгдэл дээр үлдээхээ бүү мартаарай.