Уулзалтыг үр дүнтэй болгохын тулд хэрхэн товлох вэ

2024 Зохиолч: Malcolm Clapton | [email protected]. Хамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн: 2023-12-17 04:05

Цагаа бүү үр.

Та уулзалтанд дургүй байж болох ч та уулзалт хийх хэрэгтэй. Энэ бол аливаа компанийн ажлын урсгалын салшгүй хэсэг юм. Уулзалтын цагийг илүү ашигтай, хурдан болгох нэг арга бол тэдгээрийг сайтар төлөвлөх явдал юм. Эдийн засгийн ухааны доктор Ольга Демьяновагийн “Хурдан, үр дүнтэй уулзалтууд. Бэлтгэлээс эхлээд хүссэн үр дүнд хүрэх хүртэл."

"Alpina PRO" хэвлэлийн газрын зөвшөөрлөөр Lifehacker хоёрдугаар бүлгээс хэсэгчлэн нийтэлж байна.

Уулзалт нь өөрөө асуудал биш юм. Тэд бүр зайлшгүй шаардлагатай бөгөөд эрх мэдлийн удирдлагын шинж чанар юм. Та удаан үргэлжилсэн ашиггүй, үр дүнгүй цугларалтаас салах хэрэгтэй.

Уулзалтын хамгийн түгээмэл хэлбэрүүд:

• долоо хоног бүр;
• стратегийн;
• ажилчид;
• тайлагнах;
• төлөвлөлтийн уулзалт;
• тархины шуурга;
• бизнесийн яриа, уулзалт;
• товч танилцуулга.

Эдгээр бүх төрлийг дөрвөн үндсэн бүлэгт хувааж болно.

1. үргэлжлэх хугацаагаар: хурдан (30 минут хүртэл) ба удаан үргэлжилсэн (нэг цагаас илүү);
2. оролцогчдын тоогоор: 10 хүртэл хүн ба түүнээс дээш;
3. зорилгоор: ажлын, улс төрийн болон мэдээллийн;
4. цаг хугацаагаар: төлөвлөсөн болон төлөвлөөгүй.

Уулзалтын хуваарь гаргахад шаардлагатай шинж чанарууд

Юу төлөвлөх вэ:

• зорилго;
• хэлэлцэх асуудал;
• уригдсан хүмүүсийн жагсаалт;
• хуваарь;
• мэдээллийн материал;
• протокол хөтлөх үүрэгтэй;
• илтгэл тавих хугацаа.

Юуны өмнө удирдагч хурлын зорилгыг анхаарч үзэх ёстой. Энэ бол хэлэлцэх асуудал, оролцогчдын жагсаалт, цаг хугацаа, дүрэм журмын эхлэлийн цэг юм.

Уулзалтын гол зорилго:

1. Шинэ мэдээлэл - мэдээллийн уулзалтад:

• чухал мэдээ, бодлогын өөрчлөлт;
• төлөвлөгөө, стратегийн хэлэлцүүлэг;
• богино хугацааны таамаглал;
• шинэ бүтээгдэхүүн, арга барилыг танилцуулах;
• төсвийн хэлэлцүүлэг;
• боловсон хүчний асуудал.

2. Үйл явдалд хяналт тавих, үйл ажиллагааны шийдвэр гаргах - ээлжит хуралдаанд:

• гол эрсдэл, хүндрэл;
• ахиц дэвшлийг үнэлэх параметрүүд;
• гол үйл явц, шаардлагатай өөрчлөлтүүдийн үнэлгээ;
• юу болж байгааг хэлэлцэх: юу сайн болж байна, юуг сайжруулах шаардлагатай байна;
• үйл ажиллагааны гол сургамж, үр дүн;
• хүчин чармайлтыг зохицуулах;
• харилцаа холбоо.

3. Урам зориг - бүтээлч уулзалт, шинэ арга барилыг хөгжүүлэх, багийг бүрдүүлэх:

• үйл ажиллагааны сэдэл;
• хамтын шийдвэр гаргах;
• хувь хүний болон хамтын амжилтыг хүндэтгэх.

Тиймээс зорилго нь уулзалтын төрөл, түүнийг зохион байгуулах загварт нөлөөлдөг. Жишээлбэл, мэдээлэл өгөх хуралдаан нь оролцогчдын тоо, үргэлжлэх хугацаа зэргээрээ ялгаатай байдаг. Тогтмол нь төлөвлөсөн шинж чанартай, илүү хурдан бөгөөд цөөн тооны оролцогчтой байдаг. Бүтээлч уулзалтууд нь тусгай бэлтгэл шаарддаг: тавилга зохион байгуулах (ихэвчлэн тусдаа ширээ), цай, кофе, албан бус орчин; хувцас кодыг дагаж мөрдөхийг шаарддаггүй.

Уулзалтын асуултуудад зориулсан Эйзенхауэрын матриц

Уулзалт бол чухал шийдвэр гаргаж, бэрхшээлийг даван туулах индэр гэдгийг санах хэрэгтэй. Эйзенхауэрын матриц бол бүх асуудал, асуултуудыг цуглуулдаг талбар юм. Тэдгээрийг ач холбогдол, яаралтай байдлаар нь ангилдаг.

	Яаралтай	Бүү яар
Чухал	А	Б
хамаагүй	C	Д

А квадрат: чухал бөгөөд яаралтай асуудлууд

Чухал, яаралтай асуудлуудын талбай хоосон эсвэл жижиг байх ёстой. Энэ нь та эцсийн хугацаатай танилцаж байгааг илтгэнэ. Хэрэв ийм тохиолдол олон байвал энэ нь эмх замбараагүй байдлын шинж юм. Квадрат болгож болох тохиолдлуудын жишээ:

• таны чиг үүрэгт шууд хамааралтай, таны гүйцэтгэлд нөлөөлөх тохиолдол;
• бүтэлгүйтэл нь асуудал үүсгэж болзошгүй тохиолдол;
• багийн эрүүл мэнд, сэтгэлзүйн уур амьсгалтай холбоотой асуудал;
• багийн аюулгүй байдалд нөлөөлж буй асуудлууд;
• үр дүнг зохицуулах эсвэл удирдлагадаа танилцуулах шаардлагатай тохиолдлууд.

Б квадрат: чухал боловч яаралтай асуудал биш

Даалгавар, асуудал яаралтай биш, хэзээ дуусгах ёстойг тодорхой заагаагүй тохиолдолд гүйцэтгэгч өөрөө цагийг зааж өгдөг. Энэ квадрат нь таны аж ахуйн нэгжийн үйл ажиллагаатай холбоотой бүх зүйл, таны тогтмол хийдэг зүйлүүд багтдаг бөгөөд дүрмээр бол тэдгээрийг хэрэгжүүлэх нь тухайн аж ахуйн нэгжийн ерөнхий хуваарьтай холбоотой байдаг (жишээлбэл, эцсийн боловсруулалт бэлтгэх). мэдээлэх). Тодорхой цаг хугацаа шаардсан судалгааны даалгавруудыг мөн ийм тохиолдлуудад хамааруулж болох ч ажил дуусах хүртэл хөдөлмөрийн зардал тодорхойгүй байна. Нэг, хоёрдугаар талбайн даалгаврыг байнга хянаж байх ёстой тул хурлын хэлэлцэх асуудалд оруулах нь зүйтэй.

С квадрат: яаралтай боловч чухал биш бизнес

Эдгээр нь анхаарал сарниулах зүйл юм. Ихэнхдээ тэд чухал ажлуудад анхаарлаа төвлөрүүлэхэд саад болж, үр ашгийг бууруулдаг. Зорилгоо үргэлж санаж, чухал, хоёрдогчийг ялгаж сур.

Энэ квадрат руу орох нь зүйтэй:

• талаас хэн нэгний ногдуулсан уулзалт, хэлэлцээр;
• харьяа албан тушаалтнуудын шийдэж чадах асуудлыг хэлэлцэх;
• бизнесийн бус асуудлыг хэлэлцэх;
• хийсвэр сэдвүүдийн хэлэлцүүлэг.

D талбай: яаралтай бус, чухал биш асуудлууд

Энэ ангилалд хамаарах тохиолдлууд таныг төсөлд сурталчлахгүй, гэхдээ тэдгээр нь дээр ажиллахад саад болж байна.

• огт ашиг авчрахгүй байх;
• тэдэнтэй огт харьцахгүй байх нь ашигтай;
• Цаг иддэг хүмүүс.

Зорилго бүрийн хувьд удирдагч дараахь асуултуудыг тавьдаг.

• Хэлэлцэж буй асуудлын талаарх мэдээлэл, мэдлэг хэнд байна вэ?
• Энэ асуудал хэний эрх ашгийг хөндөж байна вэ?
• Шийдвэр хэнээс хамаарах вэ?
• Хэлэлцэх мэдээллийг хэн мэдэх шаардлагатай вэ?
• Гаргасан шийдвэрийг хэн хэрэгжүүлэх вэ?

Та төслийн уулзалтыг төлөвлөхдөө 99/50/1 аргачлалыг ашиглаж болно.

Удирдагч төслийн гурван чухал цэг дээр уулзалт зохион байгуулдаг.

• эхэнд - бүх оролцогчдыг төслийн хурдад оруулах, бүлгийн багийг бүрдүүлэх;
• завсрын шатанд - хийсэн ажлын үр дүнг хэлэлцэх, шаардлагатай бол нэмэлт өөрчлөлт оруулах;
• барианы шугам дээр, нийт эзлэхүүний 1% -ийг биелүүлэх шаардлагатай үед - урьдчилсан дүгнэлтэд зориулж.

Энэ цаг хугацаа нь танд уулзалтад цагаа илүү сайн ашиглахад тусална.

Хэлэлцэх асуудал

Хэлэлцэх асуудал бол хурлаар шийдвэрлэх ажлын төлөвлөгөө юм. Илтгэл бүрийн цагийг тодорхой тодорхойлж, хэлэлцүүлэгт тусад нь цаг гаргаж, бүх оролцогчдын санал хүсэлтийг өгөх шаардлагатай.

Уулзалтын цагаа төлөвлөхдөө дараахь зүйлийг анхаарч үзэх хэрэгтэй.

• хэлэлцэх асуудлын ач холбогдол;
• гүйцэтгэл бүрийн хугацаа;
• шаардлагатай бол завсарлага;
• Нэмэлт чухал мэдээлэл авах цаг хугацааны 20%.

Хэлэлцэх асуудлыг бүх хуралд оролцогчдод илгээдэг.

Илтгэлийн цаг хугацаа, онцлогийг тусгасан хэлэлцэх асуудал

1. Гэрээ байгуулах ажлын үр дүн. И. Ивановын илтгэл (15 минут).
2. Хангамжийн тээвэрлэлтэд тулгарч буй бэрхшээлүүд. И. Петровын илтгэл (15 минут).
3. Төслийн ажлын үр дүн, төлөвлөгөө. Т. Сидоровын илтгэл (20 минут).

11:00 цагаас эхэлнэ.

12:15 цагт дуусна.

Хурдан, үр дүнтэй уулзалт хийхийн тулд та өөрийгөө сургах хэрэгтэй!

Таны цагийн удирдамж:

Чухал, яаралтай	12 минут
Чухал, яаралтай биш	24-36 минут Яаралтай бөгөөд чухал: 12 минут - Паретогийн зарчим энд ажилладаг: цаг хугацааны 20% нь үр дүнгийн 80% -ийг бий болгодог бөгөөд дунджаар нэг цаг (60 минут), хамгийн үр бүтээлтэй хугацаа нь 12 минут (60 минутын 20%) юм. Чухал ба яаралтай бус: ихэвчлэн төлөвлөдөг. Ийм уулзалтын үр дүнтэй хугацаа 24-36 минут байна. 60/40 арга нь энд ажилладаг бөгөөд үүний дагуу өдрийн төлөвлөгөө гаргахдаа нийт цагийн 40% -ийг чөлөөтэй үлдээж, 60% -ийг төлөвлөсөн ажилд, түүний дотор "урьдчилан таамаглах боломжгүй" ажилд 20% -ийг хуваарилах ёстой. 20% нь аяндаа үүссэн эсвэл дагалддаг хүмүүст. Уулзалтын дундаж хугацаа нэг цаг (60 минут) байхад төлөвлөсөн чухал боловч яаралтай бус асуудлыг шийдвэрлэх хугацаа 24-36 минут (60 минутын 40-60%) байна.
Ач холбогдолгүй, яаралтай	Утсаар болон бусад харилцааны хэрэгслээр хуваарилах, хяналт тавих, хяналтанд гурван минутаас хэтрэхгүй.
Чухал биш, яаралтай биш	Төлөөлөгч ба удирдлага нь нэг минутаас хэтрэхгүй.

Уригдсан хүмүүсийн жагсаалт

Хурдан уулзалтад оролцогчдын оновчтой тоо нь 5-7 хүн байна. Хурлын удирдагч нь чиглүүлэгчийн ур чадвартай бол 8-12 хүнийг хүлээн авна.

Санаа гаргах, зорилго тавих, нисэхийн тулд хамгийн тохиромжтой найрлага нь 15-аас илүүгүй хүн юм.

Google-д тодорхойгүй дүрэм байдаг - оролцогчдын дээд тоо 10-аас ихгүй байна.

Амазон хоёр пицца хийх дүрэмтэй: нэг хуралд хоёр пицца хооллож чадах чинээ олон хүн байх ёстой.

8-18-1800 дүрэм байдаг:

• 8-аас илүүгүй хүн - ажлын асуудлыг шийдвэрлэх;
• 18-аас илүүгүй - оюуны довтолгоо, хамтын асуудлыг шийдвэрлэх;
• 1800 хүртэл хүн - мэдээлэл, харилцах боломж.

Bain and Company-ийн хийсэн судалгаагаар шийдвэр гаргах бүлгүүдэд оролцогч тус бүрээс 7-оос дээш хүн нэмбэл 10%-иар үр ашиг багасдаг.

Хуралд шууд хариуцлагатай хүмүүс оролцох үүрэгтэй.

Apple нь уулзалтын зүйл бүрийн хажууд хариуцсан хүнийхээ нэрийг бичдэг. Тиймээс ажилтан бүр өгөгдсөн даалгаврын хүрээнд тодорхой хариуцлагын талбартай байдаг.

Хэрэв та уулзалтуудыг байнга зохион байгуулдаг бол энэ ном хэрэг болно: Ольга Демьянова ийм уулзалтад оролцогчдын үр нөлөөг нэмэгдүүлэхэд туслах 16 арга, дөрвөн аргыг санал болгож байна.