Ажлын байр, оффисын цагийг хэрхэн зохион байгуулах вэ

2024 Зохиолч: Malcolm Clapton | [email protected]. Хамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн: 2023-12-17 04:05

Оффис дахь бүх ажил нь өөрсдийн ажлын байрнаас эхэлдэг боловч ихэнхдээ хүмүүс энэ мөчид хангалттай анхаарал хандуулдаггүй. Ажлын талбар нь зөвхөн тавилга, компьютер төдийгүй төлөвлөлт, ажлын урсгал, нэмэлт хэрэгсэл юм. Энэ нийтлэлд ажлын байраа хэрхэн зөв зохион байгуулах талаар энгийн зөвлөмжүүд багтсан болно.

Энэ бүхэн ажлын байрнаас эхэлдэг.

Д. Карнеги

Ажил нь ажлын байр, түүний зохион байгуулалтаас эхэлдэг. Мэдээжийн хэрэг, энэ асуудал тийм ч чухал биш бүтээлч, өвөрмөц зан чанарын хувьд үл хамаарах зүйлүүд байдаг. Гэхдээ тэд ч гэсэн хүлээн зөвшөөрөхгүй байсан ч гэсэн өөрийн гэсэн бүтээлч эмх замбараагүй тогтолцоотой байдаг. Ихэнх хүмүүс энгийн оффисын өрөөнд энгийн ширээн дээр ажилладаг бөгөөд дараах зөвлөмжүүд тэдэнд зориулагдсан болно.

Ширээний компьютер

Ажлын зөв орчин нь оюун ухааныг зөв хэмнэлд тохируулдаг. Та байшингаа эмх замбараагүй байлгадаггүй бөгөөд хаана, юу байгааг сайн мэддэг. Ажлын байранд ч мөн адил: бүх зүйл байрандаа байх ёстой бөгөөд үндсэн ажлаасаа сатааруулж болох илүүдэхгүй зүйл байх ёсгүй.

Дөнгөж ажилдаа ирэхэд бүх зүйл яаж эхэлдэг вэ? Ширээний компьютерээс. Тэгээд компьютер дээр ихэвчлэн овоолсон цаас, тараагдсан бичгийн хэрэгсэл, аяга, хэрэгцээгүй бэлэг дурсгалын зүйлс, тоос шороо байдаг. Тэгээд ийм ажлын байрны цаана ямар дотоод байдал байх вэ? Угсараагүй. Мэдээжийн хэрэг та тэгж бодохгүй байх болно, гэхдээ далд ухамсар аль хэдийн бүх зүйлийг шийдсэн. Эргэн тойронд бодит байдал ямар ч байсан, та ч мөн адил. Ухамсар энэ бодлыг өөртөө авч, таны сэтгэлийн байдал алга болжээ.

Ширээгээ үргэлж эмх цэгцтэй байлга. Өдрийг тоос шороо арчиж, гэрэлтүүлгийг тохируулж, наалт дээр хэрэгтэй мэдээлэл бичиж, кофены аягыг угааж, хуанли бөглөж, өөрийгөө сэргээ. Эдгээр энгийн үйлдэл нь дараагийн ажилд эрч хүч өгөх болно.

Тохиромжтой ажлын байр бол ажлын хэрэгсэл, тав тухтай гэрэлтүүлэг, зайлшгүй шаардлагатай бичгийн хэрэгсэл, ажилчинд зориулсан энгийн тавилга юм.

Хэрхэн ажиллах вэ: зогсож эсвэл суух уу? Чи шийд. Суух нь илүү дээр гэж би бодож байна, гэхдээ та заавал завсарлага авах хэрэгтэй: алхах, бага зэрэг бие халаах, цэвэр агаар авах, шатаар 2-3 давхар өгсөх. Миний ажлын хуваарь: 45 минут - завсарлагагүй ажил, 15 минутын завсарлага, дараа нь 1 цаг тасралтгүй ажил, 15 минут амрах. Ажлын өдрийг ингэж зохион байгуулдаг.

Ажилтан бүр өөрийн гэсэн хувийн файл эсвэл цаасан архивтай байдаг тул өөрийн шүүгээ, архивын талаар бүү мартаарай. Та мөн өөрийгөө харуулахыг хүсэхгүй байгаа хувийн эд зүйлсээ шүүгээнд хадгалах боломжтой. Тавиур, шүүгээ бүр нь үүргээ биелүүлэх ёстой бөгөөд бусад элементүүдтэй огтлолцохгүй байх ёстой. Энэ нь баримт бичиг, төрөл бүрийн хэрэгслүүдтэй ажиллахад илүү тохиромжтой байх болно.

Цахим баримт бичгийн менежмент

Ажлын компьютер дээрээ хадгалагдсан ажил, баримт бичиг, төсөл, үйлчилгээний мэдээллийн нөөц хуулбарыг хийж, компанийн сервер эсвэл үүлэн сан руу илгээнэ үү.

Алдагдсан мэдээллээс болж хүмүүс хичнээн их энерги, мэдрэл зарцуулдаг вэ! Компьютер унасан, өлгөгдсөн, хэн нэгэн чухал өгөгдлийг санамсаргүйгээр устгасан. Тэдний алдааг давтаж, нөөцлөх хэрэггүй. Нөхцөл байдал таныг болон таны ажлыг хянахыг бүү зөвшөөр.

Шаардлагагүй програмуудыг бүү суулгаарай, шаардлагатай ихэнх үйлдлүүдийг стандарт програм хангамжийн багцад гүйцэтгэдэг. Хэрэв та ажлын тодорхой хэрэгслийг сайн эзэмшсэн бол удирдлага эсвэл мэдээллийн технологийн хэлтсээс суулгаж өгөхийг хүсч, үр дүнтэй ажиллаж байгаагаа зөвтгөөрэй.

Өөр нэг энгийн зөвлөгөө: цахим орон зайдаа нэг зүйлд тууштай байхыг хичээ. Хэрэв та Yandex үйлчилгээнд дуртай бол тэдгээрийг сонго, хэрэв Google үйлчилгээ байвал тэдэнтэй хамтран ажилла. Та багаж хэрэгслийн бүх давуу болон сул талуудыг мэдэж, системээ шинэ газар хурдан тохируулах боломжтой болно. Шинэ хөтөлбөрүүдийн төлөөх уралдаан үргэлж зөвтгөгддөггүй.

Ажлын байранд өөрийн хувийн энгийн цахим шатлалыг үүсгэ. Та хуучин бичиг баримтуудаа цаг алдалгүй олох хэрэгтэй. Хэрэв та ямар нэг зүйлийг яаралтай шийдвэрлэх шаардлагатай бол энэ мэдээлэл хаана хадгалагдаж байгааг мартсан үед энэ нь ялангуяа чухал юм.

Хамгийн чухал бүх бичиг баримтыг сканнердах. Зарим чухал бичиг баримт алдагдсанаас болж хэлтэс хоорондын ажлын зөрчилдөөн үүссэн.

Төлөвлөлт

Ажил заримдаа эмх замбараагүй байдал болж хувирдгийг та анзаарсан уу: олон ажил, яриа, уулзалт, цаас шалгах. Мөн та үүнд эцэс төгсгөлгүй эргэлдэж байна. Та ажиллаж байгаа юм шиг байгаа ч үүнийг ажил гэж хэлэхэд хэцүү. Энэ бүхний цаана болж буй үйл явдлын ерөнхий дүр зураг харагдахгүй байгаа бөгөөд энэ нь орчин үеийн бүтээмжийн асуудлуудын нэг юм: үйлдлүүд байдаг, үр дүн нь бас байдаг, гэхдээ тэдгээр нь ердийн үед тийм ч мэдэгдэхүйц биш юм.

Үүнээс зайлсхийхийн тулд өдөр, долоо хоног, тэр байтугай нэг сарын хугацаанд хийх ажил, үйл ажиллагааны төлөвлөгөөг гаргах шаардлагатай.

Ихэнх нь дэвтэр эсвэл өдрийн тэмдэглэл ашигладаг. Тийм ээ, энэ нь сайн, гэхдээ цаас бол "санамсаргүй санах ой" бөгөөд энэ нь бүх шингэнийг хадгалдаг бөгөөд гол мэдээлэл нь элбэг дэлбэг хуудсуудаар алдагддаг. Тэмдэглэлийн дэвтэр эсвэл өдрийн тэмдэглэл нь төлөвлөлтийн эртний арга юм. Өдрийн тэмдэглэлд та үйл явдлын дүр төрхийг бүхэлд нь хардаггүй, хэзээ нэг зүйлийг хийх нь дээр, хэзээ өөр зүйл хийх нь дээр гэдгийг ойлгодоггүй бөгөөд та зарим чухал үйл явдлыг орхиж болно. Шаардлагатай өгөгдлийг татаж, цогц дүн шинжилгээ хийх арга байхгүй. Шаардлагатай мэдээллийг нэгтгэхийн тулд хэдэн хуудас эргүүлэх хэрэгтэйг төсөөлөөд үз дээ.

Одоо таны ажлын цагийг зохион байгуулах олон програм, онлайн үйлчилгээ байдаг. Надад итгээрэй, хэрэв та нөхцөл байдал, сэтгэл санааны байдлаас үл хамааран үр бүтээлтэй ажиллахыг хүсч байвал үүнийг хийх хэрэгтэй. Өнөөдөр хийх зүйлсийн жагсаалт нь үр дүнтэй даалгавар, цагийн менежментийн тухай юм.

Би Глеб Архангельскийн Outlook орчинд контекст төлөвлөлтийн системийг ашигладаг. Надад таалагдаж байгаа зүйл нь: хэрэгслийн энгийн бөгөөд үр ашигтай байдал, алдартай програм, нэг мэдээллийн орон зайд хуанли, даалгавар, шуудангийн хослол, оффисын програмуудтай нэгтгэх. Энэхүү төлөвлөлтийн системд ямар ч ажилтан богино хугацаанд суралцаж болно.

Ажлын цагаа хэрхэн зөв зохион байгуулах талаар хэдэн зөвлөмжийг энд оруулав.

• Цаг хугацааны хувьд хатуу биш, нөхцөл байдлын дагуу уян хатан төлөвлө.
• Юу чухал, юу нь чухал биш болохыг ойлгож сур.
• Ач холбогдолгүй зүйлээс амархан салах.
• Цаг хугацаагаа бус харин зарцуулсан цагынхаа чанарыг үнэл.
• Шаардлагатай үед өөртөө болон бусад хүмүүст үгүй гэж хэл.
• Хүнд хэцүү, тааламжгүй ажлуудаар өдрийг эхлүүл.
• Ажил дээрээ хийх ажил, төслүүдийг төлөвлөхдөө тэдгээрийн эцсийн хугацааг тодорхойл.

Сэтгэлзүйн хүчтэй заль мэх бол гүйцэтгэсэн даалгаврыг арилгах эсвэл өмнө нь хачиг тавих явдал юм. Энэ нь танд гайхалтай үр дүнд хүрэх нэмэлт дотоод эрч хүчийг өгөх болно. Бүх зүйл дэмий хоосон биш гэдгийг та харах болно.

Мэйлтэй ажиллах

Мэйлтэй ажиллах ажлыг хэрхэн зохион байгуулах вэ?

Эхлээд та тасалдлын тоог багасгахын тулд түүнтэй ажиллах хугацааг тохируулах хэрэгтэй. Үүнийг өглөө, ажил хэрэгжиж эхлэх үед, үдээс хойш нөхцөл байдлыг шалгах шаардлагатай үед хийх нь дээр.

Хоёрдугаарт, хоёрдмол утгатай захидалд шууд хариулах ёсгүй. Та бүх зүйлийн талаар бодох хэрэгтэй: давж заалдах, хариу барих, нэмэлт мэдээлэл. Субъектив байдлыг аль болох бага байлгахыг хичээ. Хүн бүр олон нийтийн сүлжээнд хийдэг байсан шиг хурдан хариулахаа март.

Гуравдугаарт, захидлын текстийг зөвхөн илгээгч өөрөө ойлгохуйц мэдээллээр хэт ачаалж болохгүй. Үг бүрийг жинлэн авч товч бөгөөд товчхон хариулахыг хичээ. Манай дижитал эрин зуунд энэ нь маш чухал: хэн ч өвөрмөц дүгнэлт хийх сонирхолгүй байдаг.

Эцэст нь, сүлжээний харилцааны талаар бүү мартаарай: хүлээн авагчид хандах, бичих хэв маяг, хэргийн мэдээлэл, холбоо барих мэдээлэл. Захидал хэрхэн бичих, бичсэн зүйлдээ дүн шинжилгээ хийх, хэрхэн өргөдөл гаргах талаар суралц.

Нэмэлт хэрэгсэл

Таны ажлыг илүү үр дүнтэй болгох өөр нэг зүйл бол самбар юм. Ялангуяа тэнхим нь тархины шуурга хийх эсвэл завсрын үе шаттай ноцтой асуудлыг шийдвэрлэхэд зайлшгүй шаардлагатай хэрэгсэл юм.

Миний мэргэжлийн карьерын хувьд удирдах зөвлөл нь ажлын орчны зайлшгүй шинж чанар байсан. Цаасан хэмнэлтийн хувьд ч ашигтай. Таны санаа, шийдлийг тайлбарлахад хичнээн хуудас зарцуулсанд та итгэхгүй байх болно.

Визуал сэтгэлгээний ачаар (хүн болгонд байдаг) хүмүүс самбар дээр хамтдаа зурж, бодлоо тайлбарлаж, асуудлын хамгийн сайн шийдлийг санал болгож чадна. Хүн бүр бүгдийг харж, ойлгож чадна.

Миний ажилд хөгжим тусалдаг гэдгийг нэмж хэлмээр байна. Энэ нь миний бүтээмжид эерэгээр нөлөөлдөг, ялангуяа би компьютер дээр дахин давтагдах даалгавартай ажиллах эсвэл их хэмжээний баримт бичиг боловсруулах шаардлагатай үед эерэг нөлөө үзүүлдэг. Ер нь өглөөг эерэг хөгжмөөр эхлүүлэх нь сайхан байдаг. Гэхдээ та үүнийг хүн бүрт асааж болохгүй, санаарай: та ганцаараа ажилладаггүй, хэн нэгэнд хөгжим саад болно.