Цагийг үр дүнтэй удирдах 20 арга

2024 Зохиолч: Malcolm Clapton | [email protected]. Хамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн: 2023-12-17 04:05

Нэг минут ч дэмий өнгөрөөхгүйн тулд амьдралаа цэгцлээрэй.

1. Дүрэм 1-3-5

Таны өдрийн ажлын цаг хязгаарлагдмал бөгөөд 1-3-5 дүрэм нь үүнийг хамгийн ухаалаг зарцуулах боломжийг олгодог. Үүний мөн чанар нь дараах байдалтай байна: өдөрт та зөвхөн нэг том, гурван дунд, таван жижиг ажлыг хийж чадна. Нийт есөн тохиолдол байгаа бөгөөд үүнээс их, багагүй. Дүрэм нь нурангиас аажмаар цэвэрлэж, цаг тухайд нь байж, хэт их ажиллахгүй байхад тусална.

2. Гуравын дүрэм

Тооноосоо хоцорсон эсвэл өдөрт есөн зүйл хийж чаддаггүй хүмүүст зориулж "Миний бүтээмжтэй жил" номын зохиолч Крис Бэйли гурвын дүрмийг санаачилжээ. Өдөр бүр хамгийн чухал гурван зүйлийг хийх нь бүтээмжтэй байхад хангалттай гэж энд бичсэн байдаг.

Хяналтын хуудасны хэдэн арван зүйлд эрч хүч, анхаарал хандуулахын оронд тухайн өдрийн хамгийн чухал гурван ажлыг сонгоод тэдгээрт анхаарлаа төвлөрүүл. Дараагийн өдөр нь дахиад гурвыг сонго, гэх мэт. Ингэснээр та анхаарлаа төвлөрүүлэх болно. Долоо хоног, сар, жилийн зорилгоо тодорхойлоход ижил дүрмийг хэрэглэж болно.

3. Арга 10 минут

Танд эхлүүлэхийг хүсэхгүй байгаа ажил байна уу? Өөртөө "Би үүнийг 10 минут л хийчихээд дараа нь жаахан амрах болно" гэж хэл. Магадгүй энэ хугацаанд та ажилд татагдан орж, зогсох боломжгүй болно.

4. Помодоро

Энэхүү системийг Франческо Сирило өөрөө шалгалтандаа бэлдэхэд хялбар болгох үүднээс зохион бүтээжээ. Энэ нь амархан сатаардаг хүмүүст анхаарлаа төвлөрүүлэхэд тусалдаг. Энэ нь тодорхой ажилдаа хэр их цаг зарцуулж байгаагаа хянах сайн арга юм.

Помодоро ингэж ажилладаг: та таймер аваад 25 минут болго. Үүний дараа ажилдаа анхаарлаа хандуулаарай. 25 минут дуусмагц 5 минут амарсны дараа бүгдийг дахин хийнэ. Дөрвөн мөчлөгийн дараа та хагас цагийн турш том завсарлага авах болно.

5. Арга 90/30

90/30 аргыг зохиолч, блогчин Тони Шварц, Buffer-ийн үүсгэн байгуулагч Лео Видрих, утга зохиолын шүүмжлэгч Бенжамин Че Кай Вай, бизнес эрхлэгч Томас Оппонг нар ашигладаг.

Үүний мөн чанар нь дараах байдалтай байна: та 90 минутын турш шаргуу ажиллаж, дараа нь хагас цагийн турш амарч, дараа нь мөчлөгийг давтана. Энэ тохиолдолд та эхний 90 минутыг тухайн өдрийн хийх ёстой хамгийн чухал ажилдаа зориулж, дараагийн хэсэг нь чухал биш зүйлд зориулдаг.

Йелийн мэргэжилтэн Перец Лафигийн The Enchanted World of Sleep сэтгүүлийн судалгаагаар 90 минут бол хүн нэг ажилдаа үр дүнтэй анхаарлаа төвлөрүүлэх хамгийн оновчтой хугацаа юм. Бүрэн амрахад хагас цаг хангалттай байдаг нь мэдрэлийн физиологич Натан Клейтманы нойр ба сэрүүн байдлын судалгаагаар нотлогдсон.

6. Арга 52/17

Энэ бол өмнөх аргын хувийн хувилбар юм. Энэ нь тооноос өөр зүйл биш юм: та 52 минут ажиллаж, дараа нь 17 минут амарна. The Rule of 52 and 17: It's Random, but it's your productivity of the Rule of the Rule of 52: It's Random, but it ups your productivity-ийн DeskTime програмыг ашиглан хийсэн "The Rule of 52 and 17" туршилтын дагуу эдгээр хугацаа нь таныг бүтээмжтэй байлгаж, хэт ачааллаас зайлсхийхэд тусалдаг. Тиймээс 90 минут дараалан ажиллах хүч байхгүй гэж үзвэл 52/17 аргыг хэрэглээрэй.

7. Мэлхий идэх

Энэ аргыг Eat That Frog зохион бүтээсэн: Брайан Трейси Мэлхийн тухай үнэнийг тайлбарлав сэдэл өгөх илтгэгч, өөртөө туслах зохиолч Брайан Трейси. Тэрээр "мэлхийнүүдийг" тааламжгүй, хэцүү ажлуудыг дууддаг, таны дурамжхан байдлыг үл харгалзан дуусгах ёстой. Өдрийн эхнээс нэг зүйлийг зөв хий - мэлхий ид. Дараа нь энэ нь танд илүү хялбар байх болно: та энэ чулууг сэтгэлээсээ хаяж, өдрийн турш сайхан сэтгэлтэй байх болно.

8. Цагийн блокууд

Хийх зүйлсийн жагсаалтын нэг тааламжгүй зүйл бол тухайн ажил хэр удаан үргэлжлэх талаар ойлголт өгөхгүй байх явдал юм. "Талх худалдаж авах" ба "Төгсгөлийн тайлан" нь жагсаалтын нэг мөрийг эзэлдэг боловч эдгээр ажлууд нь нарийн төвөгтэй байдал, ач холбогдлын хувьд зүйрлэшгүй юм.

Хуанли нь хийх ажлын жагсаалтаас хамаагүй дээр: энэ нь цагийг нүдээр хянах боломжийг олгодог. Та том блокыг хараад даалгавар нь амар биш гэдгийг ойлгодог. Тиймээс, "цаг хугацааны блок" техникийг туршиж үзээрэй: тэдгээрийг хуанли дээр байрлуулж, ажлын нарийн төвөгтэй байдлын дагуу тус бүрт цаг хуваарил. Мөн энэ эсвэл тэр ажлыг хийж байхдаа бусдад сатааруулж болохгүй.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) нь бизнесийн дасгалжуулагч Дэвид Аллены зохион бүтээсэн бүтээмжийн систем юм. Үүний үндсэн зарчим нь дараах байдалтай байна.

1. Ирсэн имэйл гэж нэрлэгддэг нэг газар бүх үйлс, санаагаа бичээрэй.
2. Ирсэн имэйлийн агуулгыг үе үе эрэмбэлэх, хийх ажлуудыг цаг тухайд нь эрэмбэлэх. Тэмдэглэлүүдийг "Ажил", "Гэр", "Дэлгүүр" гэх мэт агуулгын дагуу хавтсанд байрлуул.
3. Засвар хийх - шаардлагагүй тэмдэглэлүүдийг хаях, дууссан хэргүүдийг хасах, архивт хамааралгүй материалыг зөөх.
4. Бүх зүйл төлөвлөгдсөн бол гүйцэтгэлээ үргэлжлүүлээрэй. Хэдэн минутын дотор хийж болох ажлуудыг даруй шийдээрэй. Бусдыг нь хуваарилж эсвэл хуанли дээр байрлуулж болно.

Та манай гарын авлагаас GTD-ийн бүх нарийн ширийн зүйлийг олж мэдэх боломжтой.

10. ZTD

Zenhabits бүтээмжийн блогын зохиогч Лео Бабаута Дэвид Аллены GTD систем нь маш нарийн төвөгтэй бөгөөд хэтэрхий их хүчин чармайлт шаарддаг гэж үздэг. Тэрээр Zen to Done системээ санал болгож байна. Үүнийг дагахын тулд 10 энгийн зуршлыг бий болгох хэрэгтэй.

1. Ирсэн имэйл хайрцагт байгаа бүх мэдээллийг цуглуул.
2. Бүх бичлэгийг ар талдаа үлдээхгүйгээр боловсруул.
3. Өдөр бүрийн гол зорилго, долоо хоногийн хамгийн том зорилгоо төлөвлө.
4. Анхаарлаа сарниалгүйгээр нэг удаад зөвхөн нэг зүйлд анхаарлаа төвлөрүүл.
5. Хийх ажлын энгийн, богино жагсаалт үүсгэ.
6. Анхны GTD шиг тэмдэглэлээ агуулгад нь үндэслэн ангиллаар нь цэгцлээрэй.
7. Тэмдэглэлээ тогтмол хянаж, шаардлагагүй зүйлсээс ангижраарай.
8. Хялбарчлах. Даалгавар, зорилгуудынхаа жагсаалтыг багасгаж, товч бөгөөд тодорхой бич.
9. Ажилдаа тааруулахын тулд өдөр тутмынхаа тодорхой дэглэмийг үргэлж дагаж мөрдөөрэй.
10. Үнэхээр хийхийг хүсч байгаа зүйлээ хий.

11. Канбан

Та юу хийж байгаа, юу хийсэн, ирээдүйд юу хийх ёстойгоо хянахад тусалдаг Японы бүтээмжийн арга. Канбан нь ажлын явцыг нүдээр харуулдаг.

Та стикер самбар авч (эсвэл Trello шиг хийх ажлын менежерт бүртгүүлээрэй) дээр нь хийх, Хийж байна, Дууссан гэсэн гурван багана зурна уу. Дараа нь наалдамхай цаасан дээр асуудлаа бичиж, юу хийж байгаа, аль хэдийн хийсэн зүйлээсээ хамааран тохирох баганад байрлуул.

12. Хоёр минутын дүрэм

Энэ дүрэм нь GTD-ийн салшгүй хэсэг боловч та Аллены техникийг шүтэн бишрэгч биш байсан ч үүнийг ашиглаж болно. Хэрэв даалгавар хоёр минутаас бага хугацаа шаардвал нэн даруй хий. Тиймээс та энэ хэргийн талаар дахин санах шаардлагагүй тул тархиа суллаж байна.

13. Inbox тэг

Zero Inbox-ийг зохиолч, гүйцэтгэлийн мэргэжилтэн Мерлин Манн зохион бүтээсэн бөгөөд энэ нь GTD-тэй сайн ажилладаг. Манн үүнийг цахим шуудан дээр ашигласан боловч та хэрэг, баримт бичиг, тэмдэглэл болон бусад мэдээллийг ижил аргаар зохицуулах боломжтой. Нэрнээс нь харахад энэ аргын зорилго нь таны Ирсэн имэйлийг хоосон байлгах явдал юм.

Анхны GTD системд Ирсэн имэйл хайрцагт олон тооны бичлэгүүд хуримтлагдсаар байв. Тэдгээрийг цэгцлэхийн тулд та цаг гаргах хэрэгтэй бөгөөд ирсэн имэйл хайрцагт ямар нэг чухал зүйлийг анзаарахгүй өнгөрөхөд хялбар байдаг. Манн агуулгыг ирсэн даруйд нь задлахыг зөвлөж байна. Та Ирсэн имэйлийг нээж, зүйл бүрээр юу хийхээ шийдээрэй: устгах, шилжүүлэх, хариу бичих, хойшлуулах эсвэл дуусгах. Заасан үйлдлүүдийн аль нэгийг бүх элементүүдээр гүйцэтгэх хүртэл үүнийг хааж болохгүй.

Түүнчлэн шуудан дахь автомат шүүлтүүр, ухаалаг хавтас, баримт бичгийг эрэмбэлэх программууд нь цаг хэмнэхэд тусална.

14. Шинэ эсвэл шарсан

Fresh or Fried гэдэг нь "Шинэ эсвэл шарсан" гэж орчуулагддаг. Энэхүү философийг блогчин Стефани Лигийн "Шинэ эсвэл шарсан" тэргүүлэх ач холбогдол өгөх системээр "Өдөртөө давамгайлах" номоор бүтээжээ. Түүний хэлснээр, өглөө босоход тархи "шинэхэн" байдаг ч өдөр өнгөрөх тусам "шарсан" байдаг. Энэ нь та бүтээмжийн оргил үеээ тодорхойлж, энэ хугацаанд өдөрт хамгийн чухал бүх зүйлийг хийх цагтай байх ёстой гэсэн үг юм. Энэ нь ингэж ажилладаг.

1. Өдрийн төгсгөлд та аль хэдийн ядарсан үедээ маргааш хийх ажлын жагсаалт гаргахад 15 минут зарцуул.
2. Хамгийн чухал ажлуудыг өдрийн эхэнд, Шинэ хэсэг рүү шилжүүл. Таны дургүй зүйлсийг тэнд илгээдэг - "мэлхийнүүд". Чамайг хүч чадалтай байхад нь хийх хэрэгтэй.
3. Яаралтай, хүндрэл багатай, илүү тааламжтай зүйлс шарсан хэсэг рүү явна, өөрөөр хэлбэл үдээс хойш, таны хуваарийн дагуу. Тэд таны тархийг бага ачаалах болно.
4. Маргааш өглөө нь жагсаалтаа дагана уу. Дараа нь орой шинэ дуу зохио.

Стефани шөнө бүр бүрэн ядарч туйлдсанаа мэдсэн ч өдөржин ажилласан ч амжаагүй хүмүүст FoF-ийг зөвлөж байна.

15. Мөсөн уулын арга

Би чамд баян байхыг заана номын зохиогч Рамита Сети энэ аргыг ашиглан мэдээллийг дараа нь хадгалахад ашигладаг. Энэ нь дараах байдлаар ажилладаг: та бүх имэйл, тэмдэглэл, нийтлэл, жагсаалтыг нэг дор хадгалдаг - жишээлбэл, Evernote эсвэл Notion гэх мэт тэмдэглэл хөтлөх үйлчилгээ эсвэл баримт бичиг хэлбэрээр. Дараа нь эдгээр материалыг шошго, хавтас, категори ашиглан өөрийн хүссэнээр тараана.

Энэ мэдээллийг 4-6 долоо хоног тутамд хянаж, практикт хэрэглэж болох эсэхийг анхаарч үзээрэй. Хэрэггүй зүйл байвал хаях юм уу архивлах. Энэ нь танд өөрийн мэдлэгийн санг бий болгох боломжийг олгоно.

16. Автомат фокус

Автофокусыг гүйцэтгэлийн шинжээч Марк Форстер Автофокус Цагийн Удирдлагын Системээс зохион бүтээжээ. Энэхүү төлөвлөлтийн систем нь GTD-ийг дагаж мөрдөхөд хэцүү байдаг бүтээлч хүмүүст тохиромжтой.

Бүх үйлдлээ ямар ч захиалгагүйгээр дэвтэрт бичээрэй. Дараа нь жагсаалттай танилцаж, аль болох хурдан хийх ёстойг нь сонгоод, ангил. Яаралтай ажлууд шийдэгдсэн бол одоо хамгийн их таалагдсан ажлуудаа үргэлжлүүлээрэй. Хэрэв та ямар нэг зүйлийг дуусгаагүй бол жагсаалтын төгсгөлд шилжүүлээрэй, дараа нь та энэ зүйл рүү буцаж очих болно. Мөн эдгээр алхмуудыг өдөр бүр давт.

17. Эйзенхауэрын матриц

Энэхүү схемийг Америкийн ерөнхийлөгч Дуайт Эйзенхауэр бүтээжээ. Матриц нь "Яаралтай биш ба чухал биш", "Яаралтай боловч чухал биш", "Чухал ба яаралтай биш", "Яаралтай ба чухал" гэсэн дөрвөн хэсэгтэй. Даалгавраа хэсэг болгон хувааж, юунд хамгийн их цаг зарцуулж, аль ажилд илүү анхаарал хандуулах ёстойг олж мэдэх боломжтой.

18. 4D арга

4D-ийг сэдэл төрүүлэгч зохиолч, зөвлөх Эдвард Рэй зохион бүтээжээ. Энэ арга нь хийх ажлын жагсаалтаа хараад айж сандарч, хуримтлагдсан бүх зүйлд хэрхэн хандахаа мэдэхгүй байгаа хүмүүст туслах зорилготой юм.

Рэй "D" үсгийн дөрвөн үг цээжлэхэд л хангалттай, тэгвэл та уулын ажлын өмнө сэтгэлээр унахгүй гэж маргадаг. Тэд энд байна:

• Хий - Хэрэв танд үүрэг даалгавар өгсөн бол яг одоо хийж, жагсаалтаас хассан нь дээр.
• Төлөөлөгч - Хэрэв та ямар нэг зүйлийг гүйцэтгэх боломжгүй эсвэл цаг зав гарахгүй байгаа ч харьцангуй чөлөөтэй туслахтай бол даалгавраа түүнд шилжүүлээрэй.
• Устгах - Зарим зүйл тийм ч чухал биш. Хийх зүйлсийн жагсаалтаас бүрмөсөн хасаж устга. Хэрэв тэд танд шаардлагагүй үүрэг хариуцлага хүлээлгэх гэж оролдвол эелдэг байдлаар "үгүй" гэж хэлж сур.
• Саатал - Хэрэв даалгавар хэт том эсвэл шууд гүйцэтгэх шаардлагагүй бол хойшлуулж болно. Гэхдээ та түүнд тодорхой хугацаа өгөх ёстой, эс тэгвээс тэр жингээ алдахгүй.

Даалгавраа сонгоод түүгээр нэг 4D үйлдэл хийгээд дараа нь дараагийнх руу шилжинэ үү.

19. Хугацаа

Ихэвчлэн бүтээмжтэй байхыг хичээдэг хүмүүс чухал зүйлд зарцуулсан цагаа хянаж, дэмий зүйл хийдэг үеийг анхаарч үзэхээ мартдаг. Энэ асуудлыг цагийн менежментийн чиглэлээр мэргэшсэн мэргэжилтэн Глеб Архангельскийн зохион бүтээсэн "Цаг тогтоох" техникээр шийддэг. Энэ нь таны цагийг хаана зарцуулж байгааг ойлгох боломжийг олгож, хийж буй зүйлдээ илүү анхааралтай хандаж, анхаарал сарниулах явдал багатай байхыг заадаг.

Тэмдэглэлийн дэвтэр аваад бүх үйлдлээ, хэр их хийсэн гэдгээ 5-10 минутын нарийвчлалтайгаар бич. Ажлын мөч, хэлэлцээр, уулзалт, тэр байтугай YouTube болон тоглоомд зарцуулсан цагаа тэмдэглэ. Үүнийг хийхийн тулд хэдэн долоо хоног зарцуулаарай. Дараа нь дэвтрээ эргүүлж, "хронофагуудыг" нүдээр нь таньж, дүгнэлт гарга. Магадгүй та инээдтэй бичлэг бага үзэх, кофе уухад бага цаг зарцуулах хэрэгтэй, эсвэл таны дайсан бол утасны дуудлага юм.

20. Тим Феррисийн арга

Тимоти Феррис бол ажил зохион байгуулах хоёр дүрэмтэй өөрийн гэсэн аргыг гаргаж ирсэн бүтээмжийн гуру юм. Эхнийх нь 80/20 дүрэм буюу Паретогийн зарчим нь бидний ажлын 80%-ийг 20%-д нь хийж болно гэсэн зарчим юм. Үлдсэн 20% нь 80% -ийг эзэлнэ. Хоёр дахь нь Паркинсоны хууль: ажил нь түүнд хуваарилагдсан бүх цагийг дүүргэдэг.

Үүний утга учир нь бүх зүйлийг хийхийн тулд илүү шаргуу ажиллах шаардлагагүй - та илүү сайн анхаарлаа төвлөрүүлэх хэрэгтэй гэж Феррис хэлэв. Та ажлын цагийн ердөө 20%-д нь бүхнээ зориулаарай, гэхдээ та бүх чухал зүйлийг дахин хийж чадна. Үлдсэн 80% нь энгийн ажилдаа зориулагдах бөгөөд ингэснээр та тэргүүлэх ажлуудад анхаарлаа төвлөрүүлж, хэт их ажил хийхээс зайлсхийх боломжтой.