GTD системийг хэрхэн илүү сайн ашиглах вэ

2024 Зохиолч: Malcolm Clapton | [email protected]. Хамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн: 2023-12-17 04:05

Зохиолч, блогчин Лео Бабаута хэрхэн төлөвлөх, үр бүтээлтэй байхад тань саад болж буй бүх зүйлээс хэрхэн ангижрах талаар тайлбарлав.

Энэ систем яагаад хэрэгтэй вэ

Getting Things Done (GTD) бол Дэвид Аллены ажлыг гүйцэтгэх алдартай систем юм. Үүнийг ашиглахдаа ирж буй бүх мэдээллийг бүртгэж, жагсаалтад хуваадаг. Зорилго нь үнэхээр чухал зүйлд илүү их цаг зарцуулж, ажлаа дуусгах явдал юм.

GTD системийн тусламжтайгаар та маш их амжилтанд хүрч чадна. Тэдгээрийн цөөн хэдэн нь энд байна:

• Та маш олон ажлыг гүйцэтгэдэг.
• Та өөртөө илүү итгэлтэй болно.
• Та ажлаа бага хойшлуулж, анхаарал сарниулахгүй.
• Тэд танд илүү их итгэдэг: бусад хүмүүс таныг үргэлж бүх зүйлийг эцэс хүртэл авчирдаг гэдгийг мэддэг.
• Бизнесийн хатуу хандлага эрэлт хэрэгцээтэй байгаа тул таныг ажилд урьж байна.
• Та илүү сайн болж өөрчлөгддөг - танд юу чухал болохыг ухаарч, сониуч зантай болж, суралцаж, хүмүүстэй бат бөх харилцаа тогтоож, танд саад болж буй хуучин ойлголтын хэв маягаас ангижрах болно.
• Та илүү их орлого олдог.
• Та амжилттай гарааны бизнесийг бий болгох эсвэл гайхалтай компани байгуулах чадвартай.
• Та ном, блог эсвэл лекц дээр санал бодлоо хуваалцаж болно.

Гэхдээ эдгээр бүх ашиг тусыг авахын тулд та системийг хэрхэн үр дүнтэй ашиглах, юу саад болж байгааг олж мэдэх хэрэгтэй. Алдарт Zen Habits блогийн зохиолч, зохиолч Лео Бабаута үүний тулд юу хийх хэрэгтэйг тайлбарлав.

GTD системийг хэрхэн илүү үр дүнтэй ашиглах вэ

Таныг бүтээмжтэй байхад юу саад болж байгааг олж мэдээрэй

Хойшлуулах зуршил. Та даалгавар нь нарийн төвөгтэй учраас түүнд хандахдаа эргэлздэг: эсвэл та үүнийг даван туулж чадахгүй гэж бодож байна, эсвэл та үүнийг огт ойлгоогүй байна. Энэ бол хойшлуулах явдал юм.

Анхаарал сарниулах зуршил. Та эхлүүлж чадсан ч тэр даруй өөр ажил руу шилжсэн. Үүнтэй адил эргэлзээ, эргэлзээ нь таныг илүү хялбар дасгал хийхийн тулд үүнийг хойшлуулах эсвэл зүгээр л цагийг алж эхлэхэд хүргэдэг. Энэ байнгын шилжилт нь төвлөрөл алдагдахад хүргэдэг. Үүний зэрэгцээ та эцэс төгсгөлгүй завгүй байх шиг байна.

Перфекционизм. Та удаан хугацаанд ажилдаа орж чадахгүй, учир нь одоо бол тийм ч тохиромжтой цаг биш. Эсвэл төгс биш байсан учраас дуусгахаа хойшлуулсан.

Жишээлбэл, та блог нээхийг хүсч байгаа ч тэгдэггүй, учир нь та түүнд тохирох платформ, сэдвийг олох хүртлээ танд хангалттай чөлөөт цаг байхгүй бөгөөд гайхалтай санаануудын жагсаалт байхгүй хэвээр байна. Эсвэл та нийтлэл бичсэн бөгөөд үүнийг нийтлэхгүй, учир нь материалыг эцэслэх шаардлагатай хэвээр байна - үнэндээ та зүгээр л зүрхлэхгүй байна.

Байгаль орчин. Хүмүүс таны төлөвлөгөөг нурааж, цаг тухайд нь юу ч хийхгүй, бүх зүйлийг хүндрүүлж, сүйтгэж, гомдоллож, бухимдуулдаг. Мөн бусад хүмүүст найдаж, зорилгодоо хүрэх нь заримдаа хэцүү байдаг. Ихэнхдээ энэ нь зөвхөн өөрийгөө зөвтгөх шалтгаан болдог.

Анхаарал сарниулах зүйлс. Эдгээр нь хүмүүс, аливаа үйл явдал, асуудал юм. Тэд таны ажилд саад болдог. Та ямар нэг зүйлийг хянаж чадна, заримыг нь удирдаж чадахгүй.

Ядаргаа. Та ядарсан, өлссөн, ядарсан, эргэлзсэн эсвэл уйдсан байна. Иймэрхүү бэрхшээлүүд нь анхаарлаа төвлөрүүлж, ажлаа дуусгахад саад болдог.

Энэ тохиолдолд та зүгээр л цэнэглэх хэрэгтэй: унтаж амрах, алхах, бясалгал хийх.

Эсвэл маш их энерги шаарддаггүй ажлуудыг хий: шуудангаа ангилж, захиргааны ажлыг хий. Хэрэв ядаргаа удаан хугацааны туршид ажиглагдсан бол хоолны дэглэм, унтлаа эргэн харах хэрэгтэй.

Айдас, эргэлзээ, арчаагүй байдал, өөртөө эргэлзэх мэдрэмж. Тэд дээр дурдсан ихэнх саад бэрхшээлийн гол цөм нь байдаг.

Илүү үр дүнтэй ажиллахын тулд юу дутагдаж байгаагаа тодорхойл

Сонгосон цэгүүд нь дээр дурдсан асуудлуудын шийдэл байх болно.

Эрэмбэлэх чадвар. Хэрэв та ихэнх цагаа чухал ажилд зориулбал амжилтанд хүрч чадна. Та чухал бус үйлдлүүдээр завгүй байх эсвэл үйл ажиллагааны хооронд байнга сольж байх үед үр дүн багатай байдаг. Та нэг чухал асуудлыг сонгож, зөвхөн түүнд анхаарлаа хандуулах хэрэгтэй.

Аажмаар та ямар ажил, төсөл танд маш их үнэ цэнэтэй болохыг олж мэдэх болно. Нийтлэл бичихээс илүү мессежэнд хариулах нь чухал уу? Таны ажил мэргэжил, аз жаргал, эрүүл мэндэд юу илүү ашигтай вэ?

Бизнесээ зөв эхлүүлэх чадвартай. Зорилгодоо хүрэх замд саад болж буй хамгийн нийтлэг бөгөөд зовлонтой асуудлуудын нэг бол хойшлуулах хандлага юм. Тиймээс даалгавраа дуусгахад хамгийн чухал зүйл бол эхлэх явдал юм.

Эхний, хамгийн жижиг алхам дээр анхаарлаа төвлөрүүл. Аль болох бага. Эхлэхэд хялбар болгох орчныг бүрдүүл. Жишээлбэл, Лео өөрөө гүйх зуршилтай болох хүсэлтэй байхдаа пүүзээ өмсөж, гэрээсээ гарахад л анхаарлаа хандуулдаг байв.

Спринт ажил. Энэ арга нь олон ажил хийх, анхаарал сарниулах асуудлыг даван туулахад тусална. Энэ техникийг мөн Помодоро гэж нэрлэдэг. Энэ нь ажлыг 15-25 минутын богино зайд (спринт) хуваахад үндэслэсэн бөгөөд энэ хугацаанд та өөр зүйлд сатааралгүйгээр зөвхөн нэг ажилд анхаарлаа төвлөрүүлэх хэрэгтэй.

Үүний дараа богино завсарлага хийгдэж, дараа нь та шинэ спринт эхлүүлнэ. Хэрэв та энэ аргыг хэзээ ч хэрэглэж байгаагүй бол өдөрт хэд хэдэн ийм ажлын хэсгийг зохион байгуулж, долоо хоногийн дараа тэдний тоог аажмаар нэмэгдүүлж эхэлнэ.

Даалгаврын жагсаалтын удирдлага. Төвлөрч, төлөвлөсөн бүх зүйлийг даван туулахад тусалдаг. Гэхдээ хэт төвөгтэй болгохгүй байхыг хичээгээрэй. Энгийн төлөвлөлтийн программ олж, ойрын ирээдүйд хийх ёстой бүх зүйлээ бичиж, өдөр бүр ямар ажилдаа анхаарлаа хандуулахаа сонго.

Өдрийн гурван чухал, гурван жижиг ажлыг төлөвлө - энэ тоо таны ажлын өдрийн урт, даалгаврын нарийн төвөгтэй байдал, гүйцэтгэлийн хурд зэргээс хамаарч өөрчлөгдөж болно.

Алдааг хүлээн зөвшөөрөх чадвар. Перфекционизм нь аливаа зүйлийг дуусгахад саад болдог. Тиймээс, ажлынхаа төгс төгөлдөр байдлын талаар бус, дуусгах талаар санаа зов. Зохиолч Анн Ламоттегийн "Эхний муу ноорог" дүрмийг баримтал.

Сайн бичиж эхлэх (мөн үүнийг огт хийж эхлэх) цорын ганц арга бол сул, ашиггүй ноорог зурах явдал гэдэгт тэр итгэлтэй байна. Хэсэг хугацааны дараа та үр дүндээ буцаж очоод өнгөлөх болно.

Тодорхойгүй байдлын горимд ажиллах. Айдас, бэрхшээлүүд таныг байнга зовоох болно. Тиймээс, энэ тодорхой бус байдалд хэрхэн ажиллах талаар сурах нь маш ашигтай байдаг: өөрийгөө хяналтандаа байлгах, даалгавар, дотоод туршлагаасаа нуугдахгүй байх, гомдоллохгүй байх.

Үүнийг хийхийн тулд ард нь ийм зүйл анзаарагдах болгондоо бүх зүйлийг хойш тавьж, өөрийнхөө байдлыг мэдрэхийг хичээ. Хүлээн зөвшөөр. Бие махбодийн мэдрэмжинд анхаарлаа хандуулаарай. Найдваргүй байдал, таагүй байдал зүгээр байгаа эсэхийг шалгаарай. Цаг мөчүүдийг байгаагаар нь үнэлж сур.

Том дүр зургийг харах чадвар. Нэг ажил дээр бүх анхаарлаа төвлөрүүлэх нь нэг хэрэг, нөхцөл байдлыг бүхэлд нь авч үзэх нь огт өөр зүйл юм. Нөхцөл байдлын ерөнхий шинжилгээг өглөө, оройд, мөн өдрийн цагаар хэд хэдэн удаа хийх ёстой - хэрэв та үйл ажиллагааны төлөвлөгөөгөө тохируулах шаардлагатай бол.

Бид бүгд заримдаа анхаарал сарниулж, саад болж, урьдчилан тооцоолоогүй бэрхшээлүүдтэй тулгардаг. Бүтээмжтэй байхын тулд шаардлагатай үед анхаарлаа төвлөрүүлж сурах хэрэгтэй.

Хариуцлагатай байх чадвартай. Юуны өмнө энэ нь зорилгодоо хүрэх замд тулгарч буй бүх бэрхшээлийг бусад хүмүүст буруутгахгүй байх явдал юм. Ажлынхаа хэсгийг бүрэн хариуц.

Удирдагч бай - санаачлага гаргаж, бүхэл бүтэн багийн амжилтыг дагаж мөрдөөрэй, тэр ч байтугай та түүнд харьяалагддаг энгийн ажилтан байсан ч гэсэн.

Нээлттэй харилцаа холбоо. Хүн бүр өөрийн үүрэг хариуцлага, хил хязгаарыг, мөн дагаж мөрдөхгүй байх үр дагаврыг тодорхой ойлгодог. Энэ нь оролцсон хүн бүр илүү хялбар, илүү үр дүнтэй ажиллах боломжтой бүтцийг бий болгоход тусална. Бүх алдаа дутагдлыг үл харгалзан хүмүүст чин сэтгэлээсээ, эерэгээр хандахыг хичээ.

Төлөвлөх чадвартай. Өдрийн тэмдэглэл дэх олон даалгаврууд нь зорилгодоо хүрэхэд ямар ч нөлөө үзүүлэхгүй. Үүний оронд энгийн асуултуудад хариулж хамгийн бага жагсаалт гаргах нь дээр. Чухал ажлуудаа дуусгах өдрийг хэрхэн эхлүүлэх вэ? Хэн ч таны анхаарлыг сарниулахгүйн тулд хэрхэн спринт гүйх вэ? Та ямар хариуцлага хүлээх хэрэгтэй вэ? Захиагаа хэзээ авах нь зүйтэй вэ? Би хэдэн цагт уулзалт товлох ёстой вэ? Та өдрийг хэрхэн үнэлэх вэ?

Хариултууд нь танд өдрийг төлөвлөхөд тусална. Үүнийг төгс болгохын төлөө бүү хичээ. Юу болж байгааг дүн шинжилгээ хийснээр цаг хугацаа өнгөрөхөд та хамгийн сайн сонголтыг олох болно.

Сайжруулалтыг хаанаас эхлэх вэ

Энгийн төлөвлөгөө гарга. Алга болсон бүх ур чадвараа нэг дор эзэмшихийг оролдох шаардлагагүй. Эхлэгчдэд өдөр бүр дасгал хийх эхний дөрвөн зүйлд анхаарлаа төвлөрүүлэх нь дээр.

• Тухайн өдрийн ажлуудыг эрэмбэлэх, тодорхойлох.
• Спринт ажил.
• Бясалгал - айдас, эргэлзээ, найдваргүй байдлыг мэдрэх үед.
• Өдрийн төгсгөлд дүн шинжилгээ хийж, төлөвлөгөөг хянан үзэх.

Юу, яаж хийхээ анхаар. Гарсан төлөвлөгөөгөө таньдаг хүндээ үзүүлээд долоо хоногийн турш өдөр бүр түүнд тайлагнана. Долоо хоног бүр ололт амжилт, сорилт бэрхшээл, шинэ долоо хоног эхлэхэд хэрхэн бэлдэх тухайгаа хуваалцахаа амла.

Орой бүр 10 минут зарцуулж, таны өдөр хэрхэн өнгөрч, төлөвлөгөөнийхөө бүх зүйлийг хийж гүйцэтгэсэн эсэхээ эргэн харж болно. Юу болсон, юу саад болж, урагшлах хөдөлгөөнийг хэрхэн хурдасгах талаар бич.

Цаг хугацаа өнгөрөхөд спринт, бясалгал болон бусад ур чадварууд танд илүү хялбар болно. Дараа нь системээ аажмаар сайжруулахын тулд шинэ, үр дүнтэй арга барилд суралцаж эхлээрэй. Хамгийн гол нь дадлага хийхээ санах явдал юм.