Үйлчлүүлэгчид болон түншүүдийг хэрхэн айлгахгүй байх вэ: имэйл бичихдээ муу зуршлууд

2024 Зохиолч: Malcolm Clapton | [email protected]. Хамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн: 2023-12-17 04:05

Имэйл бичихдээ бидний гаргадаг зарим алдааг хүлээн авагч анзаарахгүй өнгөрдөггүй. Өөрийгөө энгийн хүн гэж харуулахгүйн тулд хамгийн бүдүүлэгийг нь шалгаарай.

Ажил дээрээ олон хүмүүс хариулах ёстой асар олон тооны цахим шуудангийн дайралтанд өртдөг. Мэдээжийн хэрэг, ийм хэмжээний ажлыг даван туулж, чадварлаг хийх нь маш хэцүү байдаг. Гэсэн хэдий ч үнэхээр зайлсхийх ёстой бүдүүлэг алдаанууд байдаг.

Захиагаа уран зохиолын шилдэг бүтээл болгохын тулд цахим шуудангийн ёс зүйн үндсэн дүрмийг эзэмших шаардлагагүй. Энэ бол туйлын ашиггүй юм. Харин мэргэжлийн бус байгааг илтгэдэг зуршлаасаа салж чадвал бизнес чинь хамаагүй дээрдэх болно.

Имэйл мессеж бичихэд ямар алдаа гардаг вэ?

1. "Яаралтай" тэмдгийг урвуулан ашиглах

Хэрэв та сургаалт зүйрлэл дээрх “Чононууд! Чоно!” Тэгээд бүх үсгүүд дээр “Яаралтай” гэсэн тэмдгийг тавь, тэгвэл тун удахгүй хаяг хүлээн авагчид таныг нухацтай авч үзэхээ болино. Танд яаралтай хариу өгөх шаардлагатай үед хэн ч энэ тэмдэглэлд анхаарлаа хандуулахгүй.

2. Хэт их албан бус байдал

Харилцааны хэв маягийг сонгох нь та болон ярилцагч хоёрын харилцааны чанараас хамаарна. Хэт их албан бус байдал нь мэргэжлийн ур чадвар дутмаг байгааг илтгэнэ.

Анхаарлын тэмдэг, эмотикон, өнгөт бичвэр, гоёмсог фонт, интернет хэллэг, товчилсон үгтэй болгоомжтой байхыг хичээ. Тэд туршлагатай ажилтны дүр төрхийг бүрдүүлэхэд тань туслахгүй нь гарцаагүй.

Мөн зарим хүмүүс товчилсон үгсийг сайн ойлгодоггүйд анхаарлаа хандуулаарай. Гадаадынхан болон бусад үеийнхэнтэй харилцах өнгө аясыг онцгой анхааралтай сонгох хэрэгтэй.

Бизнесийн захидал уншихад хялбар байх ёстой гэдгийг санаарай. Үүнийг хийхийн тулд Arial, Calibri эсвэл Times New Roman фонтуудыг ашиглан хэмжээг 10 эсвэл 12 нэгж болгон тохируулна уу. Өнгөний тухайд хар бол хамгийн сайн сонголт юм.

3. Хэт хүйтэн өнгө аястай харилцах

Үүний зэрэгцээ хүлээн авагч нь роботтой харилцаж байгаа мэт санагдах ёсгүй. Бодит хүмүүсийн зарим цахим шуудан нь машины мессежинд хариулж байгаа мэт харагддаг.

Хэрэв та захидалдаа өөрийнхөө зан чанар, урам зоригийг олж харвал энэ нь таны хүлээн авагч дахь бизнесийн ярилцагчийн эерэг дүр төрхийг бий болгоход тусална. Хамгийн гол нь үүнийг хэтрүүлж болохгүй.

4. "Бүгд хариулах"-ыг буруугаар ашиглах

Имэйл мессеж нь тухтай чат биш юм. Хэрэв та хэсэг бүлэг хүмүүст илгээсэн мессеждээ хариу бичиж байгаа бол "Бүгд рүү илгээх" товчийг дарахаас өмнө таны хариулт үнэхээр сонирхолтой бөгөөд энэ бүлгийн бүх хүмүүст хэрэгтэй эсэхийг шалгаарай.

5. Илгээгчийн зөвшөөрөлгүйгээр мессеж дамжуулах

Ядаж хэлэхэд ядаргаатай. Эсвэл энэ нь таны итгэлийг мэдэгдэхүйц бууруулж болзошгүй юм.

Юу нийтлэх нь хамаагүй. Та даргаасаа тухайн үйлчлүүлэгчийг дурьдсан үйлчлүүлэгч рүү мессеж илгээхийг хүсч болно. Эсвэл зарим нэг хувийн мэдээлэл агуулсан имэйл хүлээн авагчдын гинжин хэлхээнд хамт ажиллагсдаа оруулах уруу таталтыг та эсэргүүцэж чадахгүй. Ямар ч тохиолдолд илгээгчийн зөвшөөрөлгүйгээр үүнийг хийх ёсгүй.

6. Захидлын сохор нүүрстөрөгчийн хуулбарыг илгээх

Та хэн нэгэнд захидлын сохор хуулбарыг илгээх үед ярилцагч нь "Та ийм хуулбарыг өөр хэнд илгээсэн бэ?" гэсэн бодол төрдөг. Энэ нь үл итгэх байдлыг бий болгож, ямар нэг зүйлийг нууж байна гэсэн мэдрэмжийг төрүүлдэг.

Хэрэв та дамжуулагчийн дотор байх ёсгүй хэн нэгэнд имэйл дамжуулахыг хүсвэл хүссэн текстээ хуулж аваад тусдаа шинэ мессеж болгон буулгана уу.

7. Сэдвийн алдаатай үг хэллэг

Хэрэв та "Энэ бол би", "Сайн байна уу" эсвэл "Таны мэдээлэлд" гэх мэт зүйлийг "Сэдвийн сэдэв" хэсэгт оруулбал энэ нь хүлээн авагчид захидлын агуулгын талаар ямар ч ойлголт өгөхгүй. Үүний үр дүнд таны мессежийг уншихгүй байх магадлал өндөр байна.

Хэрэв та бизнесийн захидал харилцааг явуулж байгаа бол таны захидлын сэдэв богино, товч бөгөөд үнэн зөв байх ёстой. Хэрэв хүлээн авагч таны түүнд юу бичиж байгааг шууд ойлговол тэр таны захидлыг уншиж, илүү хурдан хариулах болно.

8. Хувийн мессежийг буруугаар ашиглах

Хошигнол, сэтгэл хөдөлгөм түүх, урам зориг өгөх ишлэлүүд нь заримдаа маш тохиромжтой байдаг. Гэвч олноор нь тэд хүлээн авагчийг хурдан ядраадаг. Хамтран ажиллагсдынхаа цахим шуудангийн хаягийг ямар ч утгагүй мессежээр бүү бөмбөгдөөрэй. Эрт орой хэзээ нэгэн цагт хүлээн авагчид ийм захидлуудыг уншихгүйгээр зүгээр л устгаж эхэлнэ.

9. Ширүүн хариултууд

Захидалдаа хүлээн авагчид ийм хариу үйлдэл үзүүлэх ёстой байсан ч гэсэн шударга уур хилэнгээ илэрхийлэх уруу таталтыг эсэргүүц. Та багцаа хэдэн сар хүлээсэн ч гэсэн. Зүгээр л битгий хий. Хүмүүс бүдүүлэг байдлаа үргэлж санаж байдаг бөгөөд энэ нь таны бизнесийн дүр төрхөд сөргөөр нөлөөлнө.

Харин таны уурыг хүргэсэн хүлээн авагч руу илгээх гэж буй мессежээ бичиж, Нооргийн хавтсандаа хоёр өдрийн турш үлдээгээрэй. Дараа нь үүнийг засаж, бүдүүлэг хэллэгийг устгана уу. Ингэснээр та мэргэжлийн ур чадвараа харуулж чадна.

10. Танил

Хэрэв та мессеж хүлээн авагчийг сайн мэддэг бол заримдаа хэд хэдэн сайхан магтаал хэлэх боломжтой. Гэхдээ энэ нь таны бизнесийн түнш эсвэл үйлчлүүлэгч бол эелдэг, болгоомжтой харилцаж байгаарай. "Удахгүй уулзъя!" гэх мэт захидлыг дуусгах. Энэ тохиолдолд энэ нь тохиромжгүй болно.

11. Инээдтэй цахим шуудангийн хаяг ашиглах

Хуурамч, бүдүүлэг эсвэл үнэхээр инээдтэй хаягууд нь таны мессежийг хүлээн авагчдын сөрөг анхаарлыг татах болно. Хэрэв та [email protected] шуудангийн хайрцгаа салгаж чадахгүй бол бизнесийн захидал харилцааны тусдаа данс үүсгэнэ үү.

12. Олон тооны үсгийн алдаа

Таны утаснаас мессеж илгээх нь таныг имэйлээ алдаа шалгах үүргээс чөлөөлөхгүй. Хэрэв та нэг үсэгт нэгээс олон үсгийн алдаа гаргавал өөрийгөө сайн талаас нь харуулахгүй. Хэрэв та замдаа мессеж илгээх шаардлагатай бол илгээхээсээ өмнө сайтар нягталж үзэх нь маш чухал юм.

13. Өглөө эрт мессеж илгээх

Заримдаа та эрт босоод хангалттай үр бүтээлтэй байх үед ажил хэргийн захидал харилцаанаас аль болох хурдан салахыг эрмэлздэг. Гэсэн хэдий ч ихэнх хүлээн авагчид захидал илгээх цагийг анхаарч үздэг. Хэрэв та өглөөний гурван цагт мессеж илгээх юм бол хамгийн сайндаа таныг ажил хөдөлмөр эрхэлдэг, хамгийн муу нь бүрэн эрүүл биш хүн гэж үзэх болно.

Хэрэв та шөнө дунд урам зориг олж авбал зүгээр л ноорог хэлбэрээр захиагаа хадгалж, ажлын цагаар илгээнэ үү.

14. Хэт урт үсэг зохиох

Ихэнх хүмүүс текстийг уншихгүйгээр зүгээр л мессежийг сканнердаж байна. Захиа бичихдээ үүнийг анхаарч үзээрэй. Том блокууд нь уншихад хэцүү байдаг тул мессежээ жижиг догол мөр болгон хуваа.

Жагсаалтыг ашиглах. Тэд таны захидлыг илүү унших боломжтой болгоно. Нэмж дурдахад та мессежийнхээ хамгийн чухал хэсгийг налуу эсвэл тодоор тодруулж болно.

Эдгээр алдаанаас зайлсхий, тэгвэл та өөрийнхөө тухай сайхан сэтгэгдэл төрүүлж чадна, энэ нь таны карьерт хувь нэмэр оруулах нь дамжиггүй.