Ажилчдыг бичиг баримтгүйгээр бизнес аялалд хэрхэн явуулах вэ: хувийн туршлага

2024 Зохиолч: Malcolm Clapton | [email protected]. Хамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн: 2023-12-17 04:05

Бид танд бизнес аялалд тулгарч буй гол бэрхшээлүүдийн талаар ярьж, тэдгээрийг хэрхэн шийдвэрлэх талаар тайлбарлаж байна.

Асуудал №1. Зөвшөөрлийн систем удаашралтай

Аялал бүр бол миний зуучлагчийн үүрэг гүйцэтгэдэг олон тооны захидал харилцаа юм. Мессеж илгээхэд маш их цаг хугацаа шаардагддаг бөгөөд үүнээс гадна хэд хэдэн хүн нисэх үед төөрөлдөх, алдаа гаргах тохиолдол гардаг.

Нэг удаа би ажилтнаа буруу ойлгоод буруу нислэгийн тийз авахаар тохиролцсон. Энэ нь буцаан олгогдохгүй байсан тул компани зөв огноотой хоёр дахь тасалбар авахад мөнгө зарцуулж, 10 мянга орчим рубль алдсан.

Асуудлыг яаж шийдэх вэ

Богино: үйл явцыг автоматжуулах.

Аялал жуулчлалын онлайн захиалга хийх үйлчилгээ нь энэ ажлыг даван туулж байна - би үүнийг туршиж үзсэн. Үүнийг бизнес аялал төлөвлөх, агаарын болон галт тэрэгний тийз худалдан авах, зочид буудал захиалах зэрэгт ашиглаж болно. Үйлчилгээнд холбогдох, ашиглахын тулд төлбөр төлөх шаардлагагүй.

Энэ үйлчилгээг зөвхөн дарга, оффисын менежер төдийгүй компанийн бүх ажилчид ашиглах боломжтой. Хэрэглэгчийн тоонд хязгаарлалт байхгүй тул бизнес аялалаар явж байгаа бүх залуусын мэдээллийг OneTwoTrip for Business дээрх Lifehacker-ын профайл руу шууд оруулав. Та үүнийг гараар эсвэл XLS болон CSV файлуудаас нэмж болно. Үүнийг хийхийн тулд "Ажилчид" хэсэгт "Импорт" товчлуур байна.

Хэрэглэгч нэмэхдээ Орос, гадаад паспортын мэдээллийг нэн даруй оруулах боломжтой бөгөөд ингэснээр дахин бөглөхгүй байх боломжтой.

Ажилтан бүрийн хувьд та аяллын хязгаарлалт тогтоож, нэвтрэх эрхийг хязгаарлаж болно. Жишээлбэл, нэг захиалгад хязгаар тогтоож, гурван од хүртэлх зочид буудлыг сонго. Ажилтан гарахад түүний профайлыг хаадаг. Тэр хувийн данс руугаа орох боломжгүй ч түүний тухай бүх түүх, тайлан үлдэх болно.

Энэ нь миний ажлыг ихээхэн хөнгөвчилсөн: ажилтан өөрийн хувийн данс руу нууц үгээрээ нэвтэрч, хүссэн нислэг, зочид буудлаа сонгож, төлбөр төлөхгүйгээр захиалж болно. Тасалбарыг тохиролцохын тулд та Telegram руу дэлгэцийн агшин илгээх шаардлагагүй: захирал нь администраторын хувьд "Захиалга" хэсэгт бүх ажилчдын захиалга, захиалгыг хардаг.

Асуудал №2. Өндөр зардал

Бид тасалбарыг хямд худалдаж авахын тулд аялалаа урьдчилан төлөвлөхийг хичээдэг. Энэ нь үргэлж үр дүнд хүрдэггүй нь үнэн.

Асуудлыг яаж шийдэх вэ

Богино: Аялал жуулчлалын онлайн үйлчилгээгээр дамжуулан тасалбар болон зочид буудлуудыг хэмнээрэй.

Бизнесийн OneTwoTrip нь онгоцны тийз нь хувь хүмүүсийнхтэй ижил эсвэл хямд байхыг баталгаажуулдаг.

Өндөр эргэлт, агаарын тээврийн компаниуд болон зочид буудлуудтай шууд гэрээ байгуулснаар хэмнэлт гардаг.

Энэ сайт нь янз бүрийн төсөвт зориулсан 2 сая орчим орон сууцны сонголтыг санал болгодог: зочид буудал, орон сууц, дотуур байр. Хамгийн алдартай 1000 гаруй нь OneTwoTrip for Business-тэй өөрийн гэсэн харилцаатай байдаг. Хэрэв үйлчлүүлэгчид шаардлагатай объект системд байхгүй бол үйлчилгээ нь хүсэлтийн дагуу түүнтэй гэрээ байгуулж болно.

Төлөвлөгөөгөө баталж, аялалыг зөвшөөрсөн тохиолдолд тасалбарыг хоёр товшилтоор худалдаж авах боломжтой. Үгүй бол захиалгаа цуцална уу. Бүх агаарын тээврийн компанийн үнэнч картууд хүчинтэй тул та миль хуримтлуулж болно. Энэ үйлчилгээ нь банкуудтай сурталчилгаа зохион байгуулдаг: жишээлбэл, корпорацийн картаар худалдан авалт хийсэн тохиолдолд бэлэн мөнгө буцааж өгөх боломжтой.

Асуудал №3. Урт тасалбар, тооцоо

Билет, зочид буудлыг менежертэй тохиролцсоны дараа би агаарын тээврийн компани болон зочид буудалтай холбогдож төлбөрийн нэхэмжлэхийг хүлээн авна. Байгууллага бүр хуулийн этгээдийн төлбөрийн өөрийн гэсэн дүрэмтэй байдаг: хаа нэгтээ та цахим шуудангаар бичих хэрэгтэй, хаа нэгтээ компанийн дэлгэрэнгүй мэдээлэл бүхий Excel файлыг бөглөх хэрэгтэй - вэбсайт дээрх маягт. Би бичиг баримт авахын тулд утсаар дахин дахин залгах шаардлагатай болсон. Энэ нь маш их цаг хугацаа шаарддаг бөгөөд тасалбар олгох нь заримдаа хэдэн өдөр болдог. Зарим компани хуулийн этгээдэд огт нэхэмжлэх гаргадаггүй. Ийм тохиолдолд та худалдан авалтаас татгалзаж, өөр нислэг эсвэл зочид буудал хайх хэрэгтэй.

Асуудлыг яаж шийдэх вэ

Богино: бизнес аялал зохион байгуулах үйлчилгээний вэбсайт дээр нэг нэхэмжлэхийн хамт тийз, зочид буудлын төлбөрийг төлөх.

Бизнест зориулсан OneTwoTrip дээр би болон зохих хандалттай бусад ажилчид хувь хүмүүс шиг хялбархан билет болон зочид буудлуудыг захиалж, төлж болно. Бүх үйл явц нь 2-3 минут болно: та хувийн дансаа оруулаад огноо, очих газраа бөглөж, хүссэн нислэгээ сонгоно уу. Паспортын мэдээлэл, урамшууллын картын дугаарыг оруулах шаардлагагүй бөгөөд жагсаалтаас ажилтнаа сонгоход автоматаар ачаалагдах болно.

Нэмж дурдахад та нарийн төвөгтэй маршрут гаргах эсвэл аяллаа илүү уян хатан зохион байгуулах боломжтой. Жишээлбэл, нэг өдөр янз бүрийн агаарын тээврийн компаниудтай нисээрэй: өглөө нь Ульяновскоос Москва руу Аэрофлотоор, орой нь Победа руу буцаж очно. Онлайн үйлчилгээ нь янз бүрийн агаарын тээврийн компаниудын тийзийг нэг дарааллаар "нааж" чаддаг тул үүнийг зөвшөөрдөг. Хэрэв та аялалаа өөрөө зохион байгуулбал энэ тохиолдолд илүү их цаг хугацаа шаардагдана: хоёр агаарын тээврийн компанитай захидал харилцаа, төлбөрийн хоёр нэхэмжлэх, хоёр дахин их хаалтын баримт бичиг.

Та тасалбар болон зочид буудлын төлбөрийг хоёр аргаар төлж болно: барьцаа болон корпорацийн банкны карт ашиглан. Би хадгаламж ашигладаг - та "Данс" хэсгээс нэхэмжлэх замаар ямар ч хэмжээгээр урьдчилан нөхөх шаардлагатай. Худалдан авалт нэн даруй хийгддэг бөгөөд зөвхөн банкны ажиллах цагаар биш юм.

Аливаа асуудал гарвал та үйлчилгээний тусламжийн багтай холбогдож болно. Тэрээр өдөр бүр ажилладаг бөгөөд орой эсвэл амралтын өдрүүдэд давагдашгүй хүчин зүйл тохиолдсон ч тусламж үзүүлэх болно.

Асуудлын дугаар 4. Баримт бичгийг хаах

Бизнес аялал нь тасалбар худалдаж авах, зочид буудлын захиалгаар дуусахгүй. Хаалтын баримт бичгийг бэлтгэхийн тулд илүү их хүчин чармайлт гаргах шаардлагатай. Тэдгээрийг зөвхөн цаасан хэлбэрээр илгээдэг агаарын тээврийн компани болон зочид буудлаас тусад нь хүсэх ёстой. Ихэнхдээ ачаа шуудангаар ирдэггүй, алга болдог. Энэ нь тайлангийн хугацаанд илчлэгдсэн тул та хаалтын баримт бичгийг хуулбарлаж чадах хэн нэгнийг яаралтай хайх хэрэгтэй.

Асуудлыг яаж шийдэх вэ

Богино: Бизнесийн OneTwoTrip хаалтын баримт бичгийг бүрдүүлэхийг даалга.

Нэхэмжлэх, тайлан бүхий Бизнест зориулсан OneTwoTrip-д бүх зүйл илүү хялбар байдаг. Сар бүр бид бүх үйлчилгээний акт, НӨАТ-тай зочид буудлуудын нэхэмжлэхийг улирал бүр хүлээн авдаг - тохирлын акт. Бүх нэхэмжлэх, тайлангуудыг "Баримт бичиг" хэсэгт хадгална. Та нарийн бичгийн дарга, нягтлан бодогч, менежер гэсэн ажилтнуудын аль нь хандах боломжтойг тохируулах боломжтой. Баримт бичгүүдэд таны хувийн дансанд хадгалах хугацаа хязгаарлагдахгүй бөгөөд хүссэн үедээ ашиглах боломжтой.

Хамгийн гол нь юу вэ

Бизнес аялал зохион байгуулах нь мөнгө, цагийг хэмнэдэг. Үйлчилгээ нь танд дараах боломжийг олгоно:

• агаарын тээврийн болон зочид буудлуудтай урт захидал харилцаанаас татгалзах;
• аялалыг даргатай шууд зохицуулах;
• хамгийн ашигтай нислэг, байрны сонголтыг захиалах;
• тасалбар, зочид буудлыг нэг дор 2-3 минутын дотор гаргах;
• нэхэмжлэхийг хүлээхгүйгээр тасалбарыг төлөх;
• хаалтын баримт бичгийг бэлтгэх, хадгалах ажлыг хялбарчлах.