Inbox Zero арга нь уншаагүй олон мянган имэйлтэй тэмцэх хамгийн сайн арга юм

2024 Зохиолч: Malcolm Clapton | [email protected]. Хамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн: 2023-12-17 04:05

Ирсэн имэйлээ хоосон байлгах нь амархан. Энэ нь таныг илүү бүтээмжтэй байхад туслах бөгөөд чухал мессежүүдийг хэзээ ч алдахгүй байх болно.

Таны ирсэн имэйл хайрцагт байнга өлгөгдсөн олон уншаагүй имэйлүүд хэнийг ч сандаргана. Хэрэв та олон бизнесийн хамтрагч, хамтран ажиллагсадтай бол захидал харилцаанд ордог бол имэйлийн хайрцагаа цэвэр, эмх цэгцтэй байлгахад л хангалттай.

JotForm-ийн гүйцэтгэх захирал Айтекин Танк бол Inbox Zero нэртэй имэйлийг зохион байгуулах сонирхолтой арга юм. Нэрнээс нь харахад энэ арга нь ирсэн имэйлээ хоосон байлгах явдал юм.

Ерөнхийдөө Танк шинэ зүйл зохион бүтээгээгүй. Inbox Zero-г зохиолч, блогчин Мерлин Манн эртнээс бий болгосон бөгөөд энэ нь батлагдсан, алдартай арга юм. Баримт бичигтэй ажиллах ижил төстэй аргыг Дэвид Аллен "Хэрхэн эмх цэгцтэй болгох вэ" номондоо дүрсэлсэн байдаг. Танк үүнийг Gmail вэб интерфэйст тохируулсан.

Aytekin Tank бизнес эрхлэгч, JotForm-ийн үүсгэн байгуулагч, гүйцэтгэх захирал

Би өдөр бүр олон зуун имэйл хүлээн авч, илгээдэг. Гэхдээ өдрийн эцэст миний шуудангийн хайрцаг байнга хоосон байдаг. Надад захидал харилцаагаа зохицуулах нарийн бичгийн дарга байхгүй. Би Inbox Zero хэмээх зарчмыг баримталдаг. Энэ хэцүү биш.

Tank нь Inbox Zero аргын ашиг тусыг жагсаав.

• Ирсэн имэйл хайрцаг хоосон байвал та чухал мессежийг алдахгүй.
• Та хүлээн авагчдаа удаан хүлээлгэхгүй, учир нь та тэдний захидалд шууд хариу өгөх боломжтой.
• Хэдэн зуун, мянган уншаагүй захидал таны шуудангийн хайрцагт хуримтлагдахгүй.
• Та үнэхээр чухал ажлуудад илүү их цаг хэмнэж, цахим шуудангаар олон цагийг үрэхгүй.

Бүх захидлуудаа нэгийг нь ч устгахгүйгээр нямбай хадгалдаг олон хүнийг би мэднэ. Үүний үр дүнд тэдний ирсэн имэйлийн хайрцаг нь твиттер хуудас шиг болж эхэлжээ. Энэ нь тав тухтай биш юм. Та имэйлд байнга төөрөлдөх болно.

Айтекин танк

Та Gmail ашиглаж байна гэж бодъё, гэхдээ энэ аргыг ямар ч ISP (Hotmail, Yandex, Yahoo) эсвэл имэйл клиент (Outlook, Thunderbird, эсвэл Sylpheed) дээр тохируулах боломжтой. Уншаагүй мессежийн хадгаламжийг авч үзээд эхэлцгээе.

1. Шуудангийн хайрцгаа хоосло

Тиймээс Inbox Zero аргын тусламжтайгаар та шийдэмгий ажиллах ёстой. "Ирсэн имэйл" -ийг нээж, тэнд хуримтлагдсан бүх үсгийг сонгоод бүгдийг нэг дор архивлана. Зарим хүмүүсийн хувьд энэ нь үнэхээр галзуурсан мэт санагдах боловч Танк үүнийг хийхийг зөвлөж байна.

Та хоосон шуудангийн хайрцгаас эхлэх хэрэгтэй. Хэрэв таны ирсэн имэйл хайрцагт хэдэн арван мянган имэйл байгаа бол энэ гарын авлага танд тус болохгүй. Тиймээс бүх зүйлийг архивлаж, цэвэр хуудаснаас эхэл.

Айтекин танк

2. Цахим шуудангаа он цагийн дарааллаар боловсруул

Энэхүү эрүүл зуршлыг бий болгохын тулд тодорхой хэмжээний сахилга бат хэрэгтэй. Та имэйлээ боловсруулахдаа хамгийн хуучин мессежээс эхэлж, хамгийн сүүлийн үеийн мессеж хүртэл ажилла. Ингэснээр та он цагийн дарааллыг баримталж, төөрөлдөхгүй.

Gmail дээрх имэйлийг удирдахад тань туслах хоёр функц байдаг:

Автомат шилжүүлэгчийг асаана уу. Үүнийг хийхийн тулд "Тохиргоо" → "Ерөнхий" хэсгийг нээж, "Автоматаар солих" хэсгийг олоод идэвхжүүлнэ үү. Одоо имэйлд хариу бичих эсвэл архивлах үед Gmail таныг ирсэн имэйл хайрцаг руу буцаахгүй, харин дараагийн имэйлийг харуулах болно. Ингэснээр та захидлуудыг хүлээн авсан дарааллаар нь нэг нэгээр нь, анхаарал сарниулахгүйгээр боловсруулах боломжтой болно.

Хэрэв танд байхгүй бол "Илгээх, архивлах" товчийг идэвхжүүлнэ үү. "Тохиргоо" → "Ерөнхий" хэсгийг нээгээд "Хариултаар "Илгээх, архивлах" гэсэн зүйлийг хайж олоорой. Энэ нь таны цагийг хэмнэх болно. Эцсийн эцэст, хэрэв та захидалд аль хэдийн хариулсан бол Ирсэн имэйл хайрцагтаа хадгалах нь утгагүй юм, тийм ээ? Илгээх товчийг дарснаар имэйл автоматаар архивлагдах болно.

Мөн энд бас нэг чухал зүйл байна:

Имэйлийг чат болгон ашиглаж болохгүй. Байнга иш татсан захидлуудаас урт хариултын хэлхээ үүсгэхээс илүү муу зүйл байхгүй. Хэрэв танд ярих шаардлагатай бол мессенжер, Slack чат эсвэл утсаар холбогдоно уу. Үүнд цахим шуудан тохиромжгүй.

Айтекин танк

3. Хариулт - архив

Inbox Zero аргын гол дүрэм бол таны ирсэн имэйл хайрцаг таны имэйлийг хадгалах газар биш юм. Ирсэн имэйл дэх бүх имэйлийг нэн даруй боловсруулах ёстой. Тэдгээрийг нэг нэгээр нь уншаад, хэрэв мессеж нь хариу өгөх шаардлагатай бол хариу бичиж, архивлах, эсвэл мессеж нь хариу өгөх шаардлагагүй бол зүгээр л архивлана.

Хэрэв та имэйлд шууд хариу өгөх боломжгүй бол хоёр сонголт байна:

• Үүнийг өөрийн зохион байгуулагч програмд хадгална уу. Энэ нь Evernote, OneNote эсвэл зарим төрлийн ажлын менежер байж болно. Хөтөлбөр танд зөв цагт хариултаа бичихийг сануулахын тулд огноог тохируулаарай.
• Хэрэв та тэр даруй хариу бичих боломжтой, гэхдээ хүлээн авагч хэсэг хугацааны дараа хариуг хүлээн авах ёстой бол Gmail-ийн хойшлуулсан хүргэх функцийг ашиглана уу. Outlook, Thunderbird болон бусад үйлчлүүлэгчид ижил зүйлийг хийх боломжтой.

4. Зүгээр л хий

Бүх зүйл агуу, хүчирхэг Дэвид Аллены зарлигийн дагуу байдаг. Хэрэв имэйлд хэдэн минут шаардагдах үйлдэл шаардлагатай бол яг одоо хий. Захиа хийх ажлын жагсаалт руугаа бүү хуулж ав. Ирсэн имэйлдээ бүү орхи.

Төлбөр хийх шаардлагатай бол яг одоо хий. Хэрэв та хамтран ажиллагсаддаа санал хүсэлтээ илгээх шаардлагатай бол шууд илгээнэ үү. Хэргийг хоёрхон минут зарцуулвал хойшлуулах нь утгагүй.

Айтекин танк

5. Гарын товчлолыг ашиглах

Гарын товчлол нь имэйлийг боловсруулахад зарцуулсан цагийг эрс багасгадаг. Тэдгээрийн тусламжтайгаар та хулганы курсорыг нааш цааш хөдөлгөх шаардлагагүй. Танк гурван товчийг санаж, ашиглахыг зөвлөж байна:

• E товчлуур нь мессежийг хурдан архивлах боломжийг олгодог. Бид уншаад, Э-г дарж, архивласан. Энэ бол энгийн.
• R товчлуурыг хурдан хариу бичихэд ашигладаг. Хэрэв та захидалд хариулах шаардлагатай бол дарж, хариултаа оруулаад Enter дарна уу.
• F товчлуур нь бусад хүлээн авагч руу захидал илгээдэг.

Танд өөр товчлуур хэрэггүй гэж би бодож байна. Gmail дээр би зөвхөн гурван гарын товчлол ашигладаг. Бусад бүх зүйлийн хувьд хулгана байдаг. Гэхдээ эдгээр товчлуурууд нь танд хамгийн түгээмэл имэйлийн гурван үйлдлийг хурдан гүйцэтгэх боломжийг олгодог бөгөөд ингэснээр танд маш их цаг хэмнэх болно.

Айтекин танк

6. Шүүлтүүрийг тохируулах

Имэйлийн шүүлтүүрүүд нь танд маш их ажлыг гүйцэтгэдэг гайхалтай хэрэглүүр юм. Та тэдгээрийг нэг удаа тохируулахад хангалттай бөгөөд тэд танд маш их цаг хэмнэх болно.

Хэрэв та Ирсэн имэйл хайрцагтаа чухал биш захидлуудыг (Интернэт үйлчилгээний мэдэгдэл, автомат шуудан гэх мэт) байнга олж хардаг бол тэдгээрийн бүртгэлийг цуцлах эсвэл эдгээр захидлуудыг автоматаар архивлах шүүлтүүрийг тохируулаарай.

7. Ирсэн хайрцаг хоосон байна - захидал хаах

Та ажилдаа анхаарлаа төвлөрүүлэх гэж байгаа бол цахим шуудангаар байнга сатааруулж болохгүй. Тиймээс дараах дүрмийг баримталцгаая: Таны ирсэн имэйл хайрцаг хоосон үед Gmail таб эсвэл имэйл клиентээ хааж, дараагийн хэдэн цагийн турш имэйлээ март. Зүгээр л завгүй бай.

Ирж буй бүх имэйл мэдэгдлийг унтраа. Тэд маш их анхаарал сарниулдаг.

Та хэдхэн цагийн дараа имэйлээ дахин нээж, тэнд хуримтлагдсан мессежүүдийг боловсруулж, дараа нь ажилдаа эргэн орох боломжтой. Inbox Zero аргын зорилго нь ирж буй имэйлд анхаарлаа сарниулахгүй байх явдал юм. Та шуудангийн хайрцгаа удирдах ёстой болохоос биш.

Айтекин танк

Хэрэв та Inbox Zero техникийг туршиж үзсэн бөгөөд танд юу авсанаа хэлэхэд бэлэн байгаа эсвэл илүү сайн аргыг санал болгохыг хүсвэл сэтгэгдэл дээр бичээрэй.