Хийх ажлын жагсаалт яагаад ажиллахгүй байна вэ, үүнийг хэрхэн засах вэ

2024 Зохиолч: Malcolm Clapton | [email protected]. Хамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн: 2023-12-17 04:05

Бүтээмжтэй байхын тулд ажилдаа биш цаг хугацаандаа анхаарлаа хандуулаарай.

Цагийн зөв менежмент гэдэг нь богино хугацаанд илүү их үр дүнд хүрэхийг хэлнэ. Алдартай блогчин, бизнес эрхлэгч Томас Оппонг зорилгодоо хүрэхийн тулд хэрхэн сайн төлөвлөгөө гаргах, хийх ажлын энгийн жагсаалт яагаад зөвхөн бүтээмжид саад болж болохыг тайлбарлав.

Тогтмол хийх зүйлсийн жагсаалт яагаад ажиллахгүй байна вэ?

Хийх ажлын энгийн жагсаалтад та аливаа ажлыг дуусгахад хэр хугацаа шаардагдахыг тусгаагүй болно. Хамгийн их магадлалтай нь та таван минутаас хэтрэхгүй жижиг, төвөгтэй зүйлээс эхэлдэг.

Аажмаар та энгийн зүйлсийг л дахин дахин авч, чухал, цаг хугацаа шаардсан зүйлсийг дараа нь хойшлуулдаг гэсэн дүгнэлтэд хүрдэг. Үүний үр дүнд томоохон төслүүд хөдөлдөггүй. Төлөвлөгөөний ихэнх цэгүүд биелэгдээгүй хэвээр байна, учир нь та ямар ч хяналтын системгүйгээр шинийг нэмж оруулсаар байна.

Энд Зейгарник эффект үүсдэг бөгөөд үүний дагуу хүмүүс гүйцэтгэсэн үйлдлээс илүү дутуу эсвэл тасалдсан үйлдлүүдийг санаж байдаг. Энэ нь хийх зүйлсийн жагсаалтаас дуусаагүй ажлуудын тухай бодлууд таныг дуусгах хүртэл таны толгойд эргэлдэж байх болно гэсэн үг юм. Ажлаа дуусгахад анхаарлаа төвлөрүүлэхэд хэцүү болгодог хийсвэр мэдрэмж таныг зовоох болно. Энэ нь эцэстээ стресс, нойргүйдэлд хүргэдэг.

Хэрхэн үр дүнтэй төлөвлөх вэ

Өөрийн хамгийн тохиромжтой өдрийг дүрсэл

Гүйцэтгэх дасгалжуулагч, илтгэгч, бүтээмжийн зохиолч Жейсон Вомак зорилгодоо хүрэх үйл явцыг зохион байгуулах арга барилаа зөвлөж байна. Тэрээр анхаарлаа төвлөрүүлэхэд тохиромжтой өдөр скрипт бичихийг санал болгож байна. Таны хувьд хамгийн тохиромжтой зүйл гэдгийг ойлгох нь таныг ажиллахад түлхэц өгдөг.

Скрипт үүсгэхийн тулд дараах асуултуудад хариулна уу.

• Та өдрийг хэрхэн өнгөрүүлмээр байна?
• Өнөөдөр яг ямар ажлуудыг дуусгах ёстой вэ?
• Та хэзээ хамгийн бүтээмжтэй байдаг вэ?

Хариултууд дээр үндэслэн та ажлын цагийг хэсэг болгон хувааж болох бөгөөд тус бүр нь таны хийх зүйлсийн жагсаалтаас тодорхой ажлуудыг агуулна.

Энэ арга нь хийх ажлын жагсаалттайгаа илүү үр дүнтэй ажиллах, яаралтай, чухал ажлуудыг цаг тухайд нь шийдвэрлэхэд тусална.

Хуанли дээрх бүх зүйлийг төлөвлө

Хийх ажлын жагсаалтаа аль болох үр дүнтэй болгохын тулд эцсийн хугацаа, хугацаагүй энгийн төлөвлөгөө гаргах хэрэггүй, харин хуанлигаа ухаалгаар ашиглаж сур.

Ирэх өдөр эсвэл бүтэн долоо хоногийг дэлгэрэнгүй тайлбарла. Хуанли дээр бүх зүйлээ тэмдэглэж, бүтээсэн хуваарийн дагуу амьдар. Энэ нь танд аль төслийг эхлээд шийдвэрлэх, илүү олон ажил нэмж оруулах эсэхээ шийдэхэд тусална.

Ердийн эрэмбэлэхийн оронд төлөвлөгөөний зүйлүүдийг огноо, тодорхой цаг, ялангуяа хамгийн чухал ажлууд дээр бичээрэй. Энэ нь яаралтай мэдрэмжийг өгөх бөгөөд та тэдгээрийг тодорхой цэгээр дуусгах боломжтой болно.

Даалгавар бүрийг үнэл

Хэрэв та өдөр бүрийг хэрхэн өнгөрөөж буйгаа шинжлэхгүй бол ихэнхийг нь дэмий үрэх магадлалтай.

Бүтээмжийн чухал дүрмүүдийн нэг бол аливаа ажлыг шаардагдах хугацаанаас илүү удаан хийхгүй байх явдал юм.

Цагийг үр дүнтэй удирдахын тулд юу хийх хэрэгтэйг мэдэх нь хангалттай биш юм. Энэ нь хэр удаан үргэлжлэхийг анхаарч үзэх хэрэгтэй. Аливаа зүйлийг тодорхой хугацаагүй, чухал ач холбогдлынхоо дарааллаар төлөвлөхийн оронд "Өнөөдөр надад үүнийг хийхэд ердөө 40 минут л байна" гэж хэлэх нь дээр.

Зүйл бүрийг дуусгахад хэр хугацаа шаардагдахыг тооцоолсон ажлын жагсаалтдаа нэмээрэй. Өглөөний 8 цагаас оройн 5 цаг хүртэл минут тутамд хуваарь гаргахыг хичээ. Хэзээ завсарлага гарахыг урьдчилан тодорхойл. Мэдэгдэл, имэйл, олон нийтийн мэдээллийн хэрэгслийг шалгах хуваарь.

Энэ үйл ажиллагаа нь зөвхөн цаг хугацаа алдаж байгаа мэт санагдаж магадгүй юм. Гэвч бодит байдал дээр энэ нь таны уулзах гэж оролдсон барыг тогтоодог. Үүний үр дүнд таны төвлөрөл сайжирч байгааг харах болно.

Даалгавар хийхэд хэр их цаг зарцуулж байгаагаа хянах нь таны хувьд жинхэнэ нээлт болно. Энэ нь таны ажлын хэв маягийг тодорхойлж, сайжруулж чадна. Энэ нь мөн өдрийн аль цагт илүү их эсвэл бага үр дүнтэй болохыг ойлгоход тусална.

Хэмжилт нь гүйцэтгэлийг хянах, эцэст нь сайжруулахад шаардлагатай эхний алхам юм. Хэрэв та ямар нэг зүйлийг хэмжиж чадахгүй бол ойлгохгүй. Хэрэв та ямар нэг зүйлийг ойлгохгүй бол түүнийг удирдаж чадахгүй. Хэрэв та үүнийг хянаж чадахгүй бол үүнийг сайжруулж чадахгүй нь гарцаагүй.

Жэймс Харрингтон бизнес эрхлэгч, үйл явцын менежментийн мэргэжилтэн

Цагтаа дүн шинжилгээ хий, тэгвэл та үүнийг зөв хуваарилж чадна.

Он цагийн хэлхээс

Өдөр төлөвлөгч эсвэл хуваарь гаргах програмаа нээгээд ажлын жагсаалтдаа эцсийн хугацааг нэмээрэй. Тус бүрд тэргүүлэх түвшнийг оноо.

Илүү их цаг зарцуулах нь үнэ цэнэтэй зүйлийг ойлгохын тулд өөртөө хэдэн асуултад хариулна уу.

• Ямар ажил 20 минутаас бага хугацаа шаардагдах вэ?
• Ямар ажлууд нэг цагаас илүү хугацаа шаардагдах вэ?
• Өглөө хамгийн их эрч хүчтэй байхад юу хийх нь дээр вэ?

Одоо "Зураг төслийн төслийг дуусга" гэсний оронд "Зураг төслийн төслийг хоёр цагийн дотор дуусга" гэж бичнэ үү. Дуусгаж амжихгүй байсан ч бүтэн өдрийг өнгөрөөлгүй ядаж л газраас бууна.

Хэрэв танд тодорхой өдөр даалгавраа дуусгах зорилго байхгүй бол өдөр бүр түүнд тодорхой хэмжээний цаг зарцуулахаар төлөвлө. Дараа нь бусад ижил чухал зүйл рүү шилжинэ. Ингэснээр та том ажлуудаас аажмаар ангижрах боломжтой.

Том ажлуудыг жижиг хэсгүүдэд хуваа

Зарим ажил хэдэн цаг, хэдэн өдөр ч шаардагдана. Хэрэв таны өмнө том төсөл байгаа бол хэдэн минут бодож, бодож үзээрэй. Энэ нь ямар хэсгүүдээс бүрддэг вэ? Энэ нь хэр их хүчин чармайлт шаарддаг, хэр удаан үргэлжлэх вэ? Үүнийг бичээрэй.

Дараа нь төслийг тодорхой хугацаатай хэд хэдэн ажилд хувааж, дуусгах хүртэл нэг нэгээр нь шийдээрэй. Та хэдий чинээ жижиг үйлдлүүд хийнэ төдий чинээ хийж болохуйц мэт санагдах болно.

Боломжгүй хэмжээний ажил жижиг зүйл болоход тархи яг одоо хийх ёстой зүйл дээр анхаарлаа төвлөрүүлдэг - тодорхой ажил, жижиг зорилго дээр. Тиймээс богино завсарлагатай 40-60 минутын спринтийг зохион байгуулах нь дээр.

Нэг удаад нэг ажил дээр ажилла

Бүх анхаарлаа хандуулаарай, тэгвэл та аль болох үр дүнтэй байх болно.

Forbes-ийн Марк Мерфи тайлбарлахдаа: "Хүмүүс ажил тасалдахаас зайлсхийж чадвал "Өнөөдөр маш их үр бүтээлтэй өдөр байсан" гэсэн сэтгэгдэл төрүүлэх магадлал 67% байдаг.

Нэг ажил дээр нэг цаг ажиллах нь анхаарал сарниулахгүйгээр үнэхээр утга учиртай. Гэхдээ энэ нь хэцүү байх болно, ялангуяа та байнга мэдэгдэл хүлээн авах эсвэл хамт ажиллагсдынхаа асуултад хариулах шаардлагатай бол хэцүү байж болно.

Жишээлбэл, Помодоро техник нь ажилд анхаарлаа төвлөрүүлэхэд тусалдаг. Үүнд 5 минутын богино завсарлагатай 25 минутын ажлын спринт орно. Хэд хэдэн ийм аргын дараа та бүрэн тайвширч чадна.

Энэ арга нь бүх нийтийнх биш: анхаарлаа төвлөрүүлэх хугацаа, ажлын хэв маяг нь хүн бүрт өөр өөр байдаг. Тиймээс өөр өөр цаг удирдах арга техникийг туршиж үзээд өөрт тохирсон нэгийг нь сонгоорой.

Жишээлбэл, хэрэв та өглөө илүү бүтээмжтэй байвал илүү их цаг зарцуулдаг ажлыг хойшлуул. Энэ нь таныг илүү зохион байгуулалттай болгож, илүү их амжилтанд хүрэхэд тусална.