Мэйл хэрхэн удирдах вэ: TED-ийн ажилтнуудын 10 зөвлөгөө

2024 Зохиолч: Malcolm Clapton | [email protected]. Хамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн: 2023-12-17 04:05

TED-ийн ажилтан Майкл Макуатерс өөрийн блог дээрээ ирсэн имэйлээ эмх цэгцтэй байлгах 10 зөвлөгөөг хуваалцжээ.

Хэрэв та TED-ийн редактор, менежер биш юмаа гэхэд түгжрэлтэй шуудантай харьцах аргуудын талаар ярьж чадах уу? Тэдний хэлж буйгаар тус компанид өдөр бүр хэдэн зуун захидал ирдэг бөгөөд зарим ажилчдын ирж буй имэйлийн тоолуур аль хэдийн мянга давсан байна.

TED UX Architect Майкл МакУотерс энэ асуудлыг шийдэх 10 шийдлийг санал болгож байна.

Ирээдүйд танд одоогийнхоос илүү цаг байхгүй болно

Олон хүмүүс ирээдүйд хэзээ нэгэн цагт үүнийг хийхэд илүү их цаг гарна гэж итгэдэг учраас шуудангаа хойшлуулж байгааг Майкл анзаарчээ. Тэгэхгүй. Таны ажил эрхлэлтийн түвшин дараагийн долоо хоног, сар, жилдээ хэвээр байх магадлалтай. Та үүнд баярлаж ч магадгүй. Гэхдээ шуудангийн хувьд ижил хэмжээний хугацаа байх болно. Тиймээс яг одоо түүнтэй ажиллаж эхэл.

Эхнээс нь эхлүүлэхийг хичээ

Үүнийг хийх хоёр арга бий:

1. Хэд хэдэн алхмаар цаг гаргаад имэйлээ цэвэрлэхээр очно уу. Танд хичнээн имэйл байгаагаас хамааран тэдгээрийг арилгахын тулд танд арав хүртэлх дамжуулалт хэрэгтэй болно. Хэрэв энэ нь хэцүү байвал ажлыг 15 минутын хэд хэдэн хэсэг болгон хуваа.
2. Хагархай гэж яв. Гурав, дөрвөн цагийг хойш тавьж, Inbox-оо цэвэрхэн, эмх цэгцтэй байлгах хамгийн тохиромжтой газар болго.

Өдөр бүр бага зэрэг цаг гарга

Майклын хувьд энэ бол төлөвлөгөөний хамгийн хэцүү хэсэг юм. Та өдөр бүр хэд хэдэн удаа имэйлтэйгээ ажиллах шаардлагатай болно. Тэрээр дөрвөн цаг тутамд 15 минут зарцуулж, зөвхөн ирсэн имэйлдээ анхаарлаа хандуулахыг зөвлөж байна.

Хэрэв үсэг нь тийм ч чухал биш бол - устга

Их бага чухал захидал бүрийг дараа нь шийдвэрлэхийн тулд тусдаа хавтас руу илгээх уруу таталт байдаг. Гэхдээ захидал яг одоо таны анхаарлыг татах ёсгүй бол устга.

Шаардлагагүй захидлын бүртгэлийг цуцал

Надад сонирхолгүй имэйлийг шууд устгаснаар би ихэвчлэн нүгэл үйлддэг. Майкл илүү ангилалтай:

Хэрэв мэдээллийн товхимол танд сонирхолгүй байвал захидлыг устгаад зогсохгүй бүртгэлээ цуцал.

Үсэг бүрийн доод хэсэгт "Бүртгэлээ цуцлах" эсвэл Бүртгэлээ цуцлах товчлуур байна. Үүнийг зааврын дагуу хэрэглээрэй. Мөн илүү олон удаа байх тусмаа сайн. Та мөн бидний энд ярьсан Unroll.me үйлчилгээг ашиглаж болно. Энэ нь таныг шаардлагагүй шуудангийн бүртгэлээс автоматаар хасна.

Хэрэв мессеж таны имэйл хайрцагт байгаа бол уншина уу

Хэрэв захидал баталгаажсан бөгөөд та бүртгэлээ цуцалж, тэр даруй устгаагүй бол уншина уу. Хэрэв богино бол шууд уншаарай. Хэрэв энэ нь урт бол өмнө нь үүсгэсэн Уншсан хавтас руу имэйл илгээж, илүү их чөлөөт цаг гарвал буцаж очно уу. Хэрэв та өөртөө үнэнч байвал бүх захидлын хамгийн бага хувь нь энэ хавтсанд унана гэж Майкл үзэж байна.

Богино имэйлд шууд хариулах нь дээр

Хэрэв таны илгээсэн и-мэйл хурдан хариу өгөх шаардлагатай бол … даруй хариу бичнэ үү. Битгий хүлээ. Хариугаа илгээсний дараа имэйлийг устгана уу. Хэрэв захидалд өөр хүлээн авагч руу илгээсэн хуулбар байгаа бөгөөд тэр таны хариултыг мэдэх шаардлагагүй бол түүнийг хүлээн авагчдаас хас.

Хэрэв тэд илүү чадварлаг хариулж чадвал хамтран ажиллагсаддаа имэйл илгээ

Жаахан тайлбар бүхий имэйлийг дахин чиглүүлж, ирсэн имэйл хайрцагаасаа устгана уу.

Ангилах завгүй байгаарай

Аливаа шуудангийн үйлчилгээ нь хэрэглэгчдэд хавтас үүсгэх боломжийг олгодог. Энэ нь түгжрэлтэй шуудантай тэмцэх хамгийн сайн хэрэгсэл юм. Би ажил, зураг, хичээл, бусад зүйлсийн хавтас үүсгэсэн. Майкл "Төсөл", "Бусад", "Дараа нь хариулах" хавтас хийхийг санал болгож байна. Хамгийн гол нь танд тав тухтай байх явдал юм.

Зөв програмыг сонго

Миний хувьд Mailbox ийм программ болсон. Майкл бас түүнийг сонгосон. Гэхдээ олон сонголт бий. Та Lifehacker хайлтанд "мэйл" гэсэн үг болон үйлчлүүлэгч хайж буй үйлдлийн системийн нэрийг оруулж болно. Танд тохирох зүйл олно гэж би амлаж байна.

Үр дүн

Хэрэв та нийтлэлийг уншиж чадаагүй бол (яагаад гэдгийг хэлээрэй) бүх алхамуудын товч жагсаалтыг энд оруулав.

1. Ирсэн имэйлээ хэд хэдэн үе шатанд задал.
2. Захиа ирсэн даруйд нь юу хийхээ шийдээрэй.
3. Захиагаа үе үе цэвэрлэ.
4. Шаардлагагүй шуудангийн бүртгэлийг цуцал.