GTD системийг амьдралд хэрхэн үр дүнтэй ашиглах вэ

2024 Зохиолч: Malcolm Clapton | [email protected]. Хамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн: 2023-12-17 04:05

Алхам алхмаар төлөвлөгөө, үүний дагуу та энэхүү бүтээмжийн техникийг амьдралдаа хялбархан хэрэгжүүлж, тэргүүлэх чиглэлээ тодорхойлж, чухал зүйлд үргэлж цаг гаргаж чаддаг.

Энэ материал нь "" нийтлэлийн үргэлжлэл юм. Нэгдүгээрт, энд ашигласан олон ойлголтыг нарийвчлан тайлбарласан тул үүнтэй танилцах нь зүйтэй.

Энэхүү нийтлэл нь GTD-ийг бодит амьдрал дээр хэрхэн хэрэгжүүлэх талаар алхам алхмаар зааварчилгаа юм. Би бичихдээ дараах зарчмуудыг баримталсан.

• Олон талт байдал. Энд тайлбарласан санаанууд нь бүх нийтийнх бөгөөд тэдний тусламжтайгаар хүн бүр өөрийн хэрэглэж байсан үйлчилгээндээ тохирсон GTD системийг өөртөө бий болгоно.
• Энгийн байдал. Систем нь ашиглахад хялбар байх ёстой. Мэдээлэл оруулах, боловсруулах, дараагийн алхмуудыг төлөвлөхөд хамгийн бага цаг хугацаа, энерги зарцуулагдах ёстой. Зөвхөн дараа нь систем урт хугацаанд, тэр ч байтугай урт завсарлагааны дараа ажиллах болно: жишээлбэл, хэрэв та нэг сар амралтанд явах юм бол буцаж ирэхдээ бизнесийн менежментийн арга барилаа сэргээх боломжтой болно.
• Найдвартай байдал. Хамгийн чухал зүйл бол системдээ итгэлтэй байх явдал юм, тухайлбал та төлөвлөсөн зүйлээ мартахгүй, учир нь та зөв цагт сануулга харах болно.
• Чухал зүйлдээ анхаарлаа төвлөрүүл. Энэ систем нь таныг яг одоо хийж байгаа зүйлдээ болон урт хугацаандаа чухал зүйлд анхаарлаа төвлөрүүлэхэд тань туслах ёстой.
• Таашаал. Кейс болон даалгаврын удирдлагын систем нь танд таашаал авчрах ёстой. Жишээлбэл, та ажил дээрээ хэцүү өдрийн дараа буйдан дээр хэвтэхдээ гартаа утсаа бариад жагсаалтаас дуусгасан ажлуудыг давж, үүнээс жинхэнэ таашаал авдаг. Ялангуяа энэ нь таны бүтээмжийн графикийн өсөлтөөр дүрслэгдсэн хэвээр байх үед.

GTD системийн 5 үндсэн үе шат

Үе шат 1. Мэдээлэл цуглуулах

Бүх тохиолдлуудыг, тэр ч байтугай хамгийн жижиг зүйлийг цуглуулах шаардлагатай бол бидний ухамсар цэвэр болж, бид аль болох үр бүтээлтэй ажиллах болно.

Тийм ч учраас хийх ёстой ажлын стандарт жагсаалт нь ажиллахгүй, учир нь ихэнх хүмүүс зөвхөн хамгийн чухал зүйлийг л тэмдэглэж авдаг бөгөөд тийм ч чухал биш хэдэн зуун ажлыг огт тооцдоггүй. Гэхдээ яг ийм жижиг ажлууд нь өөрсдийгөө байнга сануулж байдаг нь тархины нөөцийн ихээхэн хэсгийг ашиглаж, ядрах, стресст хүргэдэг нэмэлт туршлагыг бий болгодог.

GTD системийн чухал зарчмуудын нэг бол бүх ажлыг толгойноосоо бүрэн буулгаж, чухал зүйлийг зөв цагт нь санахад тань туслах найдвартай системд оруулах явдал юм.

Ирж буй мэдээллийг цуглуулахад хамгийн бага тооны сагс байх ёстой гэдгийг анхаарч үзэх хэрэгтэй. Хамгийн тохиромжтой нь нэг. Дараа нь үүнийг зохицуулахад хамгийн хялбар байх болно.

Үе шат 2. Мэдээллийн боловсруулалт

Энэ үе шатанд бид ирсэн имэйл хайрцагт байгаа мэдээллийг боловсруулдаг.

Энэ үе шатанд бид хэрхэн ажиллах гурван сонголт байна:

• Даалгаврыг "Үйлдэл" гэж тэмдэглэж, дуусгах дараагийн алхам, эцсийн хугацааг зааж өгнө. Хэрэв та даалгавраа хэзээ дуусгах ёстойгоо тодорхой ойлгоогүй байгаа бол эцсийн хугацааг зааж өгөхийг алгасаж болно.
• Хэрэв та ямар нэгэн зүйл хийх шаардлагагүй бол мэдээллийг "Лавлах" руу шилжүүлээрэй, гэхдээ энэ нь ирээдүйд хэрэгтэй байж магадгүй юм.
• Мэдээллийг устгаж, энэ нь "Хогийн сав" гэдгийг тодорхойлох: өөрөөр хэлбэл, та үүнтэй юу ч хийх шаардлагагүй бөгөөд энэ нь ирээдүйд ашиггүй болно.

Үе шат 3. Үйл ажиллагааны зохион байгуулалт

Бүх үйлдлүүд дараагийн юүлүүрээр дамждаг.

Шүүлтүүр 1 - "Таслах"

Өөрөөсөө асуулт асуу: би үнэхээр энэ үйлдлийг хийх ёстой юу? Хэрэв эргэлзэж байвал устгана уу.

Шүүлтүүр 2 - "Төлөөлөгч"

Өөрөөсөө асуулт асуу: Хэрэв үүнийг хийх шаардлагатай бол би үүнийг өөрөө хийх ёстой юу? Хэрэв үгүй бол бид хариуцах хүн, эцсийн үр дүн, хяналтын завсрын үе шатууд (зангилааны цэгүүд) болон эцсийн хугацааг зааж өгдөг.

Хэрэв энэ үйлдлийг та өөрөө хийх гэж байгаа бол дараагийн шүүлтүүр рүү очно уу.

Шүүлтүүр 3 - "Үйлдэл"

Өөрөөсөө асуулт асуугаарай: энэ үйлдэл 2-5 минутаас илүү хугацаа шаардагдах уу? Үгүй бол яг одоо хий, толгойгоо чөлөөл. Хэрэв тийм бол бүртгүүлнэ үү.

Систем дэх үйлдлүүд нь дараах төрлийн байж болно.

"Дараах үйлдлүүд" - нэг үйлдлээс бүрдэх энгийн ажлууд (дуудлага хийх, бичих, явах гэх мэт). Жишээлбэл, "Дугуй дээрх өвлийн дугуйг солих" арга хэмжээ нь дараахь энгийн үйлдлүүдээс бүрдэнэ: автомашины үйлчилгээнд залгаж бүртгүүлэх, хуанли дахь цагийг төлөвлөх, зөв цагт автомашины үйлчилгээ рүү явах.

Ийм үйлдлүүдийг газар, нөхцөл байдлын дагуу жагсаалт болгон цуглуулах нь тохиромжтой (контекст жагсаалт). Энэ нь дэлгүүрт байхдаа худалдаж авах шаардлагатай бүх зүйлээ жагсаан бичдэг Дэлгүүрт байгаа жагсаалт эсвэл ажлын дараа орой дуртай сандал дээрээ хийж болох зүйлс, даалгавруудыг нэмдэг In the Chair жагсаалт байж болно.. Эсвэл "даргын асуултууд"-ын жагсаалтад та даргадаа тавих бүх асуултыг бичиж, дараа нь бүгдийг нэг дор шийдэх боломжтой болно.

Би эдгээр бүх үйлдлүүдийг ихэвчлэн "Google Calendar" (товлолт, үйл явдал) эсвэл Todoist үүлэн үйлчилгээнд бүртгэдэг бөгөөд энэ нь ажлыг зохион байгуулахад тохиромжтой.

"Төслүүд" - нэгээс илүү алхам хийх шаардлагатай ажлууд. Төслийг эхлүүлэхийн тулд та түүнийг хэрэгжүүлэх эхний алхмуудыг тайлбарлаж, найдвартай системд сануулах хэрэгтэй. Үүний үр дүнд төсөл нь энгийн үйлдлүүдийн гинжин хэлхээ болж хувирдаг бөгөөд тэдгээр нь тус бүрийг дараагийн таван минутын дотор хийж, үр дүнг нь авах боломжтой.

Би Trello картууд дээр төслүүдээ нийтэлдэг. Карт нь дараахь төслүүдийг байрлуулахад тохиромжтой сав юм.

• төслийн тодорхойлолт, зорилго;
• төслийн талаархи бусад баримт бичгийн холбоос;
• хариуцлагатай хүмүүсийн нэрс;
• эцсийн хугацаа;
• дараах алхмуудыг агуулсан хяналтын хуудас;
• төслийн талаархи санал хүсэлт;
• шаардлагатай файлууд гэх мэт.

Хойшлогдсон үйлдлүүд … Хэрэв бид нэмэлт үйл явдал, мэдээлэлгүйгээр дараагийн үйлдлүүдийг төлөвлөх боломжгүй бол (жишээлбэл, дугуйг ашигтайгаар солих боломжтой машины үйлчилгээний утасны дугаарыг найздаа илгээхийг хүлээж байна) бид ийм үйлдлийг "Хойшлогдсон" хэсэгт байрлуулна. "жагсаалт. Сонголтоор та ямар нэг зүйлийг шалгах сануулагч тохируулж болно.

Ийм хийх ажлын жагсаалтыг мөн контекстийн жагсаалт хэлбэрээр зохион байгуулж болно. Жишээлбэл, туслахдаа өгсөн даалгаврын жагсаалтыг гарга.

"Хэзээ нэгэн цагт" жагсаалт Одоо идэвхтэй үйлдэл хийх шаардлагагүй, гэхдээ бидний ирээдүйд биелүүлэхийг хүсч буй ажлуудыг агуулдаг.

Энэ нь байж болох юм:

• худалдаж авахыг хүссэн ном, видео сургалт, курс;
• эзэмшихийг хүсч буй хэрэгтэй ур чадвар;
• таны очихыг хүсч буй газрууд;
• худалдаж авахыг хүссэн зүйлс.

Та энэ жагсаалтыг үе үе харж, тэмдэглэл хөтөлж, зорилгоо биелүүлэх хэрэгтэй.

Үе шат 4. Тогтмол хяналт

Системийг ажиллуулахын тулд үндсэн ажил, төслүүдийг байнга хянаж байх шаардлагатай бөгөөд цаашид хамааралгүй болсон зүйлийг устгаж, шинээр эрэмбэлж, ажилд илгээх шаардлагатай.

Энэ тоймыг тогтмол байлгахын тулд дараах зөвлөмжийг дагана уу.

• Хяналтанд орохын тулд хуваарьдаа 30-60 минут үлдээгээрэй (эхэндээ долоо хоногт нэг удаа хангалттай байх болно).
• Хяналтын хуудас эсвэл төлөвлөгөө гарга, дараалал нь хаана бичигдсэн, юуны дараа ирдэг вэ. Энэ төлөвлөгөө нь хэтэрхий төвөгтэй байх ёсгүй бөгөөд хянан үзэх нь танд хэтэрхий удаан хугацаа шаардах ёсгүй, эс тэгвээс та үүнийг тогтмол хийхгүй байх болно.

Миний долоо хоног тутмын тоймыг шалгах хуудасны жишээг доор харуулав. Би үүнийг миний хайж буй үйлчилгээ / баримт бичгийг харуулсан үйлдлийн дараалал бүхий хууран мэхлэх хуудасны форматаар хийсэн. Та үүнийг ердийн жагсаалтаар зохион байгуулж эсвэл өөрт тохирсон гар аргаар зурж болно.

Эдгээр хяналтын хуудасны дөрвийг сар бүр хэвлээрэй. Долоо хоног тутмын шалгалтын үеэр тэдгээрийн аль нэгийг нь гартаа авч, жагсаалтаас дууссан зүйлсийг гатлаарай. Энэхүү энгийн дасгал нь таныг эдгээр тоймыг үргэлжлүүлэн хийхэд түлхэц болно.

Үе шат 5. Үйлдлүүд

Долоо хоногийн төлөвлөгөөгөө гаргасны дараа ажил хийх л үлддэг. Даалгавраа дуусгахын оронд зохион байгуулахад хэт их цаг зарцуулдаг GTD-ийн хамгийн том алдаанаас зайлсхий.

Үйлдлээ илүү үр дүнтэй болгох зарим зөвлөмжийг энд оруулав.

1. Долоо хоногийн төлөвлөгөөнд үндэслэн өдрийн төлөвлөгөө гарга. Өдрийг блок болгон хувааж, чухал ажлуудад 2-3 блок, бусад ажлуудад хэд хэдэн блок хий. Блокуудын үргэлжлэх хугацаа дунджаар 60-120 минут байна. Урьдчилан тооцоолоогүй ажлуудад зориулж блокуудын хооронд чөлөөт цагаа оруулаарай.
2. Pomodoro систем дээр ажилла, үүний тулд та утсан дээрээ таймер тохируулж болно. Үүний мөн чанар нь энгийн: ажлын 25-30 минут тутамд таван минутын завсарлага, гурав дахь ажлын блокийн дараа - илүү урт завсарлага (15-30 минут). Нийтдээ 30 минутын гурван блок, таван минутын завсарлагатай, дараа нь 15-30 минутын урт завсарлагатай. Та хэр олон удаа сатаарахаас хамааран өдөрт 2-4 ийм мөчлөг хийж болно.
3. Чухал зүйлтэй блоклох үед бусад хүмүүс болон гадны дуу чимээнд сатаарахгүй байхыг хичээгээрэй (үүнийг хийхийн тулд та чихэвчэндээ анхаарлаа төвлөрүүлэхийн тулд тусгай хөгжим асааж болно).
4. Таны энергийн түвшин хамгийн өндөр (жишээлбэл, өглөөний 7-9 цаг хүртэл) байгааг тодорхойлж, энэ хугацаанд таныг хувийн зорилгодоо ойртуулах хамгийн чухал зүйлсийг хий.
5. Өдөрт хэт олон чухал зүйлийг бүү төлөвлө: 1-3 хангалттай. Өдрийн төгсгөлд төлөвлөгөөндөө хасагдсан ажлуудыг хараад сэтгэл хангалуун байж, маргаашийнхаа ижил бодит төлөвлөгөөг гаргах нь чухал юм.